Hướng dẫn tổ chức chương trình tri ân khách hàng đơn giản, tiết kiệm

Tri ân khách hàng là dịp để công ty gửi tặng các ưu đãi có giá trị cho khách hàng thân thiết, đồng thời đưa ra những chiếc lược mới để thu hút thêm khách hàng tiềm năng. Do đó, sự kiện này rất cần công ty tổ chức thành bữa tiệc kết nối trọn vẹn, ý nghĩa.

Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có ngân sách còn nhiều hạn chế, làm sao để tổ chức chương trình tri ân khách hàng đơn giản tiết kiệm mà vẫn tạo ấn tượng và thu hút khách hàng là điều không hề đơn giản.

Trái Cây Vuông Tròn sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề nan giản theo các bước dưới đây nhé!

1. Các bước tổ chức chương trình tri ân khách hàng đơn giản và tiết kiệm

• Lên danh sách khách mời

Để tổ chức chương trình tri ân khách hàng thành công, việc đầu tiên bạn cần làm là lên danh sách khách mời. Đây là bước khá quan trọng giúp bạn chủ động và kiểm soát được quy mô của chương trình.

Đối với chương trình tri ân theo hình thức tiết kiệm và đơn giản, bạn nên lên kế hoạch rà soát thống kế chi tiết danh sách khách hàng, từ đó lên danh sách khách mời dựa trên những thông tin có sẵn.

Bạn chỉ nên mời những khách hàng thật sự đặc biệt quan trọng và cần thiết. Việc xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết giúp bạn có kế hoạch đón tiếp chu đáo và tiết kiệm thời gian.

Sau khi đã có danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi email, thư mời thông báo đến khách hàng và thời gian tổ chức. Bạn cũng nên lựa chọn thiệp có thiết kế đơn giản, lịch sự.

Chọn lọc khách mời đặc biệt quan trọng

• Thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện tri ân phải đảm bảo phù hợp với lịch trình hoạt động của doanh nghiệp. Để tổ chức tri ân diễn ra thuận lợi bạn nên chọn thời gian cuối tuần, lúc mọi người đều có thời gian rảnh, hoặc tổ chức trực tiếp tại văn phòng công ty hay nhà riêng nhằm tiết kiệm chi phí.

Địa điểm tổ chức lễ tri ân khách hàng phải đảm bảo dễ tìm kiếm thuận tiện giao thông và có chỗ đỗ xe. Bạn nên chọn khoảng thời gian hợp lý, phù hợp với nhiều đối tượng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả khách mời điều có thể đến tham gia, để góp phần tạo nên sự thành công của chương trình.

Lựa chọn thời gian địa điểm tổ chức

• Lên ý tưởng và kịch bản chương trình

Tổ chức chương trình tri ân khách hàng cần lên ý tưởng và kịch bản sẵn. Bạn cần xây dựng kịch bản sát với mục đích hướng tới chủ để tri ân đơn giản và tiết kiệm tránh quá nhiều hạng mục gây mất thời gian và công tác tổ chức.

Việc lên ý tưởng và kịch bản không chỉ giúp hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi nhất mà còn góp phần thu hút khách hàng ở lại với sự kiện đến phút cuối, đồng thời giúp bạn tính toán các hạng mục, tối ưu chi phí.

Để chương trình tri ân tiết kiệm và đơn giản ý tưởng kịch bản bạn nên phân bổ cho các thành viên trong công ty tự làm, tận dụng những món đồ có sẵn thay vì thuê mướn bên ngoài phát sinh thêm chi phí không đáng có như: Âm thanh, hình ảnh, loa, bàn ghế hội trường, Camera, văn nghệ, người dẫn chương trình….

Ngoài ra, khi lên ý tưởng thực đơn cho chương trình tri ân khách hàng, bạn nên lựa chọn tiệc ngọt trang trí đơn giản nhưng vẫn đảm bảo sự sang trọng, thẩm mỹ. Hãy lựa chọn thực đơn tiết kiệm nhưng vẫn đặc sắc, hấp dẫn, như tiệc nhẹ, tiệc ngọt, tiệc nội bộ.

Thay vì lựa chọn những món mặn tốn kém, bạn nên mua lẻ bánh ngọt, trái cây, dĩa nhựa, ly giấy,... bên ngoài sau đó tự setup, trang trí. Hoặc liên hệ những nơi chuyên cung cấp tiệc teabreak, tiệc ngọt giá rẻ nhưng chất lượng bên ngoài giúp tiết kiệm tối ưu nguồn ngân sách.

Lựa chọn thực đơn sao cho phù hợp

Tuy nhiên, bạn cũng không vì quá tiết kiệm mà làm cho chương trình thiếu sự sáng tạo cũng như phục vụ không được chu đáo khiến khách hàng cảm thấy khó chịu không hài lòng, chỉ nên chú trọng tập trung vào những hạng mục thực sự cần thiết và quan trọng giúp cho buổi lễ tri ân thành công và hiệu quả.

