Tiệc khai trương là gì?Hướng dẫn tổ chức bữa tiệc khai trương đầy ý nghĩa

06-06-2018 1303
Mục lục

Tổ chức một buổi tiệc khai trương suông sẻ và chu đáo đóng vai trò cực kì quan trọng đối với một tổ chức, doanh nghiệp trước khi bước vào hoạt động chính thức.

Bạn sắp sửa tổ chức một buổi tiệc khai trương nhưng vẫn đang hoang mang vì không hình dung được quy trình chuẩn bị cho tiệc? Bạn băn khoăn liệu nên setup tiệc khai trương như thế nào để vừa sang trọng vừa đơn giản, tiết kiệm chi phí? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời tất cả.

**Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn khai trương cửa hàng từ a đến z cho người mới

1.Vai trò và tầm quan trọng của tiệc khai trương

Tiệc khai trương là buổi tiệc được tổ chức trong lễ khai trương các cửa hàng, chi nhánh, doanh nghiệp mới,... nhằm tiếp đãi khách khứa đến chúc mừng.

Vì vậy tiệc khai trương không chỉ giúp bạn thể hiện thiện ý với khách mời, đối tác, bạn bè,... mà còn là bước khởi đầu quan trọng, quyết định ấn tượng của những người xung quanh đối với doanh nghiệp, tổ chức của bạn.

Một buổi tiệc cẩu thả, quá qua loa và tùy tiện sẽ khiến khách mời thấy được sự thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp của bạn, khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp tổ chức của bạn cũng không nhận được sự đánh giá cao từ mọi người.

Tầm quan trọng của tiệc ngọt khai trương

Sự kiện khai trương là gì? Đây chính là thời khắc đánh dấu sự ra đời, bắt đầu hoạt động chính thức của doanh nghiệp và vì thế nó có một ý nghĩa vô cùng quan trọng cho đơn vị. Đây cũng là sự kiện đánh dấu mốc quan trọng cho sự khởi đầu mời, một con đường mới.

- Tiệc ngọt giúp khách mời thoải mái, ấn tượng với buổi lễ khai trương

Không khí buổi lễ khai trương trang nghiêm, lịch sự đôi khi hơi khô khan. Thời gian diễn ra bữa tiệc ngọt chính là lúc giúp mọi người tham dự có thể thoải mái trò chuyện, cười nói, trao đổi thông tin,… Chính vì thế, khách mời sẽ cảm thấy vui vẻ, thân thiện.

Bên cạnh đó, việc tổ chức bữa tiệc ngọt chu đáo, ngon và hấp dẫn cũng sẽ đem tới cho các vị khách mời sự thỏa mãn vì bản thân họ được coi trọng. Dù thời gian diễn ra bữa tiệc ngọt không quá dài nhưng cũng đủ gây ấn tượng với các khách mời để họ dễ dàng gợi nhớ về đơn vị.

- Tiệc ngọt khai trương đưa hình ảnh của đơn vị bay xa trên mạng xã hội

Ngày lễ khai trương là sự kiện có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Bữa tiệc ngọt được tổ chức trong ngày này cũng góp phần không nhỏ đem thương hiệu của bạn bay xa trên mạng xã hội.

Không gian của bữa tiệc ngọt khai trương vô cùng lung linh và bắt mắt. Điều này sẽ khiến khách mời khó cưỡng được sở thích ghi lại dấu ấn đó là selfie.

Hàng loại những bức ảnh được đăng tải với những dòng chú thích thú vị, đặc biệt,...sẽ giúp đem thương hiệu, tên tuổi đơn vị của bạn đi xa hơn, được nhiều người biết tới hơn qua các ưng dụng Facebook, Zalo, Twitter,...

Những món trái cây, bánh ngọt được bày trí vô cùng bắt mắt sẽ khiến cho khách mời không thể chần chờ, rút ngay điện thoại chụp và đăng để ghi nhắc lại,… Chỉ đơn giản như thế thì vị trí, tên của đơn vị tổ chức tiệc có thể đã được đánh dấu trên mạng xã hội rồi.

