Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty

21-09-2020 115
Mục lục

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty

Sếp đang giao cho bạn nhiệm vụ lên kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty tiết kiệm, hiệu quả? 8 bước triển khai từ a-z dưới đây sẽ giúp ích cho bạn.

Cuối năm là thời điểm chạy nước rút để hoàn thành các mục tiêu công việc. Việc chuẩn bị kế hoạch chương trình tân niên công ty cũng không nằm ngoài sự bận rộn đó. Làm sao để mang đến một bữa tiệc vui tươi mà vẫn tiết kiệm thực sự là điều khó khăn! Trái Cây Vuông Tròn sẽ thay doanh nghiệp gánh lấy một lần nỗi lo về kế hoạch và việc lên một bữa tiệc hoàn hảo.

1.Xác định mua tiêu tổ chức

Tạo sao bạn cần xác định đích tổ chức tiệc tân niên cuối năm? Bởi điều này sẽ định hướng giúp bạn xây dựng nội dung chương trình phù hợp, đạt được hiệu quả như mong muốn. Có khá nhiều mục đích cho bữa tiệc cuối năm, hãy chọn lấy mục đích phù hợp nhất với công ty bạn nhé:

  • Tri ân đến những cán bộ nhân viên của công ty, lời cảm ơn cho những đóng góp, những nỗ lực cống hiến trong suốt thời gian qua.
  • Đưa ra những mục tiêu cho tăng trưởng của doanh nghiệp trong năm mới.
  • Thể hiện sự tri ân đến đối tác, khách hàng. Những người có vai trò to lớn với sự phát triển của công ty.
  • Đơn giản chỉ là vui chơi, giải trí, liên hoan tổng kết ngày cuối năm. Tạo ra một sân chơi thư giãn trước khi năm mới bắt đầu.

Thông thường, với những công ty có quy mô lớn thì sẽ kết hợp tiệc tất niên với truyền thông, quảng bá thương hiệu. văn hóa doanh nghiệp. Nghĩa là thông qua những hoạt động, hạng mục tổ chức của bữa tiệc để tạo sự thu hút, gia tăng niềm tin của khách hàng. Đội ngũ chụp ảnh, quay video sự kiện luôn sẵn sàng làm nhiệm vụ ghi lại những khoảnh khắc đẹp nhất của chương trình và nhờ đăng tải lên phương tiện truyền thông đại chúng.

Riêng với những công ty nhỏ, một bữa tiệc tất niên tri ân ấm cúng luôn được ưu tiên hàng đầu. Sẽ không có những màn “phô trương thanh thế”, nhưng vẫn tạo được dấu ấn đối với mọi khách hàng. Vấn đề mà những công ty này thường quan tâm đó là kinh phí tổ chức, tiệc nhẹ có đáp ứng nhu cầu của khách mời mà thôi.

Do đó, khi lên kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty, bạn cần xác định một cách chính xác mục tiêu tổ chức. Từ đó, đưa ra kịch bản sát sườn, đảm bảo hiệu quả nhất. Đồng thời, tránh những sai lầm hay phát sinh không mong muốn.

2.Thời gian tổ chức tất niên

Tiệc tất niên thường được tổ chức vào ngày cuối tuần của tháng theo dương lịch. Theo âm lịch thì sẽ tổ chức vào ngày cuối tuần sau ngày 15/12 đến trước thời điểm nghỉ tết.Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tổ chức tất niên tại công ty thì sẽ có nhiều phương án mốc thời gian hơn.

Bạn biết đó, dịp cuối năm thường xảy ra tình trạng cháy địa điểm, hầu như các đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức tiệc đã kín chỗ. Thậm chí là những nhà hàng cũng khó nhận thêm khách mời nếu bạn không đặt từ sớm.

Để tránh những sự xáo trộn trong kế hoạch, bạn nên cân nhắc một ngày phù hợp nhất với thời gian của công ty và tất cả mọi người. Chẳng hạn như đó chỉ là một ngày cuối tuần bình thường, một buổi tối khi mọi người tan ca. Mà không cần quá chú trọng phải chính xác là ngày tất niên (ngày cuối của năm cũ).

Để tối giản trong khâu tổ chức, bạn nên đặt tiệc ngọt bên ngoài, sắp xếp một vài buổi tối trong tuần để tập văn nghệ cho các anh chị em. Đến lịch tổ chức tất niên, cho các nhân viên nghỉ sớm một chút để họ chuẩn bị trang phục, makeup hoàn thiện bản thân tham gia bữa tiệc.