• Kiểm tra lần cuối trước khi chương trình tri ân diễn ra

Sau khi mọi thứ đã được lên kế hoạch cụ thể rõ ràng, bước kế tiếp bạn cần thiết lập lại hệ thống 1 lần nữa, rà soát tất cả các công việc một cách chi tiết cụ thể trên từng hạng mục bằng viết note lại ra giấy hoặc phác thảo công văn.

Sau đó cùng những thành viên trong nhóm phụ trách kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận, công đoạn kiểm tra này giúp bạn kiểm soát hiệu quả và tối ưu chương trình tri ân, bỏ bớt một số tiết mục không thật sự cần thiết để tiết kiệm chi phí.

Kế hoạch tổ chức sau khi thống nhất hãy đưa cho người có phận sự cao nhất là lãnh đạo của bạn kiểm tra và duyệt lại lần cuối. Người kiểm tra chỉ cần căn cứ vào các hạng mục này và tiến hành triển khai. Điều này sẽ giúp người tổ chức tiết kiệm được thời gian cũng như theo dõi kịp tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc, tránh những trường hợp xấu xảy ra cũng như có giải pháp xử lý kịp thời.

• Văn nghệ, quà tặng cho khách hàng

Quà tặng tri ân khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng, không thể bỏ qua khi tổ chức hoạt động tri ân. Vì vậy để chăm sóc khách hàng và giữ chân khách hàng cũ cũng như tạo được niềm tin, sự yêu thích của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn, phần này cần được chuẩn bị chỉn chu, ý nghĩa.

Làm sao để chương trình tặng quà tri ân vừa mang ý nghĩa những vẫn giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được chi phí. Bạn có thể giảm giá trực tiếp trên sản phẩm, quà tặng có thể sử dụng sản phẩm công ty hay voucher hoặc tặng phẩm có giá trị, độc đáo, sang trọng, mang tính hữu dụng cao như: Lịch gỗ, một khung hình, một hộp bút gỗ, ly thủy tinh in logo công ty hoặc quà tặng dinh dưỡng.....

Ngoài ra, chương trình tri ân đi kèm các tiết mục văn nghệ giải trí vui nhộn giúp buổi lễ thêm sinh động và thú vị . Phần văn nghệ không cần quá cầu kỳ hoành tráng, tận dụng văn nghệ “cây nhà lá vườn” do nhân viên công ty chuẩn bị, hay khuyến khích khách mời đăng ký tiết mục của mình hoặc mời những ai có tài năng văn nghệ chung vui cho chương trình thêm phần mới lạ, bất ngờ và tối ưu chi phí.

Quà tặng đơn giản nhưng đầy ý nghĩa

2. Kinh nghiệm tổ chức tri ân đơn giản, tiết kiệm

Ngoài những bước nêu trên Trái Cây Vuông Tròn giúp bạn chia sẻ thêm một vài kinh nghiệm hữu ích giúp bạn tổ chức một chương trình tri ân khách hàng tiết kiệm đơn giản và hiệu quả như:

Chọn lọc khách mời tối đa giúp bạn tiết kiệm được chi phí hạn chế việc mời tràn lan, gây lãng phí. Bên cạnh đó phần quà tặng tri ân cũng nên đơn giản, gần gũi và ý nghĩa nhưng vẫn mang tính hữu dụng thay vì mua bên ngoài bạn có thể tự làm hoặc sản phẩm của chính công ty bạn.

Về phần lựa chọn thực đơn nên chọn thực đơn phù hợp với nhu cầu đại số người dùng không nên setup menu món ăn quá nhiều món ăn lạ, cầu kì, gây bỏ phí, ăn không quen và cảm giác ngán cho người dùng.

Cuối cùng để chương trình tri ân diễn ra thành công và trôi chảy bạn nên lên kế hoạch trước đó một tháng tránh trường hợp “ nước đến chân mới nhảy” và lựa chọn đối tác tổ chức đáng tin cậy uy tín.

Tuy nhiên, bạn đừng nên vì muốn tiết kiệm chi phí mà tự mình ôm hết mọi việc, bởi lẽ việc tự mình chọn dịch vụ, lên kế hoạch, phân công, tổ chức mà chưa đủ kinh nghiệm đôi khi không giúp chi phí tốt hơn và tự tạo sự vất vả cho bản thân.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ góp phần giúp công ty của bạn có một buổi lễ tri ân khách hàng hoành tráng và ấn tượng. Ngoài ra, nếu bạn còn đang chưa biết phải tổ chức tiệc tất niên như thế nào, hãy liên hệ ngay với Vuông Tròn. Vuông Tròn sẽ tư vấn và tổ chức setup cho bạn một bữa tiệc tuyệt vời nhất.