Xem ngay: Mẫu thư mời tham dự hội nghị khách hàng lịch sự, trang trọng

Công ty bạn đang cần tổ chức hội nghị khách hàng? Bạn đang cần một mẫu thư mời tham dự hội nghị đẹp, sang trọng để gửi tới tay khách hàng thân thiết? Tham khảo ngay mẫu thư mời hội nghị khách hàng chi tiết nhất ngay trong bài viết dưới đây!

1. [Tham khảo] Mẫu thư mời tham dự hội nghị khách hàng chi tiết

Mẫu thư mời tham dự hội nghị tri ân khách hàng cần chi tiết, chỉn chu, thường được in dưới dạng thiệp và thư để chuyển tới khách hàng. Dưới đây là một mẫu thư mời hội nghị mà bạn có thể tham khảo:

CÔNG TY [TÊN CÔNG TY + LOGO CÔNG TY]

THƯ MỜI

- Trân trọng kính mời Ông/Bà: ………….

Đến tham dự

HỘI NGHỊ TRI ÂN KHÁCH HÀNG

&

CÔNG BỐ HỢP TÁC - PHÂN PHỐI THƯƠNG HIỆU LACASA TẠI KHU VỰC TÂY NGUYÊN

- Thời gian: [thời gian, ngày/tháng/năm tổ chức Hội nghị]

- Địa điểm: [Địa điểm tổ chức Hội nghị Khách hàng công ty]

- Nội dung chương trình:

• 17:30: Đón tiếp khách mời
• 18h00: Giới thiệu quá trình hoạt động Nhà Phân Phối SINH THU

Giới thiệu Công Ty Cổ Phần Ngôi Nhà Chung LACASA

+ 19h30 - 21h00: Khai tiệc chúc mừng

Thưởng thức âm nhạc: Chủ đề “ĐÊM NHẠC HỘI BOLERO”

Tiệc nhẹ - Teabreak

Rút thăm trúng thưởng

+ 21h30: Kết thúc chương trình

Tặng quà lưu niệm

Chào tạm biệt!

Sự hiện diện của ông/bà: … là niềm vinh hạnh cho công ty của chúng tôi. Rất hân hạnh được đón tiếp!

Trân trọng kính mời!

(Đại diện ký và ghi rõ họ tên)

• Thông tin bổ sung: (nếu có)

• Bản đồ chỉ dẫn đến địa điểm tổ chức
• Sơ đồ bố trí vị trí ngồi
• Quy định trang phục cho buổi lễ
• Quy định mang thiệp mời

* Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua hotline:[Hotline công ty] để được hỗ trợ.

Ký tên

[Đại diện Ban lãnh đạo, ký và ghi rõ họ tên]

2. Những lưu ý quan trọng khi viết thư mời tham dự hội nghị khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng của mỗi doanh nghiệp, giúp kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng. Một mẫu thư mời hội nghị đúng chuẩn sẽ giúp khách hàng ấn tượng hơn đối với sự chuyên nghiệp của công ty. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong quá trình viết thư mời mà bạn nên biết:

Thư mời Hội nghị cần ngắn gọn, súc tích

Một trong những lưu ý vô cùng quan trọng khi viết thư mời đó là cần xác định được nội dung và thông điệp chính mà thư cần truyền tải.

Theo đó, thư mời cần phải được viết ngắn gọn, súc tích nhưng phải bao quát nội dung sự kiện, đưa ra được tất cả những thông tin quan trọng nhưng không quá dài dòng, nhiều chữ khiến khách hàng lười đọc.

Thư mời hội nghị cần chỉn chu, trình bày đẹp

Một tấm thiệp mời có bố cục độc đáo, trình bày đẹp, dễ nhìn không chỉ giúp cho khách hàng dễ nắm bắt được nội dung hơn mà còn giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng chuyên nghiệp trong lòng người tham dự.

