Hướng dẫn chuẩn bị khai trương showroom

14-03-2020 516
Mục lục

Hướng dẫn chuẩn bị khai trương showroom

Việc tổ chức các gian hàng, showroom hay triển lãm để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Điều này là minh chứng về vị thế, mức độ chuyên nghiệp và tầm ảnh hưởng về giá trị sản phẩm, dịch vụ mong muốn đem tới cho khách hàng.

Vì thế để buổi lễ khai trương showroom diễn ra hiệu quả và đem lại nhiều may mắn trong hoạt động kinh doanh cần có sự chuẩn bị chu đáo.

**Xem thêm: Top 5 hình thức tổ chức lễ khai trương phổ biến hiện nay

1. Showroom là gì?

Showroom hay còn được gọi là phòng trưng bày, là một khoảng không gian có diện tích rộng rãi sử dụng để giới thiệu, tiếp thị và bán các sản phẩm tới mọi người.

Các nhà kinh doanh cần có khả năng sáng tạo, thiết kế một cách ấn tượng trong các khâu của buổi lễ khai trương để thu hút được đông đảo khách hàng quan tâm. Đây là một kỹ năng nằm trong chiến dịch truyền thông để mang tới doanh thu lớn cho doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn chuẩn bị khai trương showroom

2.1 Truyền thông trước sự kiện

Mục tiêu chung của buổi lễ khai trương showroom là làm thế nào để mọi người quan tâm đến sự kiện này. Một chương trình được xem là hiệu quả có thể hiểu đơn giản là có nhiều khách mời tới tham gia và thu hút sự chú ý của nhiều người. Vì thế, nếu ở bước truyền thông làm không tốt thì rất có thể gây tác động không tốt đến hình ảnh của doanh nghiệp.

Muốn quảng bá tốt thì phải những kênh truyền thông hữu hiệu. Có thể sử dụng một phố hình thức như: Đăng tin thông báo trên các trang mạng xã hội có nhiều người dùng, phát tờ rơi, gửi thông báo tới các khách hàng trung thành, nhờ vào truyền thông báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng khác với mục tiêu tiếp cận được càng nhiều người càng tốt.

**Xem thêm: Hướng dẫn khai trương cửa hàng từ a đến z cho người mới

2.2 Chọn ngày giờ khai trương

Không thể xem nhẹ việc lựa chọn ngày giờ tổ chức sự kiện khai trương showroom. Cần chuẩn bị khung giờ cụ thể thì doanh nghiệp cũng như bên đơn vị tổ chức mới lên được kế hoạch chi tiết và có sự chuẩn bị tốt nhất. Đồng thời, việc này cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng khách mời tới tham dự.

Do cuồng quay của công việc nên mọi người hầu hết đều rất bận, nhất là vào những ngày trong tuần. Vì thế để tối ưu hóa được số lượng khách mới tới tham dự buổi lễ thì thứ 7 và chủ nhật là khoảng thời gian thích hợp nhất.

Nên lựa chọn ngày để tổ chức chương trình khai trương showroom trước một thời gian nhất định để khách mời có thể sắp xếp thời gian và công việc tới tham dự. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng nên căn cứ vào Lịch Âm dương và lựa chọn các ngày hồng phát, kiêng kỵ các ngày xấu để tránh gặp phải những rắc rối trong hoạt động kinh doanh sắp tới.

**Xem thêm: Làm sao tổ chức khai trương gây tiếng vang?

2.3 Lên lịch mời khách

Trong buổi lễ khai trương showroom, sự góp mặt của các đại diện của đại lý là việc cần thiết. Bên cạnh đó, sự tham gia của các đơn vị đối tác hay người nổi tiếng (nếu có) giúp cho việc truyền thông hình ảnh showroom đạt hiệu quả cao nhất.

Để thực hiện tốt việc này thì ban tổ chức phải nắm rõ được danh sách khách mời và số lượng khách tới tham gia để sự chuẩn bị đón tiếp khách hàng được chu đáo và tận tình nhất.