**Xem thêm: Top 5 chiến lược quảng bá lễ khai trương hiệu quả nhất hiện nay

Tiệc khai trương quyết định rất nhiều đối với doanh nghiệp, tổ chức của bạn.

Tiệc khai trương quyết định rất nhiều đối với doanh nghiệp, tổ chức của bạn.

**Xem thêm: Dịch vụ khai trương cửa hàng trọn gói - uy tín TPHCM

2.Nên tổ chức tiệc khai trương như thế nào?

Tiệc khai trương không cần phải là buổi tiệc quá long trong, bạn có thể tổ chức tiệc theo hình thức tiệc ngọt, tiệc nhẹ, tiệc đứng... để tiếp đãi khách khứa.

Nên tạo ra một buổi tiệc thoải mái để mọi người có thể vừa tận hưởng tiệc vừa trò chuyện, làm quen với nhau, tạo điều kiện để mở rộng các mối quan hệ, có cơ hội hợp tác, giúp đỡ nhau trong công việc.

Khai trương là một sự kiện khá đặc biệt yêu cầu bạn cần tổ chức một buổi tiệc để tiếp đón khách khứa đến dự, chúc mừng. Tuy nhiên, hầu hết các buổi tiệc khai trương đều không yêu cầu quá long trọng và hoành tráng, bạn chỉ cần tổ chức tiệc đơn giản, lịch sự để khiến khách khứa cảm thấy thoải mái hơn.

Tiệc khai trương phòng tập

Tiệc khai trương được tổ chức để đón khách

**Xem thêm: Khai trương công ty là gì?Hướng dẫn tổ chức khai trương công ty hoành tráng mà tiết kiệm

Chính vì lý do này mà tổ chức tiệc ngọt, tiệc trà teabreak luôn là lựa chọn hàng đầu được đông đảo mọi người lựa chọn trong các dịp khai trương.

Kiểu tiệc ngọt này có thực đơn chính gồm các món tráng miệng đơn giản như bánh và trái cây, kết hợp với đồ uống nhẹ (rượu vang, nước ngọt, nước ép, trà, cà phê,...). Không cần quá cầu kì và công kỉ chính là ưu điểm lớn nhất của kiểu tiệc này.

**Tham khảo: Làm sao tổ chức khai trương gây tiếng vang?

3.Cách setup tiệc khai trương sang trọng nhưng đơn giản

Dưới đây là một số mẹo setup tiệc khai trương sang trọng nhưng đơn giản mà bạn có thể tham khảo:

Lựa chọn không gian tổ chức tiệc ngọt

Tiệc ngọt khai trương thường diễn ra vào thời điểm giải lao của sự kiện hoặc sau khi hoàn tất toàn bộ hoạt động khai trương. Dù ở thời điểm nào, khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc bạn cũng cần lưu ý chọn nơi gần với nơi diễn ra sự kiện chính, để khách khứa có thể đi lại dễ dàng.

Tiệc ngọt khai trương thường là kiểu tiệc đứng, khách khứa đi lại trò chuyện thân mật với nhau nên bạn cần lưu ý chọn không gian tổ chức thoáng đãng, rộng rãi, không bị ngột ngạt khó chịu và có thể chứa được đủ số lượng khách mời.

Decor cửa hàng phù hợp

Khai trương là hoạt động có tính chất rất quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu của doanh nghiệp và là ấn tượng đầu của mọi người với cửa hàng của bạn. Vì vậy, không thể trang trí tiệc ngọt khai trương quá đơn giản. Không đòi hỏi bạn phải trang hoàng quá lộng lẫy, nhưng hãy chú ý các tiểu tiết, nên có thêm hoa tươi, đèn, băng rôn,... để trang trí.

Lựa chọn màu sắc tươi tắn, mang lại cảm giác thoải mái. Sắp xếp bàn ghế tốt nhất để tận dụng được không gian, giúp khách khứa có thể tiện di chuyển hơn trong bữa tiệc.

