Hướng dẫn chuẩn bị khai trương showroom

Để chuẩn bị lễ khai trương showroom diễn ra một cách suôn sẻ chưa bao giờ đơn giản, nhất là với những doanh nghiệp mới tổ chức khai trương lần đầu. Vì vậy, Vuông Tròn xin chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm hướng dẫn tổ chức khai trương Showroom chu đáo, trọn vẹn.

1. Showroom là gì? Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp?

Showroom hay phòng trưng bày, là một khoảng không gian có diện tích rộng rãi sử dụng để trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp. Đồng thời cũng có đi kèm các dịch vụ, chương trình tiếp thị, khuyến mãi, nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng, đẩy mạnh việc bán hàng và sức lan tỏa thương hiệu tại một khu vực nhất định.

Việc thiết lập, xây dựng các gian hàng như vậy là minh chứng về vị thế, mức độ chuyên nghiệp và tầm ảnh hưởng của doanh nghiệp đến khách hàng.

Việc mở rộng và tăng thêm các điểm showroom mới sẽ giúp thương hiệu được lan tỏa rộng rãi, khi đó, sự kiện khai trương showroom sẽ là điểm nhấn không thể thiếu. Các nhà kinh doanh cần có khả năng sáng tạo, thiết kế một cách ấn tượng trong các khâu của buổi lễ khai trương để thu hút được đông đảo khách hàng quan tâm.

Đây là một kỹ năng nằm trong chiến dịch truyền thông để mang tới doanh thu lớn cho doanh nghiệp. Vì thế để buổi lễ khai trương showroom diễn ra hiệu quả và đem lại nhiều may mắn trong hoạt động kinh doanh cần có sự chuẩn bị chu đáo.

2. Hướng dẫn chuẩn bị khai trương showroom

2.1. Lựa chọn ngày giờ khai trương

Việc xem ngày tốt để khai trương cũng rất quan trọng, giúp ta tránh những ngày xấu, đại kỵ trong tháng để giúp cho lễ khai trương showroom diễn ra suôn sẻ, cầu nhiều may mắn và thu hút tài lộc. Cần chuẩn bị khung giờ cụ thể thì doanh nghiệp cũng như bên đơn vị tổ chức mới lên được kế hoạch chi tiết và có sự chuẩn bị tốt nhất.

**Xem thêm: Làm sao tổ chức khai trương gây tiếng vang?

Do cuồng quay của công việc nên mọi người hầu hết đều rất bận, nhất là vào những ngày trong tuần. Vì thế để tối ưu hóa được số lượng khách mới tới tham dự buổi lễ thì thứ 7 và chủ nhật là khoảng thời gian thích hợp nhất.

Nên lựa chọn ngày để tổ chức chương trình khai trương showroom trước một thời gian nhất định để khách mời có thể sắp xếp thời gian và công việc tới tham dự. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng nên căn cứ vào Lịch Âm dương và lựa chọn các ngày hồng phát, kiêng kỵ các ngày xấu để tránh gặp phải những rắc rối trong hoạt động kinh doanh sắp tới.

2.2. Công tác truyền thông trước sự kiện

Mục tiêu chung của buổi lễ khai trương showroom là làm thế nào để mọi người quan tâm đến sự kiện này. Một chương trình được xem là hiệu quả có thể hiểu đơn giản là có nhiều khách mời tới tham gia và thu hút sự chú ý của nhiều người. Vì thế, nếu ở bước truyền thông làm không tốt thì rất có thể gây tác động không tốt đến hình ảnh của doanh nghiệp.

**Xem thêm Top 5 chiến lược quảng bá lễ khai trương hiệu quả nhất hiện nay

Muốn quảng bá tốt thì phải những kênh truyền thông hữu hiệu. Có thể sử dụng một phố hình thức như: Đăng tin thông báo trên các trang mạng xã hội có nhiều người dùng, phát tờ rơi, gửi thông báo tới các khách hàng trung thành, nhờ vào truyền thông báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng khác với mục tiêu tiếp cận được càng nhiều người càng tốt.

2.3. Chuẩn bị thư mời, lên lịch mời khách

Trong buổi lễ khai trương showroom, sự góp mặt của các đại diện của đại lý, đơn vị đối tác là việc cần thiết. Bên cạnh đó, sự tham gia của người nổi tiếng hoặc các influencer giúp cho việc truyền thông hình ảnh showroom đạt hiệu quả cao nhất.

Để thực hiện tốt việc này thì ban tổ chức phải nắm rõ được danh sách khách mời và số lượng khách tới tham gia để sự chuẩn bị đón tiếp khách hàng được chu đáo và tận tình nhất.