Khi các công tác chuẩn bị về địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra sự kiện đã hoàn thành thì quý doanh nghiệp bắt đầu tiến hành gửi thiệp mời khai trương showroom tới các đối tượng tham gia chương trình. Có thể lựa chọn hình thức gửi trực tiếp tới địa chỉ cá nhân hay địa chỉ công ty của họ, hoặc cũng có thể gửi Việc công khai thông tin sau buổi lễ có thể được thực hiện thông qua một số phương tiện truyền thông phổ biến như báo chí, internet, tivi… hoặc mời các phóng viên, đưa tin lên các trang mạng nổi tiếng.

Tham khảo: Thiệp mời khai trương cửa hàng

2. Những công việc cần chuẩn bị trước khai trương

Bất kể là một sự kiện nói chung hay buổi lễ khai trương showroom nói riêng thì cũng nên có một kế hoạch rõ ràng để tránh mắc phải sai lầm đáng tiếc. Vì thế phải thật cẩn thận trong khâu chuẩn bị trước khi chương trình khai trương diễn ra để quá trình thực hiện được nhanh gọn và đơn giản.

Công việc cần thực hiện

Việc cần phải làm trước tiên đó là lập ra một danh sách chi tiết liệt kê toàn bộ các mục trong sự kiện để phục vụ cho việc tổ chức buổi lễ khai trương showroom. Các đầu việc như: thiết kế và gửi thiệp mời khai trương tới khách mời; lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện, chuẩn bị hoa khai trương, khẩu hiệu, băng rôn; chuẩn bị nhân lực thực hiện và đưa ra các phương án phòng và xử lý các rủi ro có thể xảy ra,...

Ngân sách

Khi bạn biết cách quản lý ngân sách tốt bạn sẽ nắm bắt được khả năng tài chính của doanh nghiệp. Từ đó có thể đưa ra các phương án điều chỉnh sao cho phù hợp.

Những hạng mục không cần thiết nên giảm bớt chi tiêu để tránh gây thâm hụt vào ngân sách. bên cạnh đó, đây cũng là hình thức giúp bạn nhìn nhận được những gì doanh nghiệp còn thiếu hay thừa để có thể bổ sung kịp thời cho buổi lễ khai trương thêm hoàn thiện.

**Xem thêm Top 5 chiến lược quảng bá lễ khai trương hiệu quả nhất hiện nay

Chạy thử chương trình

Sau khi đã hoàn thành các công việc được giao trong khoảng thời gian cho phép, để đảm bảo cho một buổi lễ thành công trọn vẹn thì đừng quên chạy thử chương trình. Từ đó có thể thu thập được những ý kiến góp ý từ mọi người, có thể là khen hoặc chê, để phát huy những điểm tốt và khắc phục những điểm còn thiếu sót cho buổi lễ khai trương showroom chính thức diễn ra một cách suôn sẻ.

3. Trang trí showroom

Trang trí showroom là một trong các bước đóng vai trò quan trọng trong tổ chức chương trình khai trương. Việc này đòi hỏi sự sáng tạo và tỉ mỉ để tạo ra một không gian khác biệt.

Làm sao để nhìn vào không gian của sự kiện khách mời có thể biết được ý nghĩa của sản phẩm, dịch vụ cũng như thể hiện được hình ảnh của quý doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo đúng chủ đề, nhã nhặn lịch sự mà không hề lòe loẹt. Một showroom được trang trí theo đúng chủ đề đưa ra thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế của những người thực hiện.

Tham khảo: Top 10 vật dụng trang trí lễ khai trương đơn giản

3.1 Thiết kế showroom đẹp, tinh tế

Nhiều người không biết rằng để có thể thiết kế showroom bắt mắt và đạt được hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp cần phải có một bàn tay khéo léo cùng khối óc sáng tạo. Ngoài ra, showroom trang trí ấn tượng phải đảm bảo được các quy tắc:

