Chuẩn bị lễ khai trương văn phòng, công ty chuyên nghiệp

09/11/2020
6237
Mục lục

Chuẩn bị lễ khai trương văn phòng, công ty chuyên nghiệp

Lễ khai trương văn phòng mới, hay khai trương công ty mới cần rất nhiều các công việc phải chuẩn bị, điều này khiến cho người tổ chức bối rối, không biết bắt đầu từ đâu.

Vậy hãy cùng Vuông Tròn tìm hiểu trình tự chuẩn bị lễ khai trương công ty, khai trương văn phòng chỉn chu, đầy đủ nhé!

Phải làm thế nào để tổ chức lễ khai trương công ty,văn phòng một cách chỉn chu, đầy đủ nhất?

1.Công tác quan trọng chuẩn bị lễ khai trương văn phòng, công ty

Tùy vào hình thức khai trương văn phòng, khai trương công ty lớn nhỏ như thế nào, để người tổ chức quyết định những hạng mục công việc cần chuẩn bị. Tuy nhiên có 10 công việc quan trọng mà khai trương văn phòng, công ty không được bỏ sót.

1.1. Quyết định ngày, giờ cúng khai trương văn phòng

Bạn cần lựa chọn ngày, giờ phù hợp với mệnh của chủ doanh nghiệp để làm lễ cúng khai trương công ty. Để biết được ngày, giờ cúng khai trương đẹp bạn có thể đi xem tử vi, nhờ các thầy phong thủy/ nhà sư xem và tư vấn cụ thể cho mình. Tuy nhiên, khác với khai trương cửa hàng, spa, khai trương công ty thường chọn ngày trong tuần để toàn bộ nhân viên đều có thể tham dự được, mang ý nghĩa tụ hội, đông vui, phát triển.

sau khi biết được chính xác ngày giờ cúng khai trương văn phòng, công ty, bạn mới có thể tiến hành những công tác chuẩn bị tiếp theo.

Chọn ngày khai trương văn phòng công ty cụ thể để lên kế hoạch chuẩn bị chi tiết

1.2. Chuẩn bị nhân sự và phân công công việc cụ thể

khai trương văn phòng, công ty lớn chắc chắn sẽ có nhiều việc cần chuẩn bị, bạn cần nguồn nhân lực dồi dào để hỗ trợ chuẩn bi khai trương. nguồn nhân sự này có thể là người nhà, hoặc chính nhân viên trong công ty.

Bên cạnh đó, đối với những công ty nhỏ ít người, hay doanh nghiệp lớn không đủ người hỗ trợ, bạn có thể liên hệ đơn vị tổ chức bên ngoài để hỗ trợ chuẩn bị khai trương công ty.

+ Liên hệ đơn vị tổ chức tiệc lo giúp bạn công tác trang trí và đãi khách,..

+ đơn vị tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ bạn công tác văn nghệ, âm thanh, mc,... trong ngày khai trương,..

Nhân sự là yếu tố quan trọng khi chuẩn bị khai trương văn phòng, công ty

1.3. Trang trí khai trương văn phòng, công ty

trang trí khai trương văn phòng, công ty sẽ bao gồm trang trí không gian văn phòng, trang trí cổng công ty, khu vực background, trang trí lối vào và đặc biệt là khu vực đón tiếp khách mời. Rất nhiều khu vực cần trang trí, vì vậy bạn cần chuẩn bị các phương án trang trí khai trương từ sớm.

Một số yêu cầu cơ bản đối với trang trí khai trương công ty là:

  • Trang trí hợp lý, thuận tiện nhất cho khách mời và cả nhân viên công ty
  • Trang trí truyền tải được thông điệp thương hiệu, độ nhận diện công ty.
  • Cần đơn giản, tiện lợi để dễ dàng tháo lắp, dọn dẹp.

