Cách chuẩn bị teabreak hoặc tiệc trà cho các buổi họp training tại công ty

Tiệc teabreak cho buổi họp hay training là giải pháp hữu hiệu giúp khách mời có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và trò chuyện, trao đổi với nhau. Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây để bỏ túi ngay cách chuẩn bị tiệc trà cho các buổi họp tại công ty thành công nhé!

1. Cách chuẩn bị tiệc teabreak hay tiệc trà cho các buổi họp được thành công

Bàn tiệc teabreak cho thấy sự chu đáo của doanh nghiệp khi thể hiện tính chuyên nghiệp, chỉnh chu đến từng chi tiết nhỏ nhặt trong buổi training. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm lớn trong mắt đối tác, khách mời. Vậy, để có được một bữa tiệc teabreak hay tiệc trà thành công, bạn cần nắm rõ quy trình tổ chức như sau.

Xác định khu vực/vị trí tổ chức teabreak:

Với những cuộc họp, teabreak thường được tổ chức ngay tại phòng họp hoặc sảnh rộng ngoài phòng họp. Khi đó, vị trí bàn tiệc phải được bố trí phù hợp để khách mời có thể tiện lợi thưởng thức và di chuyển, trò chuyện.

Xác định thời gian diễn ra tiệc trà:

Teabreak hay tiệc trà diễn ra vào giữa giờ của cuộc họp. Vậy nên bạn cần nắm bắt được ngày và thời lượng cụ thể của cuộc họp để xác định thời gian setup bàn tiệc phục vụ khách mời chu đáo nhất.

***Xem thêm: Bánh ngọt teabreak cho sự kiện

Xác định số lượng người tham gia và dự trù kinh phí:

Xác định số lượng người tham gia cùng với việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn lên được thực đơn và khẩu phần đầy đủ phù hợp với ngân sách đề ra nhằm tránh lãng phí cũng như thừa quá nhiều đồ ăn thức uống sau những buổi training.

Thực đơn tiệc tiệc trà phong phú và đa dạng​ cho buổi training.

***Xem thêm: Các loại tiệc và món ăn tiệc tại văn phòng phổ biến

Lựa chọn thực đơn bữa tiệc teabreak

Bữa tiệc teabreak giữa giờ cho cuộc họp cũng là một phần nhằm hỗ trợ truyền thông nội bộ quan trọng. Sự đa dạng trong menu tiệc là điều cần thiết giúp khách mời có trải nghiệm tuyệt vời, tiếp thêm năng lượng và tinh thần hứng khởi tham gia buổi training nhiệt tình hơn.

Teabreak đa dạng với bánh ngọt - mặn kết hợp cùng trái cây tươi.

Bánh ngọt nên chọn đa dạng các loại, kết hợp mặn - ngọt linh hoạt để đáp ứng tối đa khẩu vị khách mời. Bàn tiệc trà có thêm rau câu, trái cây tươi để tráng miệng sẽ càng tuyệt vời hơn. Nước uống là điều không thể thiếu, bạn có thể dùng nước ép hoa quả, nước suối hay detox...

Tham khảo các loại tiệc phổ biến tại văn phòng

Phân công nhân sự hỗ trợ

Các tiệc teabreak nhỏ cho cuộc họp công ty thường sẽ chỉ cần 1 bạn hỗ trợ phục vụ để giúp khách khi cần. Còn những cuộc họp training với tiệc trà nội bộ thì phần lớn sẽ tự phục vụ. Do đó, bạn cần dựa vào tính chất của cuộc họp để phân công nhân sự hỗ trợ cho phù hợp.

Khi phân công, bạn cần liệt kê ra rõ các hạng mục công việc cụ thể cho người phụ trách. Tránh trường hợp người hỗ trợ bị lay hoay khi không biết ưu tiên nhiệm vụ nào trước dễ gây ra rủi ro không đáng có.

Cần sắp xếp nhân sự để hỗ trợ khách mời.

2. Hội họp training dài ngày thì đặt hàng để tổ chức​ tiệc teabreak thế nào?

Những buổi họp hoặc training thường gói gọn trong 1 buổi hoặc 1 ngày chỉ cần chuẩn bị 1-2 menu tiệc trà là đủ. Tuy nhiên, với các chương trình họp quan trọng kéo dài 2-5 ngày thì bữa tiệc teabreak của bạn cần phải có thực đơn cân đối đa dạng, linh hoạt thay đổi theo ngày để khách mời không bị ngán khi thưởng thức.

Momo cũng chọn tiệc teabreak cho cuộc họp nội bộ tại văn phòng công ty.

Khi đặt hàng tổ chức, bạn cần liên hệ với đơn vị để nhờ tư vấn thiết kế thực đơn không bị trùng lặp, phân phối phù hợp cho từng ngày diễn ra cuộc họp dự kiến.