  • Thiết kế showroom phải phù hợp với chủ đề của buổi lễ khai trương.
  • Phần lối đi lại giữa các kệ hay các quầy phải đảm bảo sự thông thoáng.
  • Những vật dụng trang trí phải vừa tầm nhìn với khách mời để họ dễ dàng quan sát hơn.
  • Lựa chọn các vật liệu có phản xạ ánh sáng tốt.
  • Màu sắc phải được kết hợp hài hòa với các sản phẩm của doanh nghiệp, hai khu vực trưng bày và khu vực tiếp khách cần có sự phân chia rõ ràng.
  • Nên dùng các chất liệu gỗ và kính để trang trí cho buổi lễ khai trương showroom thêm phần trang trọng.
  • Cần chuẩn bị một hệ thống ánh sáng chất lượng và tập trung.
  • Đừng quên lắp đặt hệ thống chống cháy để đảm bảo an toàn tuyệt đối.
  • Luôn tạo cho khách mời cảm giác thoải mái và thư giãn, thỏa mãn trí tò mò của họ khi tham khảo sản phẩm.

**Xem thêm: Hướng dẫn chuẩn bị lễ khai trương dự án nhà mẫu, căn hộ

3.2 Tổng duyệt chương trình

Sau khi phần trang trí được hoàn thành thì ban tổ chức và ekip của chương trình nên tiến hành một buổi tổng duyệt chương trình trước khi diễn ra buổi lễ khai trương showroom. Việc này giúp chúng ta có thể điều chỉnh kịp thời các phần nội dung còn rườm rà, giúp nhân viên làm quen với các công việc cũng như có biện pháp khắc phục rủi ro.

Đây là bước hoàn thiện cuối cùng trước khi diễn ra buổi lễ khai trương chính thức.

**Xem thêm: Top 10 hoạt động chào mừng khai trương khuấy đảo không khí

4. Quảng bá hình ảnh, thương hiệu và bán hàng tại buổi lễ khai trương

Có nhiều đơn vị thường áp dụng hình thức bán sản phẩm ngay tại buổi lễ khai trương với hy vọng bán hàng thời điểm đặc biệt này sẽ đem tới tài lộc cho việc kinh doanh sau này. Ngoài ra đây cũng chính là hình thức để khảo sát được buổi lễ thành công ở mức độ nào và khách hàng cũng được mua sản phẩm với mức giá hữu nghị nhất.

Trong buổi lễ khai trương showroom các doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách giảm giá hoặc phát cho khách hàng các voucher khuyến mãi để họ nhận về những sản phẩm tuyệt vời cùng nhiều may mắn trong ngày đặc biệt này.

Trong buổi lễ khai trương showroom, bạn nên chuẩn bị thật kỹ lưỡng các sản phẩm để phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, tuyệt đối không để tình trạng hết hàng hay bất cứ sai sót nào diễn ra, sẽ để lại những ấn tượng không tốt cho mọi người.

Tổ chức sự kiện khai trương showroom cũng là một trong những hoạt động để quảng cáo sản phẩm. Vì thế mà đây là một hoạt động bán hàng thiết thực với nhóm khách hàng tiềm năng. Muốn gây được ấn tượng tốt với khách hàng thì điều mà doanh nghiệp cần phải làm đó chính là phải thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp và tư vấn sản phẩm thật nhiệt tình.

Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng cần được rèn luyện và đào tạo một cách bài bản, nắm bắt đầy đủ các kiến thức về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.

Trên đây là những khâu quan trọng trong việc chuẩn bị lễ khai trương showroom độc đáo và ấn tượng. Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn có thể chuẩn bị một cách tốt nhất cho sự kiện đặc biệt sắp tới. Chúc cho buổi lễ khai trương showroom của doanh nghiệp bạn thành công rực rỡ. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì thì đừng ngại mà liên hệ ngay với Trái cây Vuông Tròn để được giải đáp và tư vấn tận tình nhất nhé.

Tham khảo một số dịch vụ của Vuông Tròn:

Xem Thêm Nội Dung
Sản phẩm tiệc Vuông Tròn đã phục vụ
Tiệc khai trương văn phòng mới của MOMO
Giá tham khảo: 15.000.000đ
khai trương jade spa
Giá tham khảo: 3.500.000đ
Khai trương Viện Thẩm Mỹ RINA
Giá tham khảo: 3.000.000đ
Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?