Hướng dẫn chuẩn bị lễ khai trương văn phòng, chi tiết, chuyên nghiệp

09-11-2020 544
Mục lục

Hướng dẫn chuẩn bị lễ khai trương văn phòng, chi tiết, chuyên nghiệp

Tổ chức lễ khai trương cho công ty là một sự kiện lớn, gồm nhiều công tác cần chuẩn bị trừ sớm, đồng thời cần phải thực hiện chỉnh chu từng bước. Chính vì vậy, khi đảm nhận tổ chức lễ khai trương cho văn phòng, công ty nhiều người sẽ bị bỡ ngỡ, không biết cần chuẩn bị và làm những gì?

Vậy phải làm thế nào để tổ chức lễ khai trương văn phòng một cách chỉn chu, đầy đủ nhất? hãy cùng với Vuông Tròn tìm hiểu qua cách tổ chức lễ khai trương từ A- Z dưới đây

I. Các công việc quan trọng khi tổ chức lễ khai trương văn phòng

Sau khi chọn được ngày lành tháng tốt và thời gian phù hợp để tổ chức khai trương công ty, chắc chắn bạn cần bắt tay vào chuẩn bị và triển khai những công việc cần thiết ngay, chuẩn bị càng sớm sẽ càng đảm bảo tiến độ và thành công của lễ khai trương. một số công việc quan trọng cho lễ khai trương công ty như sau:

1. Chuẩn bị nhân sự và phân công công việc cụ thể

Nhân sự là yếu tố đầu tiên cần phải chuẩn bị khi công ty tổ chức bất kì một sự kiện nào chứ không riêng gì lễ khai trương. đối với những công ty lớn có nguồn nhân sự mạnh, bạn cần chọn lọc và phân công nhiệm vụ một cách cụ thể, để dễ quản lý và theo sát tiến độ thực hiện.

Tuy nhiên nếu công ty bạn có ít nhân sự, bạn có thể tính đến việc thuê các công ty tổ chức sự kiện bên ngoài hỗ trợ mình một số công tác như tiệc tiếp khách, trang trí văn phòng,....

Dù công ty bạn ít hay nhiều người, tự tổ chức lễ khai trương hay thuê dịch vụ bên ngoài, thì việc chuẩn bị nguồn nhân lực tổ chức cũng cần được thực hiện đầu tiên và sớm nhất.

2. Trang trí văn phòng, công ty lễ khai trương

Không giống như các sự kiện thông thường. buổi lễ khai trương công ty mang tính quy mô lớn, thể hiện hình ảnh của doanh nghiệp và là cơ hội để quảng bá, truyền thông. Vì thế nên trang trí văn phòng, công ty ngày khai trương rất quan trọng, cần đảm bảo được các yêu cầu:

  • Đảm bảo về mặt thẩm mỹ, sang trọng cho tổng thể không gian
  • Trang trí hợp lý đảm bảo thuận tiện nhất cho người tham dự
  • Trang trí truyền tải được thông điệp thương hiệu, độ nhận diện công ty.

Xem thêm: Top 10 vật dụng trang trí lễ khai trương đơn giản

3. Công tác khách mời trong ngày khai trương công ty

khách mời tham dự lễ khai trương công ty thường là những vị khách quan trọng, có sức ảnh hưởng lớn đối với việc làm ăn kinh doanh, hợp tác lâu dài. vì vậy việc mời và đón tiếp khách mời tham dự lễ khai trương công ty là công tác quan trọng cần được chuẩn bị kĩ lưỡng. Công tác khách mời gồm những mục:

  • Mời khách tham dự lễ khai trương (thư rực tiếp, qua email, điện thoại,..)
  • Đón tiếp khách mời trong buổi lễ khai trương công ty
  • Tiễn khách ra về sau bế mạc khai trương công ty

4. Chuẩn bị các nghi lễ khai trương văn phòng,công ty

Đây là phần quan trọng nhất trong quá trình tổ chức lễ khai trương cho văn phòng, công ty vì nó là lý do của sự kiện và mang ý nghĩa phong thủy, may mắn cho người làm ăn kinh doanh. Làm lễ khai trương công ty cũng được chia thành nhiều công tác cần chuẩn bị.

  • Chuẩn bị bài khấn, mâm lễ cúng khai trương công ty
  • Phát biểu, tuyên bố lý do từ lãnh đạo, người đại diện công ty
  • Nghi lễ cắt băng khai trương
  • Hoạt động may mắn đi kèm: múa lân sư rồng, đội trống,..