- Lên danh sách khách mời và kinh phí cụ thể cho buổi tiệc ngọt khai trương

Hãy lên trước danh sách khách mời. Không nên mời quá nhiều người không liên quan, chỉ cần mời những ai bạn cho là quan trọng và có liên quan tới cửa hàng. Việc lên trước danh sách khách mời sẽ giúp bạn dự kiến được số lượng người tham gia, từ đó dự trù được kinh phí phù hợp cho tiệc.

Trang trí tiệc phù hợp

Trang trí tiệc là bước không thể thiếu trong bất kì bữa tiệc nào. Tuy nhiên, nên nhớ rằng tiệc ngọt khai trương không phải là một bữa tiệc quá cầu kỳ, vậy nên khi decor tiệc, bạn có thể trang trí đơn giản, nhẹ nhàng sao cho ấm cúng, thoải mái, lịch sự,... Nên tập trung sử dụng kinh phí cho phần thực đơn hơn.

Là đơn vị chuyên cung cấp trái cây tươi văn phòng; bánh (ngọt, mặn,...) phục vụ các loại tiệc; các món nước ép, sinh tố,... chất lượng cao từ trái cây, Trái Cây Vuông Tròn tự hào là địa chỉ nơi bạn có thể tin tưởng lựa chọn để tổ chức các sự kiện tiệc ngọt tốt nhất.

Tham khảo: Top 10 vật dụng trang trí lễ khai trương đơn giản

Bám sát kinh phí

Hãy hoạch định mọi thứ dựa trên kinh phí bạn có. Sử dụng kinh phí phù hợp, cân bằng từng khoản, tránh tình trạng “chỗ thừa, nơi hụt”. Việc bám sát kinh phí cũng giúp bạn tiết kiệm và biết cách điều chỉnh thích hợp hơn khi chuẩn bị cho bữa tiệc.

Lên menu “chuẩn”

Menu được xem là phần quan trọng nhất trong các buổi tiệc ngọt khai trương. Hãy lên một menu chuẩn dựa trên kinh phí và số lượng khách tham gia tiệc. Tránh đặt món thừa hay thiếu hụt, gây ảnh hưởng khi tiệc diễn ra. Khi lựa chọn món, bạn cũng cần ưu tiên lựa chọn những món chất lượng, ngon và phù hợp với tiệc ngọt.

Menu đồ ngọt phù hợp

Yếu tố quan trọng nhất của các buổi tiệc ngọt đó là menu thức ăn “ngọt” được đãi trong tiệc ngọt khai trương. Nhìn chung, bạn có thể lựa chọn nhiều loại bánh trái, đồ uống khác nhau để đưa vào menu, nhưng cơ bản nên đáp ứng những tiêu chí sau:

- Lựa chọn dựa trên kinh phí bạn có và số lượng khách mời

- Nên ưu tiên chất lượng thay vì số lượng (chọn ít món nhưng ngon và hấp dẫn thật sự)

- Bánh và trái cây được trình bày vệ sinh và đẹp mắt kèm các khay, đĩa,... để khách tiện thưởng thức

-Nếu bạn muốn đẹp hơn nữa hãy lưu ý sử dụng thêm các dụng cụ decor như:khay bánh cupcake,tháp bánh cupcake,kệ để bánh cupcake 3 tầng,tháp đựng bánh inox,dụng cụ decor trang trí bánh cupcake.

Khai trương spa

***Xem thêm: Menu tiệc nhẹ cho buổi khai trương

- Lên menu cho tiệc ngọt khai trương

Đây là bước cực kỳ quan trọng vì món chính của tiệc chỉ gồm các loại thức ăn, đồ uống nhẹ, tráng miệng như bánh, trái cây,... Với sự giới hạn món như trên, để lên được một menu tiệc chất lượng, đa dạng, không gây ngán cho khách mà vẫn phù hợp với kinh phí là không hề dễ.

Khi lên menu tiệc ngọt khai trương, lưu ý: luôn dựa trên kinh phí và số lượng khách mời; Không cần chọn quá nhiều món, hãy lựa chọn số món phù hợp nhưng ngon, chất lượng; Cân bằng giữa số món bánh ngọt - mặn, trái cây - bánh,... để tránh gây ngán; Lựa chọn đồ uống hợp với món ăn;...