Về thời gian diễn ra chương trình cụ thể, nên bắt đầu từ khoảng 19h, tầm thời gian ăn tối của mọi người. Bữa tiệc lúc này đã được setup hoàn thiện bởi đơn vị thuê ngoài. Trong khi vừa thưởng tiệc, mọi người giao lưu văn nghệ, trò chuyện với nhau. Cả chương trình tất niên tại công ty chỉ nên kéo dài khoảng 3 tiếng. Tránh tổ chức quá lâu có thể mang đến sự mỏi mệt cho người tham gia. Như vậy, thời gian kết thúc tiệc sẽ vào khoảng 21h30 - 22h.

Có một sự phát sinh không hề nhẹ trong khi lên kế hoạch về thời gian tổ chức. Đó là một số người hăng say trong khi trò chuyện mà không chú ý đến thời gian. Những người khác lại muốn tăng 2, tăng 3 đi hát karaoke, cafe...Vậy có lẽ chương trình tất niên sẽ kéo dài thêm vài tiếng nữa. Lúc này, bạn cần linh hoạt một chút, đó là sự kiện chính vẫn sẽ chỉ diễn ra trong khoảng 3 tiếng đó. Thời gian sau đó cho vào khoản phát sinh và sẽ có phương án cụ thể hơn.

3.Lên danh sách người tham dự

Sớm lên danh sách, chốt số lượng khách mời tham gia sẽ giúp bạn tính toán chính xác các hạng mục trong kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty. Tránh để xảy ra tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn chi tiết cho bạn về quy trình lên kế hoạch khách mời tham dự;

  • Xác định thành phần, số lượng khách mời: Đó có thể là các nhân viên công ty, người thân của nhân viên, khách hàng, đối tác, cơ quan truyền thông tác nghiệp…
  • Lập danh sách khách mời theo sự phân loại: Khách VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị.
  • Mỗi danh sách sẽ đi kèm những thông tin cơ bản như họ tên, chức vụ, bộ phận, đơn vị công tác, số điện thoại, email…

Bạn thậm chí còn dự trù cả những trường hợp khách mời không tham gia. Thường xuyên hỏi han tình hình họ một cách khéo léo để cập nhật tình trạng. Trong khi đón khách, bạn cũng cần có checklist để biết chính xác khách mời có đến tham dự hay không. Với những người không đến, nhưng có tên trong danh sách đại biểu giới thiệu thì cũng hãy loại ra bạn nhé.

Nên chuẩn bị những mẫu thư mời tiệc tất niên thật mắt bắt, lời mời ấn tượng để kích thích sự hứng thú tham gia của các khách mời. Từ đó, bạn sẽ có những sự chuẩn bị khác tốt hơn.

4.Xác định cụ thể địa điểm tổ chức

Nếu không tổ chức ở các địa điểm bên ngoài. Bạn cũng nên có những phương án khi tổ chức tại công ty:

  • Không gian: Phù hợp với tính chất sự kiện, đảm bảo đủ số lượng người tham gia cùng những hoạt động trong chương trình. Thường thì tại văn phòng sẽ không quá rộng để không khí chương trình bị loãng. Nhưng cũng tránh chật chội khiến cho khách mời cảm thấy khó chịu bạn nhé.
  • Tiện ích đi kèm: Có thể là nơi đỗ xe, hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu lắp đặt tại địa điểm. Cần lưu ý không để dây điện vướng víu ở các lối đi lại.

Thường thì các công ty sẽ chọn khu vực rộng rãi nhất ở công ty như sảnh/ phòng họp/ phòng sinh hoạt chung. Với các công ty có địa chỉ hơi khó tìm một chút, đừng quên in bản đồ trên thiệp mời khách nhé. Trước cửa văn phòng nên có bảng chỉ dẫn đến nơi tổ chức.

5.Lên chủ đề, ý tưởng

Chủ đề, ý tưởng tiệc tân niên là một câu/cụm từ/slogan có thể truyền tải được mục đích, nội dung, hình thức cũng như thông điệp mà ban tổ chức muốn gửi đến khách mời. Chủ đề cũng là cơ sở để hình thành nên kế hoạch tổ chức, những ý tưởng và kịch bản chương trình tiệc tất niên ngay tại công ty.

Những ý tưởng, concept hay sẽ tạo nên điểm thu hút, dấu ấn và sự khác biệt dành cho buổi tiệc. Nếu như bạn chỉ tổ chức theo fomat quen thuộc như lời giới thiệu - tổng kết - báo cáo hiệu quả công việc - khen thưởng - lời thi đua - tiệc tùng thì sẽ nhàm chán biết bao. Hơn hết là chương trình sẽ không để lại được nhiều ấn tượng cho những người tham dự.

