SiteCheck tiệc sự kiện là gì? Những điều cần biết khi thực hiện?

SiteCheck là gì? Làm thế nào để thực hiện SiteCheck trong sự kiện hiệu quả? Cùng Vuông Tròn bỏ túi những tips sau đây nhé

1. SiteCheck là gì?

Sitecheck event là một bước khảo sát, đo đạc hiện trường trước một sự kiện, bữa tiệc. Vì địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện. Do đó, sau khi đã thống nhất địa điểm tổ chức bạn cần phải tận mắt kiểm tra nơi tổ chức sự kiện.

Site-check góp phần tạo nên thành công cho buổi tiệc

Việc này giúp bạn tránh được những sơ suất phát sinh xảy ra trong quá trình thực hiện và diễn ra buổi tiệc. Thí dụ như lối vận chuyển quá nhỏ, bãi đậu xe của khách mời không đủ đáp ứng mà gây ách tắc giao thông,… Đó là những sự cố hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu bạn đã sitecheck địa điểm trước để kiểm tra và có hướng giải quyết kịp thời.

2. Những yếu tố cần chú ý cần lưu ý khi Sitecheck là gì?

Lợi ích sitecheck sự kiện là chủ hoặc đơn vị tổ chức có thể đưa ra phương án tối ưu nhất và chuẩn bị chu đáo cho buổi sự kiện. Tuy nhiên, một số yếu tố khi Sitecheck event mà bạn cần lưu ý

2.1. Không gian tổ chức

Yếu tố mà các bạn không nên bỏ qua khi Sitecheck là gì? Chính là không gian tổ chức sự kiện.

Để có một địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất thì cần khảo sát nơi tổ chức sự kiện để xem xét kỹ các yếu tố như: Phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, phù hợp với quy mô của sự kiện, có vị trí thích hợp, có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo có lỗi vào, lối thoát, các khu chức năng phù hợp, đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác,…

Site-check để chọn được không gian phù hợp

Trước tiên, bạn nên ước lượng xem số lượng khách mời tham gia vào buổi sự kiện là bao nhiêu, nhiều hay ít, quy mô lớn hay nhỏ để đảm bảo không gian thoải mái cho khách mời

Lưu ý là không nên “nhét” số lượng người quá lớn vào một nơi có diện tích nhỏ, điều này gây khó chịu và ngột ngạt cho khách mời. Đồng thời cũng không nên chọn những không gian quá lớn với số lượng khách ít, dễ mang đến bầu không khí nhạt nhẽo cho buổi tiệc.

Đặc biệt là đối với các bạn có dự định tổ chức sự kiện ngoài trời, thì hãy chuẩn bị một phương án khác để dự phòng thời tiết không chiều lòng bạn.

2.1.1. Ngoài trời

Nếu địa điểm ngoài trời, bạn cần xem xét bốn bề địa điểm có điểm tựa không, nơi cung cấp điện nước ở đâu, có chỗ trú mưa tránh nắng không vì thời tiết sẽ ảnh hưởng nhiều đến chi phí tổ chức và cách set up. Theo các tiêu chí kỹ thuật bên dưới

• Hướng nắng, hướng gió, nhiệt độ, độ ẩm ngày tổ chức và các ngày set up

• Có khói bụi, tiếng ồn… ảnh hưởng không

• Có bị vướng chiều cao không (dây điện, cây cối…)

• Mặt đất có ổn định không

• Khảo sát tuyến đường di chuyển của khách và lựa chọn tuyến đường chính

• Các ngã ba hoặc ngã tư đến nơi tổ chức

Địa điểm tổ chức ngoài trời nên site-check để đảm bảo

• Số lượng cây cối, cột đèn, cột điện…

• Dân cư sống xung quanh

• Nơi thu gom rác

• Các tiện ích dùng cho sự kiện cách bao xa và phương án di chuyển, sử dụng

• Các loại giấy phép

• Các phương án tổ chức hợp pháp tại vị trí tổ chức

2.1.2. Trong nhà

Địa điểm tổ chức sự kiện trong hội trường bạn cần chú ý đến một vài chi tiết bên dưới:

• Nguồn điện sử dụng, vật tư được đem vào

• Yêu cầu về nhân sự và bảo hộ lao động

• Yêu cầu về tổ chức sự kiện (chống cháy nổ, khói lửa…)

Yếu tố cần lưu ý khi site-check trong nhà?

• Không gian tổ chức và các tiện ích (diện tích, chiều cao trần, các hạng mục ảnh hưởng trang trí như cột nhà, đèn trong phòng…)

• Thang vận chuyển

• Thời gian set up

• Vị trí sự kiện so với vị trí của khách mời tham dự (ưu tiên gần và thuận tiện di chuyển)

2.2. Nhân sự phục vụ

Yếu tố không kém phần quan trọng khi Sitecheck là gì? Nếu sự kiện của bạn có tính sang trọng, yêu cầu tổ chức đạt chuẩn trong các khâu thì tác phong phục vụ, những người tư vấn và giám sát của đội ngũ nhân viên cũng là nhân tố quyết định đến chất lượng tổ chức sự kiện cho bạn.

Nhân sự phục vụ giúp tăng thiện cảm của khách mời với buổi tiệc

Bởi những nhân viên có tác phong tốt, chuyên nghiệp, hiệu quả thì sẽ mang lại sự thoải mái, hài lòng của các quan khách tham dự sự kiện. Từ đó, họ sẽ có được thiện cảm đối với sự kiện của bạn. Đồng thời, đội ngũ nhân viên cũng góp phần khiến cho không gian tiệc trở nên thu hút, đảm bảo được sự chỉn chu cần thiết nhất.

2.3. Trang trí tiệc

Trang trí cho bữa tiệc cũng là vấn đề cần lưu tâm khi đi khảo sát nơi tổ chức sự kiện. Mỗi không gian và vị trí tổ chức sẽ phù hợp với cách trang trí và setup khác nhau. Ví dụ như không gian nhỏ gọn có thể chọn cách chia nhỏ bàn tiệc để tối ưu diện tích.

Site-check để xác định cách trang trí thích hợp

Đồng thời, những địa điểm không có thang vận chuyển hoặc khu vực hậu cần quá nhỏ thì các vật dụng trang trí nên đơn giản, nhẹ, dễ vận chuyển.

** Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức Finger Food

Với những chia sẻ chi tiết ở trên, Vuông Tròn tin rằng đã giải đáp được những thắc mắc xoay quanh "Sitecheck là gì" và nên chú ý những điều gì khi khảo sát nơi tổ chức sự kiện cho đơn vị của mình, đừng quá lo lắng nhé!