Người viết thư mời cần cân nhắc giữa độ dài các đoạn nội dung trong thư để sắp xếp bốc cục sao cho phù hợp với kích thước thư của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, các yếu tố về màu sắc và hình ảnh có trong thư cũng vô cùng quan trọng, hai yếu này đóng một vai trò quyết định tạo nên tính thẩm mỹ của bức thư mời. Vì vậy, nên cân nhắc lựa chọn màu sắc và hình ảnh phù hợp với sự kiện của công ty.

Bố cục của thư mời

Thư mời hội nghị tri ân khách hàng thường cần đầy đủ các yếu tố như:

• Tên doanh nghiệp viết ở góc trái
• Tiêu đề giấy mời in hoa có dấu
• Kính gửi (họ và tên người được mời)
• Mục đích thư mời
• Địa điểm tổ chức chi tiết, chính xác nhất
• Thời gian tổ chức
• Một số thông tin khác (quy định riêng của doanh nghiệp với khách mời tới tham dự buổi hội nghị)
• Thông tin liên hệ của doanh nghiệp phòng khi khách hàng có thắc mắc
• Chữ ký của lãnh đạo cơ quan (hoặc người chủ trì cuộc họp)

Sử dụng văn phong phù hợp

Trước khi viết thư mời họp cần phải xác định danh tính đối tượng cần mời tham dự cuộc họp, hội nghị để sử dụng ngôn từ chính xác. Mẫu thư mời tham dự hội nghị khách hàng không nên mang tính chất quá ra lệnh, cũng không nên sử dụng giọng văn quá tình cảm. Cách tốt nhất là sử dụng giọng văn trung tính, khách quan nhưng vẫn phải thể hiện được tầm quan trọng của buổi hội nghị đó.

Ngoài ra, văn phong trong thư cũng phải phù hợp với khách hàng: trang trọng, lịch sự và có dấu ấn riêng của doanh nghiệp, tạo sức hút cho khách hàng.

Thư mời nên đính kèm với khung/ kịch bản chương trình

Khung chương trình là một trong những phần không thể thiếu của một bức thư mời hội nghị. Nhờ vào khung/ kịch bản chương trình được đính kèm trong thư, khách hàng sẽ có thể nắm bắt được tổng quan những hoạt động cụ thể sẽ diễn ra trong sự kiện.

Khung chương trình có trong thư mời cần ngắn gọn, súc tích, ghi rõ mốc thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động. Đặc biệt, đối với những hội nghị khách hàng diễn ra nhiều hơn 1 ngày, việc đính kèm khung chương trình trong thư mời sẽ giúp khách hàng sắp xếp được thời gian hợp lý để tới tham dự.

Kiểm tra thư mời dự hội nghị khách hàng

Thư mời nên được kiểm tra kỹ càng trước khi gửi tới tay khách hàng. Một mẫu giấy mời hội nghị khách hàng chuẩn chỉnh không được phép mắc các lỗi sai chính tả, nếu như mắc quá nhiều lỗi người đọc sẽ cảm thấy rất khó chịu khi đọc thư.

Tất cả mọi thông tin, hình ảnh sử dụng trong thư mời đều phải được rà soát lại để tránh những sai sót nhỏ không đáng có. Đặc biệt là những thông tin liên quan tới tên khách mời và chức vụ của họ phải hoàn toàn chính xác. Có như vậy, khách mời mới cảm thấy được tôn trọng.

Và sau khi soạn xong nội dung mẫu thư mời hội nghị tri ân khách hàng cuối năm, bạn nên nhờ người có kinh nghiệm kiểm tra kỹ lưỡng lại nhiều lần trước khi gửi tới tay khách hàng.

Xây dựng mẫu thư mời tham dự hội nghị khách hàng là một việc làm cần thiết và quan trọng để duy trì mối quan hệ làm ăn, hợp tác lâu dài giữa doanh nghiệp và khách hàng tiềm năng. Vì vậy, nên đầu tư chỉn chu và kỹ lưỡng, để thu được hiệu quả chương trình tốt nhất.