Bạn có thể tham khảo một vài xu hướng concept tiệc như:

  • Tết của thời bao cấp: Các nhân viên sẽ có cơ hội được sống lại những ngày Tết xưa. Phiên chợ quê, hoa đào, cúc, tò he, sạp báo, những hoạt động như xóc quẻ, xin câu đối. Những biểu quảng cáo, backdrop với phông chữ ‘kiểu mẫu” cũng không thể thiếu.
  • Oscar night: Ý tưởng của buổi tiệc từ lễ trao giải Oscar, vinh danh những người xuất sắc trong công ty. Thảm đỏ sẽ được trải từ sảnh vào văn phòng công ty, sân khấu hoành tráng nhiều đèn. Đặc biệt cúp vàng chính là phần thưởng giá trị cho những nhân viên xứng đáng.
  • Gatsby night: Lấy cảm hứng từ cuộc sống người Mỹ những năm 20 của thế kỷ XX. Tông màu chủ đạo là đen, vàng đồng. Các nhân viên nữ sẽ diện đầm Flapper, sequin lấp lánh. Nhân viên nam mặc áo vest 3 lớp thẳng thớm, chải chuốt bóng bẩy. Một bữa tiệc khiêu vũ sẽ diễn ra, cặp đôi “đi đu đưa” trong những bản nhạc cổ điển, vừa sôi động lại tinh tế.
  • Chương trình family day
  • Tiệc kết hợp teambuilding

Hoặc đơn giản, bạn có thể tạo ra một kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty với những trò chơi teambuilding thật vui nhộn, family day gắn kết. Những lời dẫn biến hóa của MC sẽ khiến cho chương trình sinh động và hấp dẫn hơn.

6.Chuẩn bị tiệc cho kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty

Có một vấn đề thế này, giờ diễn ra tiệc thường trùng với giờ ăn của mọi người. Nhưng họ lại ngại ăn nhiều, ngại những thức ăn nhiều dầu mỡ có thể gây ngán. Tâm lý khách hàng luôn muốn có một thực đơn thật thanh, nhẹ mà vẫn đủ năng lượng để quẩy.

Vậy nếu là tiệc trưa ở văn phòng thì bạn có thể lựa chọn tiệc mặn với những món ăn như cá hồi sốt cam, súp ngô cua, cá diêu hồng hấp, bò cuộn phô mai. Riêng tiệc tối thì chọn tiệc tea break, setup những bàn desert thật hấp dẫn để kích thích thị giác của bất kỳ ai.

Tiệc trà cũng như một “công cụ decor” cho không gian tiệc tất niên của bạn. Những món bánh ngọt, bánh mặn finger food tinh tế, hay những set trái cây tươi được mix sẵn nhiều màu sắc. Và hơn thế nữa là loại nước ép nguyên chất, rau câu có thể khiến khách mời “điêu đứng” mà không ngần ngại check in với chúng.

So với việc tự chuẩn bị tiệc, hay đưa cả công ty ra nhà hàng thì tiệc nhẹ lợi thế hơn rất nhiều:

  • Dễ dàng chuẩn bị, thu dọn
  • Tiết kiệm chi phí
  • Bàn trang trí phù hợp với không gian văn phòng
  • Tiệc thanh lịch, hấp dẫn với các đối tượng
  • Phù hợp với khẩu vị của mọi người

Các anh em thì dễ rồi, nhưng các chị em vẫn luôn tâm niệm có một thực đơn tiệc thật phù hợp để ăn nhiều mà không béo, lại giúp đẹp da, giữ dáng. Vậy thì bàn tráng miệng, tiệc nhẹ thế này quá lý tưởng rồi.

7.Xây dựng kịch bản cho chương trình

Kế hoạch kịch bản tổ chức tất niên như đã nói sẽ được xây dựng theo mục tiêu và concept tổ chức. Nhưng thường không thể thiếu những hạng mục như:

  • Lời giới thiệu chương trình: Hình thức chào hỏi lịch sự, mong muốn chia sẻ những ý nghĩa và mục đích tổ chức cho toàn thể anh chị em nhân viên công ty.
  • Hoạt động nổi bật trong năm của doanh nghiệp: Chia sẻ về những điều làm được, điều chưa thành công. Để cùng nhau nhìn lại và có những phấn đấu vượt trội hơn.
  • Lời cảm ơn, tri ân: Bày tỏ sự cảm ơn vì đã góp mặt trong chương trình của các khách mời. Ngoài ra, đó là những lời tri ân đến các cá nhân tiêu biểu, khích lệ tinh thần làm việc. Những lời này không cần quá khoa trương, nhưng cần sự chân thành và tử tế.
  • Nhập tiệc chiêu đãi: Những món tiệc mặn, tiệc tráng miệng...ấm cúng. Bữa tiệc diễn ra trong sự vui tươi, không lo nghĩ. Đây sẽ là phần chiếm khá nhiều thời gian trong chương trình nên cần đặc biệt lưu ý.
  • Tiết mục góp vui: Tăng tinh thần đoàn kết nội bộ nhân viên và sự hào hứng của các vị khách mời. Kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty với những màn văn nghệ cây nhà lá vườn luôn được yêu thích. Bạn hãy khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người nhé.
  • Lời chúc năm mới đến toàn thể: Ban lãnh đạo sẽ thay mặt công ty gửi lời chúc năm mới an khang, hạnh phúc, may mắn đến khách mời. Cùng với đó là lời cam kết mở ra một năm mới nhiều thành công hơn.

8.Ngân sách tổ chức

Cuối cùng, một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty không thể thiếu phần dự trù ngân sách tổ chức. Sẽ có nhiều hạng mục cần chi đến như:

  • Thuê đồ dùng, đồ trang trí, phụ kiện cho sân khấu
  • Các thiết bị âm thanh, ánh sáng
  • Các nhân sự biểu diễn, nhân viên setup dàn dựng
  • In ấn, backdrop, thiệp mời, banner
  • Quay phim, chụp hình
  • Quà tặng, gametool
  • Tiệc, các dịch vụ ăn uống

Bạn cần xác định những khoản chính và khoản phụ. Nên dành chi phí cho hạng mục nào cũng như có thể rút gọn được mục nào. Thường thì bạn sẽ phải đầu tư tiệc thật ngon, hấp dẫn để khách mời thưởng thức, phần thưởng cuối năm thật giá trị cho nhân viên. Riêng các phần về hình thức như âm thanh, ánh sáng, sân khấu có thể tối giản được.

Bên cạnh đó, có một điều bạn cực kỳ lưu tâm đó là dự trù chi phí phát sinh. Bạn không biết chương trình liệu có diễn ra đúng như kế hoạch hay không, càng không biết khoản chi cho hang mục đó sát sao. Vậy bạn sẽ phải làm thêm checklist những thứ có thể phát sinh để kiểm soát tốt hơn.

Không chỉ có các công ty nhỏ, đa số các công ty đều mong muốn tổ chức bữa tiệc tiết kiệm nhất, tất nhiên vẫn phải đảm bảo không khí và những tiêu chí riêng. Vậy lời khuyên mà chúng tôi đưa ra là hãy theo sát những hạng mục cần chi bạn nhé.

9.Một số lưu ý chung trong khi lên kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty

  • Một kế hoạch tổ chức muốn đạt được sự thành công, không thể thiếu timeline hoàn chỉnh, với chi tiết thời gian cho từng hạng mục, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Cùng với đó là trách nhiệm của các nhân viên, bộ phận phụ trách. Đồng thời, có sự kiểm soát công việc theo timeline sẽ giúp bạn điều chỉnh kế hoạch hợp lý, khắc phục nhanh chóng những sai sót có thể xảy đế.
  • Nếu bạn không đủ thời gian để xây dựng một format chương trình tất niên thập hấp dẫn. Thì hãy tổ chức thi văn nghệ giữa các phòng ban. Phối hợp và thay đổi vị trí chương trình nhằm mang đến sự mới lạ cho mọi người.
  • Áp lực thời gian vào cuối năm khá lớn, do đó sẽ thật khó khăn cho ban tổ chức. Hãy tối giản ở các hạng mục nhất có thể, không cần thiết phải quá hoành tráng nếu đó không phải là mục tiêu tổ chức của công ty bạn.
  • Kiểm soát tốt khách mời sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí. Nên có những dự tính chi phí cho mỗi người sẽ là bao nhiêu. Cả trường hợp khách mời không đến sẽ xử lý thế nào cho hợp lý.

Thời điểm nước rút cuối năm, bạn không thể đủ minh mẫn cũng như thời gian để tự chuẩn bị mọi thứ. Hy vọng kế hoạch tổ chức tất niên ngay tại công ty bạn sẽ thành công tốt đẹp với những gợi ý trên của chúng tôi. Nếu bạn cần đặt tiệc cho sự kiện tất niên sắp diễn ra thì đừng ngần ngại liên hệ đến cho Trái Cây Vuông Tròn nhé, chúng tôi đảm bảo sẽ không làm bạn thất vọng

Xem Thêm Nội Dung
Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?