Hướng dẫn chuẩn bị mẫu kế hoạch khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ

Buổi lễ khai trương nhà mẫu, căn hộ là nền tảng đầu tiên đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp cho chủ đầu tư gặt hái thành công với công trình, dự án của mình. Với ý nghĩa lớn lao đó thì tổ chức khai trương mang tính chuyên nghiệp là điều cần thiết để tạo được niềm tin với khách hàng.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp, chủ thầu đều lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp đỡ mình trong việc tổ chức chương trình mở bán căn hộ. Đây là lựa chọn thông minh giúp bạn có thể tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức. Và để tổ chức buổi lễ khai trương thành công tốt đẹp, cần tuân theo hướng dẫn chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ dưới đây.

Xem thêm:Hướng dẫn cúng khai trương cửa hàng chuẩn phong thuỷ

1. Lên kịch bản timeline chi tiết

Việc doanh nghiệp cần làm đầu tiên để đảm bảo cho buổi lễ khai trương nhà mẫu, căn hộ thành công đó là lên một mẫu kịch timeline bản hoàn thiện và ấn tượng nhất. Ban tổ chức cần nêu rõ địa điểm và thời gian tổ chức buổi khai trương trong kịch bản để đưa ra được ý tưởng và kế hoạch chi tiết cho chương trình.

Trong quy trình chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ; việc lên một timeline cụ thể sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo ra khung chương trình thật đầy đủ và rõ ràng. Đây cũng là bước đệm để triển khai các công việc tiếp theo càng trở nên dễ dàng và nhanh gọn. Do đó mà hãy chuẩn bị một bản timeline thật hoàn thiện và chi tiết dưới dạng giấy để cho mọi người theo dõi được dễ hơn và đưa ra những ý kiến giúp kịch bản hoàn chỉnh hơn.

Thông thường buổi lễ mở bán căn hộ sẽ được tổ chức tại một không gian rộng rãi và sang trọng, mang đẳng cấp như các trung tâm hội nghị cao cấp hay khách sạn 5 sao,... mới thích hợp với quy mô của sự kiện trọng đại này.

Thời gian lựa chọn để tổ chức buổi lễ khai trương nhà mẫu, căn hộ thường diễn ra vào những ngày cuối tuần và diễn ra vào những khung giờ thuận tiện như 8h - 10h hay 15h - 17h để các khách mời dễ dàng thu xếp công việc tới dự và gia tăng cơ hội quảng cáo cho dự án.

Tham khảo: Top 10 hoạt động chào mừng khai trương khuấy đảo không khí

2. Phân công nhân sự

Sau khi đã hoàn thiện một bản timeline chi tiết theo mong muốn thì việc tiếp theo doanh nghiệp cần triển khai đó là phân công nhân sự. Việc phân công nhân sự phải đảm bảo được nhiệm vụ của mỗi người tránh tình trạng người này làm ít hơn hay người kia làm nhiều hơn khi làm việc trong một đội nhóm, tổ chức với nhau.

Có như thế thì việc triển khai các bước tiếp theo trong hoạt động chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ mới được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Đồng thời, khi xem xét bảng phân công nhân sự thì doanh nghiệp cũng đánh giá được mức độ làm việc hiệu quả của từng người trong team. Từ đó mà đưa ra các mức khen thưởng xứng đáng với công sức mỗi người bỏ ra, lấy đó làm động lực trong các chương trình tiếp theo.

Trong quá trình chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ, bộ phận nhân sự điều phối vẫn có vai trò quan trọng nhất. Do họ là những người nắm bắt được toàn bộ nội dung chương trình và điều phối tất cả các khâu. Bộ phận điều phối quyết định tới việc buổi lễ khai trương có diễn ra thành công, suôn sẻ không.

Công việc điều phối sự kiện yêu cầu phải có sự kết hợp ăn ý với nhau giữa các bộ phận với nhau. Đồng thời cần xử lý những tình huống phát sinh đột xuất một cách linh hoạt. Nếu cần thiết hãy lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện khai trương uy tín.