Khi các công tác chuẩn bị về thời gian, chiến lược sản phẩm, các ưu đãi và chương trình cụ thể trong sự kiện đã hoàn thành thì quý doanh nghiệp bắt đầu tiến hành gửi thiệp mời khai trương showroom. Có thể gửi trực tiếp tới địa chỉ cá nhân/ công ty của họ, hoặc cũng có thể gửi qua email.

Tham khảo: Thiệp mời khai trương cửa hàng

2.4. Lên concept trang trí showroom, trưng bày sản phẩm đẹp mắt

Trang trí showroom là một trong các bước đóng vai trò quan trọng trong tổ chức chương trình khai trương. Việc này đòi hỏi sự sáng tạo và tỉ mỉ để tạo ra một không gian khác biệt.

Làm sao để nhìn vào không gian của sự kiện khách mời có thể biết được ý nghĩa của sản phẩm, dịch vụ cũng như thể hiện được hình ảnh của quý doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo đúng chủ đề, nhã nhặn lịch sự mà không hề lòe loẹt. Một showroom được trang trí theo đúng chủ đề đưa ra thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế của những người thực hiện.

Tham khảo: Top 10 vật dụng trang trí lễ khai trương đơn giản

Để có thể thiết kế showroom bắt mắt và đạt được hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp cần phải có một bàn tay khéo léo cùng khối óc sáng tạo. Ngoài ra, showroom trang trí ấn tượng phải đảm bảo được các quy tắc:

• Trang trí showroom phải phù hợp với chủ đề của buổi lễ khai trương và màu sắc thương hiệu.
• Khu vực trưng bày và khu vực tiếp khách cần có sự phân chia rõ ràng.
• Đảm bảo không gian và các lối di chuyển để khách hàng tham quan, giao lưu dùng tiệc.
• Chi tiết trang trí gọn gàng, không gây vướng víu, có thể chuẩn bị một hệ thống ánh sáng cho sự kiện thêm lung linh.

**Xem thêm: Hướng dẫn chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ

2.5. Chuẩn bị bàn tiệc tiếp khách khai trương showroom

Khách mời khai trương đến với showroom không chỉ để dự lễ mà còn tham quan, giao lưu để tìm hiểu về sản phẩm của doanh nghiệm đang trưng bày. Để khách mời có thể thoải mái trò chuyện, việc thiết yếu là cần phải tiếp đãi chu đáo khách mời bằng bàn tiệc nhẹ bắt mắt, hấp dẫn.

Tiệc ngọt khai trương showroom.

Một số loại hình tiệc nhẹ mà bạn có thể áp dụng như sau:

- Tiệc ngọt khai trương: tiệc phù hợp với số lượng khách mời đông, thực đơn gồm các loại bánh ngọt kết hợp cùng trái cây tươi, phù hợp cho khách vừa ăn nhẹ vừa giao lưu thoải mái. Thức uống thường là nước suối, nước ép trái cây.

- Tiệc teabreak khai trương: mang tính tiện lợi, phổ biến, áp dụng linh hoạt cho quy mô số lượng khách mời với các món bánh mặn, bánh ngọt đa dạng. Có thể kết hợp thêm trái cây, rau câu và nước ép, trà, cà phê để mọi người giải khát, tiếp thêm năng lượng.

- Tiệc finger food khai trương: là bữa tiệc sang trọng, cao cấp đến từ phương Tây, khách mời phải dùng tay để bốc ăn nên các món được chế biến khá đặc biệt. Một số món size mini tiêu biểu như bacon sandwich, American Hamburger, gà viên mật ong, mì Ý cuộn tôm, pana cotta... Thức uống đi kèm là rượu vang hoặc mocktail, cocktail nhẹ.

Teabreak khai trương showroom.

Tiệc finger food khai trương showroom.

2.6. Soạn thảo kế hoạch khai trương cụ thể

Bất kể là một sự kiện nói chung hay buổi lễ khai trương showroom nói riêng thì cũng nên có một kế hoạch rõ ràng để tránh mắc phải sai lầm đáng tiếc. Vì thế phải thật cẩn thận trong khâu chuẩn bị trước khi chương trình khai trương diễn ra để quá trình thực hiện được nhanh gọn và đơn giản.

**Xem thêm: Hướng dẫn khai trương cửa hàng từ a đến z cho người mới

Lập ra một danh sách chi tiết nhất những việc cần làm, liệt kê tất cả các hạng mục một cách rõ ràng nhằm phục vụ cho khai trương Showroom như: chuẩn bị hoa, trang trí, setup bàn tiệc tiếp khách, chuẩn bị nhân lực, các trường hợp, phương án xảy ra… tránh mắc những sai lầm không cần thiết.

Checklist càng kĩ, bạn sẽ càng giúp buổi khai trương được thành công, để lại ấn tượng sâu sắc cho các vị khách.