Trang trí văn phòng, công ty ngày khai trương rất quan trọng

1.4. Chuẩn bị công tác khách mời khai trương

Mời khách và đón tiếp khách là công tác cần chuẩn bị từ sớm. Công tác khách mời gồm những việc cụ thể:

  • Mời khách: soạn danh sách khách mời, lên nội dung thiệp mời, tiến hành mời (qua email, gửi thiệp trực tiếp, mời online,..)
  • Chuẩn bị tiệc, nhân sự để đón tiếp khách mời trong buổi lễ khai trương công ty
  • Tiễn khách ra về sau bế mạc khai trương công ty

Hướng dẫn chăm sóc khách mời trong lễ khai trương văn phòng

1.5. Chuẩn bị các nghi lễ khai trương văn phòng, công ty

Đây là phần quan trọng nhất khi hướng dẫn chuẩn bị lễ khai trương cho văn phòng, công ty vì nó là lý do của sự kiện và mang ý nghĩa phong thủy, may mắn cho người làm ăn kinh doanh. Làm lễ khai trương công ty cũng được chia thành nhiều công tác cần chuẩn bị.

  • Chuẩn bị bài khấn, mâm lễ cúng khai trương văn phòng công ty
  • Phát biểu, tuyên bố lý do từ lãnh đạo, người đại diện công ty
  • Nghi lễ cắt băng khai trương
  • Hoạt động may mắn đi kèm: múa lân sư rồng, đội trống,..

Phát biểu của ban lãnh đạo khai trương văn phòng, công ty

1.6. Chuẩn bị MC dẫn chương trình lễ khai trương

Để tổ chức buổi lễ khai trương công ty, bạn đừng quên liên hệ thuê MC dẫn chương trình. MC là người dẫn dắt suốt lễ khai trương, nên bạn cần lựa chọn MC có kinh nghiệm, duyên dáng, và khả năng xử lý tình huống nhạy bén.

Bên cạnh đó, để MC có thể nắm được nội dung chương trình, các hoạt động chính sẽ diễn ra trong lễ khai trương, thì cần có kịch bản MC Script do công ty cung cấp. Thông thường người nhận nhiệm vụ book lịch MC sẽ lo liệu luôn kịch bản dẫn chương trình khai trương.

Bạn cần lựa chọn MC có kinh nghiệm, duyên dáng để dẫn dắt chương trình

1.7. Tiệc nhẹ đón khách lễ khai trương

Thông thường lễ khai trương văn phòng công ty thường diễn ra vào sáng đến gần giờ trưa, trong khoảng thời gian đó, công ty cần chuẩn bị tiệc nhẹ kết hợp cùng rượu vang để tiếp đãi khách mời, để chúc mừng và giao lưu đối tác. Tuy nhiên với số lượng người tham dự đông, nhiều thành phần khách hàng quan trọng, nên tiệc nhẹ cũng cần sang trọng, hoành tráng tương xứng.

Tiệc ngọt tiếp khách ngày khai trương công ty

Để sắp xếp được một bàn tiệc khai trương công ty đãi khách chỉn chu, đẹp mắt, bạn cần chuẩn bị các hạng mục như:

  • Chọn đơn vị cung cấp tiệc nhẹ trọn gói, tận nơi
  • Chọn menu đồ ăn và nước uống phù hợp
  • Cân đối ngân sách để tối ưu chi phí tiệc
  • Setup, phục vụ, dọn dẹp,.. và các vấn đề khác liên quan đến tiệc

Tiệc finger food khai trương văn phòng mới

1.8. Quà tặng khách hàng lễ khai trương công ty

Quà tặng khai trương cho khách mời là một phương pháp marketing và nhắc nhớ về thương hiệu rất hiệu quả, được các công ty tận dụng triệt để bằng cách in logo, thông tin công ty lên món quà. Vì vậy đây là một công tác quan trọng, không thể bỏ qua khi bạn tổ chức lễ khai trương công ty của mình.

Quà tặng khai trương cho khách mời là một phương pháp marketing thương hiệu hiệu quả

Để chuẩn bị quà tặng đối tác, khách mời tham dự khai trương công ty, bạn cần thực hiện những công việc:

  • Lựa chọn món quà phù hợp
  • Thỏa thuận giá cả và chi phí
  • Chọn đơn vị sản xuất để đặt hàng
  • Đóng gói thành phẩm và phân công người tặng quà.

Quà tặng lưu niệm cho khách mời tham dự lễ khai trương công ty

1.9. Hoạt động giải trí khuấy động không khí

Nếu công ty bạn muốn có thêm các hoạt động giải trí khuấy động không khí ngày khai trương công ty, thì bạn cần tiến hành sớm vì có rất nhiều việc cần phải làm:

  • Liên hệ book lịch ca sĩ, ban nhạc, đội múa, nhóm nhảy (nếu có)
  • Chuẩn bị quà tặng cũng như cách thức bốc thăm trúng thưởng
  • Sắp xếp thứ tự trình diễn, thời gian cho các tiết mục hợp lý
  • Tính toán và tối ưu ngân sách cho các tiết mục...