Nhân sự chuẩn bị cho lễ khai trương ngoài ban tổ chức, bộ phận điều phối còn bao gồm các nhân sự trực tiếp từ các đơn vị tổ chức sự kiện và nhân sự của doanh nghiệp còn có các bộ phận khác có vai trò quan trọng không kém. Đặc biệt, phải kể tới sự góp mặt của bộ phận PG và MC.

MC là người có nhiệm vụ điều hướng các hoạt động từ đầu đến cuối của sự kiện. Trong buổi lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ, các doanh nghiệp thường có xu hướng lựa chọn các MC chuyên nghiệp và dày dặn kinh nghiệm.

Bên cạnh đó, bộ phận PG có thực hiện nhiệm vụ tiếp đón khách và hỗ trợ các công tác hậu cần trên sân khấu. Công việc của PG trong buổi khai trương gồm: đón khách, chuẩn bị hoa quà cho các nhà tài trợ, nhà đầu tư; chuẩn bị cho hoạt động cắt băng khánh thành,...

Để cho chương trình thêm phần sôi động và hấp dẫn, doanh nghiệp cần có thêm Mascot và múa lân sư tử rồng tạo ra bầu không khí hào hứng, sôi nổi và hừng hực khí thế trong buổi lễ khai trương.

Ngoài ra, còn nhiều bộ phận nhân sự quan trọng khác nữa trong việc chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ như: nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe, bộ phận chuyên nhận hoa, nhận quà tặng từ khách chúc mừng tới doanh nghiệp.

**Xem thêm: Top 10 vật dụng trang trí lễ khai trương đơn giản

3. Đưa ra danh sách khách mời

Trong các bước chuẩn bị khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ thì việc đưa ra danh sách khách mời là yếu tố quan trọng nhất. Nếu như đối tượng khách mời tham dự là những người làm nghề tự do hay chủ của các doanh nghiệp thì sẽ chủ động được thời gian hơn so với đối tượng khách mời làm việc theo giờ hành chính. Nếu khách mời thuộc hai trường hợp đầu tiên thì lựa chọn tổ chức sự kiện vào các ngày cuối tuần là hợp lý nhất.

Doanh nghiệp cần lên một danh sách các khách mời tới dự buổi lễ khai trương và theo thường lệ thì đây là danh sách dựa trên các khách hàng trung thành và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Sau khi đã nắm được danh sách những khách mời cụ thể rồi thì việc tiếp theo đó là gửi thiệp: địa điểm, thời gian và các vấn đề nổi bật trong chương trình.

Thời gian gửi thiệp mời lý tưởng nhất thường là gửi trước đó 2 tuần. Mức thời gian này đảm bảo để khách mời có sự chuẩn bị chu đáo cho sự kiện. Bên cạnh đó, khi gần tới ngày chương trình khai trương diễn ra thì doanh nghiệp cần gọi điện thoại tới từng khách mời để xác nhận lại lần nữa. Điều này giúp cho bạn nắm được số lượng khách mời có thể tới tham dự sự kiện và có sự chuẩn bị lễ khai trương dự án, nhà mẫu căn hộ chu đáo hơn.

Tham khảo: Thiệp mời khai trương cửa hàng

4. Chuẩn bị tốt và chu đáo về hậu trường, sân khấu

Vì là một sự kiện quan trọng nên các doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm, không gian và sân khấu tổ chức đẳng cấp và sang trọng trong buổi lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ để thu hút được thu hút được sự quan tâm từ các khách mời.

Trang trí sân khấu là một khâu cực kỳ quan trọng trong buổi lễ khai trương bởi nó sẽ giúp thu hút được ánh nhìn từ khách mời.