Ngoài ra, hãy thử tham khảo và nhận sự hỗ trợ từ đơn vị tổ chức tiệc chuyên nghiệp hoặc những ai có kinh nghiệm tổ chức tiệc ngọt khai trương để hiểu rõ hơn cách setup tiệc hiệu quả.

Set up món và phục vụ

Bày biện các món ăn và đồ uống thẩm mỹ, vệ sinh, khoa học và thuận tiện cho khách mời thưởng thức. Luôn bố trí đủ phục vụ túc trực để phục vụ chu đáo và giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh trong lúc tiệc diễn ra.

Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc chuyên nghiệp

Cách để có thể chuẩn bị được một bữa tiệc khai trương tốt nhất và hoàn chỉnh nhất đó là sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc của các đơn vị chuyên nghiệp.

Ngày nay, các loại hình dịch vụ setup tiệc tận nơi cực kì nhiều, chỉ cần một cú điện thoại, bạn sẽ được tư vấn và hỗ trợ toàn bộ, tận nơi trong quá trình tổ chức tiệc khai trương. Tuy nhiên, không phải đơn vị dịch vụ nào cũng thật sự uy tín và đáng tin.

Bạn cần cân nhắc và lựa chọn kĩ lưỡng, tránh những nơi có dịch vụ kém, cung ứng bánh trái kém chất lượng, “chặt chém” khách hàng...

Tham khảo: Top 7 Dịch vụ khai trương không nên bỏ qua tại TPHCM(update 2020)

4.Một số lưu ý khi tổ chức tiệc ngọt khai trương

- Lên kế hoạch và vạch cụ thể từng việc phải làm, sau đó hoàn thành từng bước một

- Khâu trang trí tiệc cực kì quan trọng, hãy dựa trên tính chất sự kiện, khách mời,... để trang trí buổi tiệc ngọt khai trương và bày biện món ăn cho phù hợp (sang trọng, đơn giản, tinh tế,...)

- Trong buổi tiệc, bạn nên bố trí phục vụ sẵn sàng để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, hiệu quả

- Để tạo ra không khí đầm ấm, gần gũi, thư giãn giữa mọi người, nên mở các bản nhạc ballad nhẹ nhàng, nhạc không lời trong bữa tiệc.

- Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức tiệc ngọt, hãy tham khảo từ những ai đã từng làm việc này hoặc sử dụng dịch vụ set up tiệc ngọt trọn gói của các công ty, đơn vị chuyên tổ chức sự kiện.

- Lựa chọn âm nhạc hợp với tiệc ngọt

Âm nhạc là một phần quan trọng trong tiệc, hãy chọn loại nhạc nhẹ nhàng, không lời,... để vừa giúp khách khứa thư giản thoải mái vừa tránh gây ồn ào trong bữa tiệc.

- Setup theo kinh phí

Hãy luôn chú ý hoạch định mọi thứ dựa trên kinh phí bạn có thể chi cho bữa tiệc, tránh tình trạng thâm hụt kinh phí, khiến chất lượng bữa tiệc bị giảm sút. Kiểm soát được mức kinh phí tiệc cũng giúp bạn chủ động hơn trong việc setup tiệc.

- Một số lưu ý nhỏ

Món ăn cần được bố trí trên khay, kèm them thìa, muỗng,... cần thiết để khách có thể chủ động và dễ dàng thưởng thức. Cần đảm bảo yếu tố vệ sinh, thẩm mỹ,... khi bày trí món ăn trong tiệc.

Nên chọn đơn vị setup tiệc uy tín và chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng các món ăn cũng như toàn bộ bữa tiệc.

Tham khảo: Hướng dẫn lựa chọn trái cây cúng khai trương đơn giản

5.Khi tổ chức tiệc khai trương cần tránh những gì?

a. Tiệc khai trương cần tránh quá đơn giản hoặc quá phô trương

Bữa tiệc khai trương chính là địp đưa ra hình ảnh của doanh nghiệp đến với đối tác và khách hàng. Chính vì vậy, chắc chắn không thể quá đơn giản cho bữa tiệc và cũng không nên quá phô trương để tránh lãng phí không cần thiết. Các bạn có thể lựa chọn những món ăn nhẹ là trái cây, bánh ( mặn, ngọt...) để tiếp đãi khách.