Hoạt động giải trí khuấy động không khí lễ khai trương văn phòng có thể kể đến như ca sĩ biểu diễn, múa lân sư rồng,..

1.10. Truyền thông trước, trong và sau sự kiện khai trương công ty

Đối với hoạt động khai trương công ty lớn, hoành tráng thì hoạt động truyền thông online, ofline mang ý nghĩa quảng bá, xây dựng hình ảnh rất quan trọng.

Đối với hoạt động khai trương công ty lớn thì hoạt động truyền thông rất cần thiết

Bạn cần phân công cụ thể nhân sự thực hiện hạng mục này, truyền thông trước sự kiện có thể là đi các tuyến bài chuẩn bị khai trương, đăng hình ảnh chuẩn bị khai trương công ty, các ưu đãi hay hoạt động hấp dẫn trong ngày khai trương,... truyền thông lên báo chí, kênh nội bộ như fanpage, zalo, youtube, website,...

Thêm vào đó, bạn cần chuẩn bị nhân sự ghi lại hình ảnh, tư liệu lễ khai trương văn phòng, công ty, sau đó làm truyền thông sau sự kiện.

2. Theo dõi tiến độ chuẩn bị lễ khai trương công ty,văn phòng

Chuẩn bị lễ khai trương văn phòng, công ty vốn đã bận rộn, không có thời gian, vậy làm sao để bạn quản lý tiến độ công việc hiệu quả, dễ dàng hơn? Vuông Tròn sẽ chia sẻ cho bạn bí kíp nhé!

2.1. Lên bảng checklist tiến độ công việc

Bảng checklist các công việc sẽ giúp bạn hệ thống nhanh nhất tiến độ chuẩn bị lễ khai trương công ty tới đâu, đồng thời hạn chế việc bỏ sót một công việc nào đó gây ảnh hưởng nghiêm trọng.

Checklist công việc cơ bản cần có đầy đủ các thông tin: công việc cần chuẩn bị, tiến độ thực hiện, deadline, người phụ trách, và thông tin liên lạc cụ thể,... để ban tổ chức ai cũng có thể hiểu và nắm được tiến độ công việc khi xem.

Bảng checklist sẽ giúp bạn hệ thống nhanh nhất tiến độ chuẩn bị lễ khai trương

  • Mẫu checklist tổ chức lễ khai trương công ty cơ bản:

STT

CÔNG VIỆC

TIẾN ĐỘ

DEADLINE

PHỤ TRÁCH - CONTACT

1

Trang trí công ty

50%

12h 10/5/2021

Anh A- 0909 842 583

2

Công tác khách mời

//

//

//

3

Tiệc đãi khách

//

//

//

Đây là mẫu checklist cơ bản các công việc tổ chức lễ khai trương công ty do Vuông Tròn thực hiện, bạn có thể tham khảo và điều chỉnh để có cho mình một checklist chi tiết và hoàn thiện hơn.

2.2 Xây dựng kịch bản chương trình lễ khai trương chi tiết

Tùy vào quy mô của lễ khai trương văn phòng, công ty mà kịch bản chương trình có thể chi tiết hoặc đơn giản, nhưng việc xây dựng kịch bản càng kĩ lưỡng từ sớm sẽ dễ dàng hơn cho việc triển khai. Các bạn có thể tham khảo mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương công ty của Vuông Tròn.

Xem thêm: [Tải ngay] Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương công ty đơn giản

Tùy vào quy mô của lễ khai trương văn phòng, công ty mà kịch bản chương trình có thể chi tiết hoặc đơn giản

Tất cả công tác đã chuẩn bị đầy đủ, nhân lực đã bố trí sẵn sàng, kịch bản chương trình đã lên chi tiết, Vuông Tròn tin rằng lễ khai trương văn phòng, công ty mới của bạn sẽ diễn ra thật thành công và thuận lợi. Trái Cây Vuông Tròn xin gửi đến bạn lời chúc khai trương công ty hồng phát và đừng quên tiếp tục ủng hộ nội dung bổ ích do Vuông Tròn thực hiện nhé!