Khu vực ghế ngồi: Đặt nước suối, hoa tươi, biển tên lên bàn đại biểu, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, bọc áo và gắn nơ…

Khu vực quầy lễ tân/ bàn teabreak: Sắp xếp bàn ghế, bánh ngọt, cafe, nước uống... cho khách mời trong lúc chờ đợi chương trình diễn ra

Đồng thời, việc thiết kế và bố trí một hệ thống ánh sáng là việc không thể bỏ qua để khu vực phía trong và ngoài của sự kiện kết hợp một cách ăn ý nhất.

Doanh nghiệp nên treo những tấm khẩu hiệu và băng rôn tại các vị trí phù hợp để khách mời tham dự có thể biết được địa điểm diễn ra chương trình. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên dùng các loại hoa tươi để trang trí tạo ra sự trang trọng cho không gian buổi lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ của doanh nghiệp.

Trong hoạt động chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ; để điều chỉnh và giải quyết kịp thời những rủi ro có thể xảy ra thì mẫu doanh nghiệp cần phải giám sát thật kỹ lưỡng. Ngoài ra, khi buổi khai trương diễn ra thì ban tổ chức sự kiện nên có các biện pháp khắc phục kịp thời như: kiểm tra các máy móc, kỹ thuật thật cẩn thận; có kế hoạch dự trù để ngăn chặn các tình huống không tốt có thể xảy ra.

Tham khảo: Các bài phát biểu cho lễ khai trương cửa hàng

5. Công tác quảng cáo, tuyên truyền buổi lễ

Công tác tuyên truyền, quảng cáo cho buổi lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ đóng vai trò quan trọng. Việc này giúp cho doanh nghiệp thu hút được đông đảo lượng khách hàng đến tham dự và quan tâm tới các sản phẩm của dự án. Từ đó mà doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều cơ hội tiếp cận với tập khách hàng tiềm năng để quảng bá và chào bán sản phẩm.

Doanh nghiệp cần phải triển trai thực hiện tuyên truyền và quảng bá càng sớm càng đem lại hiệu quả cao, thông tin sẽ trở nên phổ biến đến nhiều người. Ngoài ra việc tuyên truyền cũng cần phải được triển khai với nhiều hình thức khách nhau. Từ việc thuê công ty quảng cáo, phát tờ rơi, chạy biểu ngữ,... Đừng quên mời các đơn vị báo chí đến để đưa tin cho chương trình.

**Xem thêm Top 10 cách quảng cáo khai trương cửa hàng đông khách

6. Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương

Để chuẩn bị chu đáo cho buổi lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ; doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Hiện tại đây đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Điều này sẽ giúp cho công tác chuẩn bị khai trương nhà mẫu, căn hộ được thực hiện một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả. Đặc biệt, có sự giám sát kỹ lưỡng của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện.

Tham khảo: Dịch vụ khai trương cửa hàng trọn gói - uy tín TPHCM

7. Trong quá trình buổi lễ mở bán căn hộ cần giám sát để kịp thời điều chỉnh, giải quyết vấn đề

Lễ khai trương mở bán dự án căn hộ, nhà mẫu được tổ chức theo kế hoạch đã được lên sẵn nhằm bảo đảm được sự nhất quán và xuyên suốt trong quá trình sự kiện diễn ra. Nếu có bất cứ sự cố bất ngờ nào xảy ra, đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần phải đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Cần phải có kế hoạch dự trù trong những trường hợp này, đồng thời kiểm tra các máy móc, kỹ thuật để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất.

**Xem thêm: Hướng dẫn chuẩn bị khai trương showroom

Khi buổi lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ được tổ chức một cách chuyên nghiệp cũng nói lên năng lực của doanh nghiệp hay chủ đầu tư. Từ đó mà tạo được niềm tin trong lòng khách hàng và là nền tảng để dự án đạt được những thành công nhất định. Đừng quên lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và có nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động tổ chức lễ khai trương để buổi lễ nhận được nhiều thành tựu rực rỡ.