Ngoài ra còn có những món như món khai vị, món chính, món tráng miệng,… tất cả các món ăn các bạn hãy chú ý chọn không cần cầu kỳ, nhưng vấn phải giữ được sự lịch sự và ngon miệng, bắt mắt.

b. Tránh tổ chức tiệc khai trương sớm quá hoặc muộn quá

Thời gian nhập tiệc khai trương cũng rất quan trọng, nếu bạn nhập tiệc quá sớm thì chương trình và những hoạt động về buổi lễ khai trương của bạn lại quá ít, khiến không khí của buổi lễ khai trương bị giảm đi khá nhiều.

Ngược lại, nếu bạn nhập tiệc quá muộn, bạn sẽ rất dễ bị “mất lòng” khách đấy. Nhập tiệc muộn chắc chắn sẽ làm cho những vị khách của bạn thấy khó chịu vì đói và làm cho buổi lễ khai trương trở lên nhàm chán.

c. Tránh sử dụng những món ăn lạ và những món đặc trưng vùng miền

Nếu trong tiệc khai trương của bạn sử dụng những món ăn lạ và đặc trưng vùng miền thì có thể hầu hết những khách mời của bạn có thể không ăn được.

Điều này khiến cho khách mời của bạn khó chịu bởi có nhiều món không ăn được, sau một buổi khai trương kéo dài vài tiếng đồng hồ lại không ăn được gì thì chắc chắn sẽ sẽ làm phật ý họ đấy!

Khai trương văn phòng

Hạn chế những sai sót để có được một bữa tiệc khai trương hoàn hảo

**Xem thêm: Tổ chức tiệc khai trương đơn giản cho cửa hàng quần áo thời trang,spa,salon tóc....

d. Tránh lựa chọn đồ uống không phù hợp với đối tượng khách mời

Buổi khai trương là một buổi lễ long trọng, các bạn lại lựa chọn đồ uống là bia, hay nước ngọt thì chắc chắn là không phù hợp. Loại đồ uống chuẩn nhất trong tiệc khai trương chính là sampanh. Vừa lịch sự, vừa làm khách mời của bạn thấy được sự hiểu biết của bạn.

e. Tránh sử dụng quá nhiều hoặc quá ít đồ ăn

Nhiều đồ ăn, đồ uống thì lãng phí. Ít quá thì lại tạo sự khó chịu cho khách mời. Các bạn hãy tính toán lượng khách mời và lên chuẩn số lượng bàn tiệc để có thể đặt chuẩn số lượng thực phẩm và đồ uống bạn nhé.

Với nhiều kinh nghiệm setup tiệc khai trương Vuông Tròn nhận thấy hầu hết khách hàng tới ăn uống nhẹ và chúc mừng nên mọi người hãy chuẩn bị những món ăn nhỏ nhỏ xinh xinh nhưng cực ngon nhé

Tất cả những điều lưu ý về tổ chức tiệc khai trương trên đây đã phần nào giúp cho bạn có được buổi khai trương thành công mỹ mãn.

6.Thực đơn tiệc ngọt khai trương đơn giản cho công ty nhỏ

Tiệc ngọt cho buổi khai trương của công ty nhỏ không cần quá cầu kỳ, sang trọng. Bạn hãy chuẩn bị thực đơn linh hoạt và vừa đủ nhưng vẫn đem lại sự ấm áp, thoải mái cho khách mời.

Trái cây Vuông Tròn có kinh nghiệm nhiều năm thực hiện tổ chức sự kiện, tổ chức tiệc ngọt cho nhiều đơn vị sẽ chia sẻ cho bạn thực đơn tiệc ngọt khai trương đơn giản cho công ty nhỏ. Thông thường, bữa tiệc ngọt của ngày khai trương sẽ có thực đơn:

- Bánh ngọt

Bánh ngọt là phần không thể thiếu trong tiệc ngọt hay tiệc trà. Có rất nhiều loại bánh ngọt, hương vị, kiểu dáng, màu sắc và giá thành khác nhau mà bạn có thể lựa chọn. Với công ty nhỏ thì bạn nên tìm những loại bánh đơn giản, giá thành phải chăng như bánh quy, bánh su kem, bánh nướng, bánh phủ kem,...