Việc đặt hàng mỗi ngày 1 đơn vị dịch vụ sẽ khiến bạn dễ bị rối và khó lòng kiểm soát chất lượng được. Và do đó, để dễ kiểm soát, bạn nên liên hệ với 1 đơn vị dịch vụ là hợp lý.

Tiệc trà nhẹ nhàng cho Đại hội cổ đông Yeah1.

3. Tổ chức teabreak tại văn phòng thế nào cho đơn giản, tiết kiệm?

- Xác định số người tham gia chuẩn xác

Việc bạn cần làm là xác định số người tham gia để đặt số lượng món theo đầu người sao cho hợp lý và tiết kiệm nhất. Tránh việc nhiều người mà mua thiếu đồ sẽ ảnh hưởng đến không khí bữa tiệc. Còn nếu ít người mà mua nhiều món ăn sẽ gây dư thừa, lãng phí tiền bạc.

- Lựa chọn thực đơn, số lượng hợp lý

Teabreak văn phòng không cần lên thực đơn quá nhiều món và cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo chất lượng để mọi người ăn no và phải phù hợp với kinh phí tiệc, ngon - bổ - rẻ.

Thông thường, tại văn phòng đã có sẵn nước suối, cafe nên bạn có thể tận dụng và chỉ đặt những món cần thiết như bánh, trái cây, nước ép hoa quả giao hàng tận nơi và sau đó các nhân viên tự setup bàn tiệc. Với trái cây, nên ưu tiên chọn những loại quả theo mùa, vừa ngon mà giá sẽ “mềm” hơn.

Tham khảo catering là gì

- Sử dụng các vật dụng dùng trong tiệc phù hợp

Để mọi người dễ dàng thưởng thức các món ăn trong bữa tiệc, bạn có thể mua thêm đĩa nhựa, ly giấy để sử dụng một cách tiện lợi nhất. Nếu muốn sử dụng ly sứ, ly thủy tinh trong teabreak, văn phòng có thể đầu tư mua một lần và sử dụng lại cho những dịp sau, như vậy vừa lịch sự lại vừa tiết kiệm.

- Cách bày trí đơn giản, đẹp mắt

Trang trí tiệc teabreak văn phòng không cầu kỳ, tỉ mỉ, chỉ cần tạo ra không gian thoải mái và phù hợp với mọi người tham gia. Bạn có thể dùng chiếc khăn trải bàn xinh xắn, vài bình hoa tươi… sẽ giúp bàn tiệc bắt mắt hơn nhanh chóng mà không cần đầu tư quá nhiều.

Ngoài ra, bạn nên xếp các dụng cụ đi kèm như tách, dĩa, khay bánh… sao cho thật gọn gàng, ngăn nắp, để tăng tính thẩm mỹ cho tổng thể bàn tiệc.

4. Lựa chọn dịch vụ set up tiệc teabreak tận nơi cho những cuộc họp

Những cuộc họp tại văn phòng, công ty hay tại các phòng hội trường đều sẽ có những hạn chế trong việc setup một bàn tiệc, có thể là không gian bày trí, dụng cụ, bàn ghế, khay thức ăn chuyên dụng.... Do đó việc tự thực hiện bàn tiệc teabreak này sẽ rất khó khăn cho người không chuyên.

Hơn nữa, việc chuẩn bị các dụng cụ như máy chiếu, giấy bút và báo cáo priemier cho cuộc họp cũng ngốn không ít thời gian và bạn cần một đơn vị dịch vụ để thực hiện giúp bạn bàn tiệc trà này. Vừa tiết kiệm thời gian, công sức vừa chuẩn bị được bàn tiệc chỉn chu thì quá tuyệt vời rồi.

Vậy đâu là địa chỉ tin cậy cho bạn đặt hàng bàn tiệc teabreak cho cuộc họp uy tín nhất tại TPHCM?

Để giúp chất lượng bữa tiệc được đảm bảo, bạn nên đăng ký dịch vụ tổ chức tiệc tại địa chỉ có kinh nghiệm lâu năm giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý khâu quan trọng này. Hiện nay, đơn vị nổi tiếng TPHCM cung cấp dịch vụ linh hoạt cho bạn nhất có thể kế đến Vuông Tròn.

Đây là nơi uy tín hàng đầu Sài Gòn trong dịch vụ set up teabreak hoặc tiệc trà tận nơi. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, Vuông tròn luôn dành hết tâm huyết để mang đến dịch vụ tuyệt hảo nhất đến với khách hàng của mình.

Tiệc trà tiếp khách hội nghị.

Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm khi tổ chức một bữa tiệc teabreak trong các buổi hội họp training ngắn hoặc dài ngày. Nếu bạn mong muốn tìm hiểu kỹ hơn, hãy liên hệ với Vuông Tròn để nhận tư vấn dịch vụ chi tiết nhé.

Chúc bạn tổ chức bữa tiệc chỉn chu và thành công nhất nhé.