[Tải ngay] Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết cho công ty, doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của công ty, doanh nghiệp, được tổ chức vào dịp cuối năm. Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng đóng vai trò hết sức quan trọng đến sự thành công của hội nghị khách hàng, chính vì vậy trước khi tổ chức sự kiện, ban tổ chức không thể bỏ qua một bảng kế hoạch tổ chức chi tiết và đầy đủ.

Không đơn thuần chỉ là hoạt động tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng được tổ chức thường niên với mục đích giao lưu, gặp gỡ khách hàng tiềm năng cùng đối tác chiến lược của doanh nghiệp.

Qua đó ban lãnh đạo vừa thể hiện sự tri ân, vừa giới thiệu được sản phẩm, thế mạnh của mình đến những khách hàng lớn. Và đặc biệt nhất là có thể tham khảo ý kiến khách hàng mục tiêu, từ đó hoàn thiện và tăng cường sức mạnh cạnh tranh của mình trên thương trường khốc liệt.

Chính vì mục đích chiến lược lớn như vậy, nên hội nghị khách hàng công ty được tổ chức rất lớn, hoành tráng, với khách mời tham gia là khách hàng VIP, chủ của công ty, doanh nghiệp khác. đòi hỏi ban tổ chức cần lên kịch bản tổ chức chi tiết, đầy đủ nhất.

1.Xác định thông tin tổ chức cơ bản về hội nghị khách hàng công ty

Để tổ chức nên được một sự kiện hội nghị khách hàng, thì việc đầu tiên tiên quyết chính là người tổ chức cần nắm được những thông tin cơ bản, những yêu cầu chính mà cấp trên đặt ra khi tổ chức hội nghị khách hàng. Những thông tin này cụ thể là gì?

• Xác định mục tiêu chính của hội nghị khách hàng

Có rất nhiều mục tiêu được đặt ra khi một công ty, doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng như để giao lưu, phát triển quan hệ với khách hàng tiềm năng, đối tác chiến lược, hay để quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình, đồng thời thăm dò ý kiến khách hàng chủ lực,..

Tùy vào từng mục tiêu chính khác nhau mà ban tổ chức sẽ lựa chọn chủ đề, quy mô tổ chức sự kiện đơn giản hay hoành tráng, và các hoạt động trong hội nghị phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra của cấp lãnh đạo.

• Lựa chọn chủ đề, quy mô tổ chức hội nghị

Dựa vào mục tiêu chính cần đạt được, ban lãnh đạo sẽ quyết định được quy mô tổ chức sự kiện cùng chủ đề chính cho hội nghị khách hàng. Ví dụ như để tri ân khách hàng lớn, đối tác chiến lược, đại lý,.. thì quy mô tổ chức sẽ hoành tráng, với mục tiêu tri ân khách hàng đơn lẻ, hay tham khảo ý kiến người dùng thì sự kiện sẽ được tổ chức nhỏ hơn, ở quy mô tầm trung,..

Quy mô sự kiện sẽ đi kèm với ấn định ngân sách tổ chức, thông thường quy mô sự kiện lớn sẽ có ngân sách tổ chức lớn, và ngược lại hội nghị khách hàng tổ chức nhỏ sẽ có ngân sách ấn định eo hẹp hơn.

Chủ đề của hội nghị khách hàng cần bám sát với mục tiêu chính và truyền tải được thông điệp mà công ty muốn gửi gắm, một số chủ đề tổ chức cho sự kiện hội nghị khách hàng như “Tri ân”. “Golden Night”, “Hành trình vươn khơi”, “Tôi ý chí”, “Thanks & Respect”,..

Chủ đề của sự kiện hội nghị khách hàng cuối năm sẽ là “kim chỉ nam” cho các hạng mục quan trọng khác như cách trang trí sân khấu theo chủ đề, văn nghệ, trò chơi truyền tải thông điệp chủ đề, bài phát biểu lãnh đạo, lời dẫn chương trình Mc hợp chủ đề,...

• Chọn thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Và thông tin quan trọng nữa cần được thống nhất,trước khi tất cả bắt tay vào tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng cho công ty, chính là thời gian, ngày giờ và địa điểm tổ chức hội nghị.

Thời gian, ngày giờ tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng cần lựa chọn kỹ lưỡng để phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp cũng như phần đông khách mời chủ lực để đảm bảo sự có mặt của họ. Thời gian này sẽ do cấp trên quyết định và thông báo cho người tổ chức nắm rõ.

Bên cạnh đó, thời gian diễn ra hội nghị khách hàng công ty ngắn hay dài còn là yếu tố quyết định đến số lượng, thời lượng của các hạng mục diễn ra trong sự kiện sắp tổ chức.

Địa điểm tổ chức cần được chọn lựa kỹ càng để đủ lớn so với quy mô chương trình, có đủ không gian cho số lượng khách mời kèm nhân viên công ty, và phải có vị trí trung tâm, thuận tiện để đảm bảo càng nhiều khách mời tham dự được càng tốt.

Những địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng tại công ty được ưa chuộng có thể kể đến là các phòng họp, hội trường, phòng hội nghị, hoặc sảnh lớn của công ty. Những địa điểm này không chỉ đảm bảo cơ sở vật chất tiện nghi mà còn đủ không gian để mọi người giao lưu, sinh hoạt, vui chơi trong sự kiện.

2.Checklist công việc cần làm tổ chức hội nghị khách hàng

Sau khi đã có đầy đủ các thông tin và ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng của công ty, việc tiếp theo ban tổ chức cần làm chính là liệt kê danh sách những công việc cần làm để tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty kì này.

Tùy vào mục đích của sự kiện và quy mô đặt ra mà những công việc cần làm sẽ nhiều hay ít. Việc liệt kê danh sách này sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện dễ dàng hơn trong việc phân công, quản lý và đánh giá tiến độ thực hiện, tránh sai sót trong khâu nào đó.

Đồng thời, dựa vào checklist phân công công việc, các thành viên trong ban tổ chức dễ nắm được nhiệm vụ của mình hơn, cũng như dễ dàng chủ động liên hệ, hỗ trợ giữa các bộ phận với nhau hơn mà không cần thông qua người đứng đầu.

Mẫu checklist công việc tổ chức hội nghị khách hàng cơ bản:

3. [Dowload] mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty, doanh nghiệp

Với những bước chuẩn bị và checklist công việc cần làm trong sự kiện hội nghị khách hàng cuối năm, bạn có thể lên được mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết, đầy đủ. để lên được mẫu kịch bản tổ chức hội nghị, bạn chỉ cần liệt kê những hạng mục tổ chức, thêm thời gian thực hiện, nhân sự điều phối cụ thể vào là xong.

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức hội nghị cuối năm cho công ty

Download mẫu DPF dự phòng tại đây

Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị trên chỉ mang tính chất tham khảo, tùy vào quy mô tổ chức, mục đích mà sự kiện đặt ra, công ty sẽ có những thay đổi trong hạng mục tổ chức sao cho phù hợp nhất nhé! Trái Cây Vuông Tròn xin chúc công ty bạn có một sự kiện hội nghị khách hàng thật thành công, ấn tượng. Liên hệ đặt dịch vụ tiệc ngọt tiếp khách trong hội nghị khách hàng, đừng quên liên hệ hotline 0981 823 228 để được tư vấn, báo giá nhanh nhất,