2.7. Dự trù ngân sách

Trước khi bắt đầu tổ chức khai trương Showroom, bạn phải nắm rõ hạn mức chi trả trong khả năng, từ đó đưa ra những lựa chọn phù hợp với ngân sách về cách trang trí, trong lễ khai trương, các ưu đãi, loại hình tiệc tiếp khách khai trương, các phần quà cho người tham dự có thể phát hành,...

Việc tính toán ngân sách phù hợp giúp bạn giảm tình trạng thâm hụt ngân sách. Cũng như tính toán một cách chính xác các khoản phát sinh. Tính toán ngân sách còn giúp bạn kiểm duyệt và xác định được lễ khai trương Showroom của mình còn thiếu những gì để bổ sung kịp thời, tránh những tình tiết bất ngờ xảy ra.

**Xem thêm: Top 10 hoạt động chào mừng khai trương khuấy đảo không khí

3. Lưu ý khi tổ chức khai trương showroom

- Trang trí khai trương phải đồng nhất với màu thương hiệu doanh nghiệp

Đầu tiên là cổng, ở cổng chúng ta có thể dùng hoa tươi, bóng bay hay các vật trang trí sao cho nhìn trang nhã, lịch sự. Tiếp đến giữa các lối đi lại giữa các quầy, kệ, bàn ghế phải thông thoáng, thuận tiện cho việc di chuyển. Nên sử dụng vật liệu phản xạ ánh sáng tốt như: gỗ kính để tạo cảm giác lung linh, tráng lệ cho showroom mà vẫn khiến cho không gian có được sự thoải mái, thư giãn.

- Sản phầm trưng bày bắt mắt, thu hút khách hàng

Quan trọng nhất trong lễ khai trương Showroom chính là sản phẩm. Vì vậy các kệ trưng bày sản phẩm cần đặt ở nơi dễ thấy, dễ tiếp cận để khách hàng, nhà đầu tư có thể thuận tiện trong việc quan sát và đánh giá sản phẩm.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng máy chiếu để tiện cho việc trình bày mô tả sản phẩm một cách chi tiết nhất giữa cho các vị khách hiểu rõ hơn về sản phẩm.từ đó sản phẩm sẽ được lựa chọn và có hiệu quả cao hơn trong việc thu hút sự chú ý của khách hàng và nhà đầu tư.

- Tận dụng quảng bá hình ảnh, thương hiệu, bán hàng tại lễ khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương showroom cũng là một trong những hoạt động để quảng cáo sản phẩm. Vì thế mà đây là một hoạt động bán hàng thiết thực với nhóm khách hàng tiềm năng. Muốn gây được ấn tượng tốt với khách hàng thì điều mà doanh nghiệp cần phải làm đó chính là phải thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp và tư vấn sản phẩm thật nhiệt tình.

Thêm vào đó, các doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách giảm giá hoặc phát cho khách hàng các voucher khuyến mãi để họ nhận về những sản phẩm tuyệt vời cùng nhiều may mắn trong ngày đặc biệt này.

- Chuẩn bị nhân sự tư vấn ngay tại sự kiện

Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng cần được rèn luyện và đào tạo một cách bài bản, nắm bắt đầy đủ các kiến thức về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp dễ sẵn sàng tư vấn cho khách hàng ngay tại sự kiện. Đây là cơ hội để chốt những deal đầu tiên với những khách hàng tiềm năng.

- Bàn tiệc tiếp khách khai trương showroom phải được chuẩn bị chu đáo

Một điều lưu ý không thể bỏ qua khi tổ chức khai trương showroom đó là chuẩn bị chu đáo cho trải nghiệm trọn vẹn của khách mời khi đến tham dự. Và chính những bàn tiệc nhẹ, tiệc tiếp khách là yếu tố quan trọng giúp khách mời có năng lượng và tinh thần hứng khởi.

Tùy theo ngân sách dự trù, bạn cần chuẩn bị bàn tiệc thật bắt mắt, setup ở vị trí thuận tiện di chuyển và trò chuyện của khách mời. Nếu không tự tin để tự chuẩn bị, bạn hoàn toàn có thể đặt hàng các đơn vị dịch vụ trọn gói đến setup rất tiện lợi, không tốn nhiều thời gian.

Xem thêm: Hướng dẫn cúng khai trương cửa hàng chuẩn phong thuỷ

Trên đây là những khâu quan trọng trong việc chuẩn bị lễ khai trương showroom độc đáo và ấn tượng. Hy vọng bạn có thể chuẩn bị một cách tốt nhất cho sự kiện đặc biệt sắp tới. Chúc cho buổi lễ khai trương showroom của doanh nghiệp bạn thành công rực rỡ.

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì thì đừng ngại mà liên hệ ngay với Vuông Tròn để được giải đáp và tư vấn tận tình nhất nhé.