- Trái cây

Để bữa tiệc ngọt thêm đầy đủ và có được hương vị thơm ngon thì không thể thiếu các loại trái cây. Tùy vào sở thích, khả năng cũng như nhu cầu của đơn vị mà bạn có thể lựa chọn các loại trái cây khác nhau.

Để đảm bảo được độ tươi ngon, mức độ an toàn thì bạn nên chọn trái cây theo mùa. Một số loại trái cây thường được lựa chọn cho tiệc khai trương công ty nhỏ như: dưa hấu, dứa, táo, lê, nho, ổi, xoài,...

- Nước uống

Có rất nhiều loại nước uống đa dạng để bạn có thể thêm vào thực đơn của tiệc khai trương công ty nhỏ. Cà phê, nước coctail, trà,… đều có thể được lựa chọn. Nhiều đơn vị sử dụng nước trái cây, sinh tố, nước ép hay các loại nước hoa quả lên men để phục vụ khách mời.

Một số đơn vị sử dụng nước ngọt đóng sẵn chai làm đồ uống như coca, nước ép đóng chai sẵn, trà chanh,...

7..Dịch vụ tổ chức tiệc khai trương chất lượng tại Tp. Hồ Chí Minh

Để tổ chức một buổi tiệc khai trương hoàn chỉnh và chu đáo không phải là điều đơn giản. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, cách tốt nhất đó là sử dụng dịch vụ set up tiệc khai trương trọn gói.

Tại Tp. Hồ Chí Minh, không khó để tìm được một đơn vị tổ chức tiệc khai trương, tuy nhiên nếu muốn tìm kiếm dịch vụ tổ chức tiệc khai trương uy tín, chất lượng thì không nên bỏ qua Trái Cây Vuông Tròn.

Tiệc khai trương cửa hàng

Trái Cây Vuông Tròn là đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc khai trương hàng đầu hiện nay.

8.Tại sao nên lựa chọn Trái Cây Vuông Tròn?

- Trái Cây Vuông Tròn là đơn vị lâu năm và có tiếng tại Tp. Hồ Chí Minh chuyên cung cấp bánh và trái cây cho văn phòng và để setup các kiểu tiệc (teabreak, tiệc khai trương, buffet ngọt,...), có ưu điểm:

- Thực đơn tiệc đa dạng: Ngoài các loại trái cây tươi và các món được chế biến từ trái cây (nước ép, sinh tố, trái cây dầm,...), Vuông Tròn còn cung cấp thực đơn bánh cho tiệc khai trương với hơn 20 loại bánh, từ bánh ngọt, bánh mặn, bánh Âu, bánh Á,...

- Cam kết chất lượng: Trái cây được nhập từ địa chỉ uy tín, có xuất xứ rõ ràng, luôn được chọn lọc tỉ mỉ để giữ trọn vị tươi ngon. Bánh được làm chuẩn homemade, luôn tươi mới, sử dụng nguyên liệu an toàn, hương vị chuẩn đậm đà.

- Hỗ trợ tư vấn tận tình cho khách hàng: Nhân viên luôn túc trực để tư vấn nhanh nhất cho khách hàng có nhu cầu tổ chức tiệc khai trương.

- Dịch vụ setup tiệc tận nơi chu đáo: Trái cây và bánh được setup chuyên nghiệp, đẹp mắt, được giao hàng tận nơi kèm nhiều dịch vụ ưu đãi hấp dẫn cho các đơn hàng lớn.

- Chuyên nghiệp, uy tín: Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn, cam kết chịu trách nhiệm với khách hàng nếu phát hiện dịch vụ thiếu sót, kém chất lượng.

Tham khảo một số dịch vụ của Vuông Tròn:

Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?