Xem thêm: Hướng dẫn cúng khai trương văn phòng chuẩn phong thu

5. Chuẩn bị MC dẫn chương trình lễ khai trương

Để tổ chức buổi lễ khai trương công ty, bạn đừng quên liên hệ thuê MC dẫn chương trình. MC là người dẫn dắt suốt lễ khai trương, nên bạn cần lựa chọn MC có kinh nghiệm, duyên dáng, và khả năng xử lý tình huống nhạy bén.

Bên cạnh đó, để MC có thể nắm được nội dung chương trình, các hoạt động chính sẽ diễn ra trong lễ khai trương, thì cần có kịch bản MC Script do công ty cung cấp. Thông thường người nhận nhiệm vụ book lịch MC sẽ lo liệu luôn kịch bản dẫn chương trình khai trương.

[Tải ngay] Kịch bản cho lời dẫn chương trình khai trương công ty

6. Tiệc mặn, ngọt đón khách lễ khai trương

Thông thường lễ khai trương văn phòng công ty thường diễn ra vào sáng đến gần giờ trưa, trong khoảng thời gian đó, công ty cần chuẩn bị tiệc mặn, ngọt kết hợp cùng rượu vang để tiếp đãi khách mời, để chúc mừng và giao lưu đối tác. tuy nhiên với số lượng người tham dự đông, nhiều thành phần khách hàng quan trọng, nên tiệc nhẹ cũng cần sang trọng, hoành tráng tương xứng.

để sắp xếp được một bàn tiệc khai trương công ty đãi khách chỉn chu, đẹp mắt, bạn cần chuẩn bị các hạng mục như:

  • Chọn đơn vị cung cấp tiệc nhẹ trọn gói, tận nơi
  • Chọn menu đồ ăn và nước uống phù hợp
  • Cân đối ngân sách để tối ưu chi phí tiệc
  • Setup, phục vụ, dọn dẹp,.. và các vấn đề khác liên quan đến tiệc

7. Quà tặng khách hàng lễ khai trương công ty

Quà tặng lưu niệm cho khách mời tham dự lễ khai trương công ty là công tác cần được chuẩn bị sớm, vì thời gian sản xuất, đóng gói quà tặng thường rất lâu, nguy cơ đến ngày diễn ra khai trương mà quà tặng lưu niệm vẫn chưa thấy đâu.

Quà tặng khai trương cho khách mời là một phương pháp marketing và nhắc nhớ về thương hiệu rất hiệu quả, được các công ty tận dụng triệt để bằng cách in logo, thông tin công ty lên món quà. vì vậy đây là một công tác quan trọng, không thể bỏ qua khi bạn tổ chức lễ khai trương công ty của mình.

Một số quà tặng thường hay dùng: gấu bông hình mascot, quà lưu niệm in logo công ty, sổ tay và bút kí,..

để chuẩn bị quà tặng đối tác, khách mời tham dự khai trương công ty, bạn cần thực hiện những công việc:

  • Lựa chọn món quà phù hợp
  • Thỏa thuận giá cả và chi phí
  • Chọn đơn vị sản xuất để đặt hàng
  • Đóng gói thành phẩm và phân công người tặng quà.

8. Hoạt động giải trí khuấy động không khí

Hoạt động giải trí khuấy động không khí lễ khai trương công ty có thể kể đến như ca sĩ biểu diễn, múa hát chúc mừng, quay số trúng thưởng,..

Đây không phải là công tác bắt buộc phải có trong lễ khai trương văn phòng công ty, những đối với các công ty lớn đây là hoạt động hiệu quả trong việc thu hút khách tham dự, khuấy động không khí ngày khai trương, tạo tiếng vang và sự thu hút từ đó xây dựng hình ảnh và quảng bá cho thương hiệu.

nếu công ty bạn muốn có thêm các hoạt động giải trí khuấy động không khí ngày khai trương công ty, thì bạn cần tiến hành sớm vì có rất nhiều việc cần phải làm:

  • Liên hệ book lịch ca sĩ, ban nhạc, đội múa, nhóm nhảy (nếu có)
  • Chuẩn bị quà tặng cũng như cách thức bốc thăm trúng thưởng
  • Sắp xếp thứ tự trình diễn, thời gian cho các tiết mục hợp lý
  • Tính toán và tối ưu ngân sách cho các tiết mục...

9. Truyền thông trước, trong và sau sự kiện khai trương công ty

Đối với hoạt động khai trương công ty lớn, hoành tráng thì hoạt động truyền thông trên các trang mạng xã hội của công ty mang ý nghĩa quảng bá, xây dựng hình ảnh rất quan trọng.

Bạn cần phân công cụ thể nhân sự thực hiện hạng mục này, truyền thông trước sự kiện có thể là đi các tuyến bài chuẩn bị khai trương, đăng hình ảnh chuẩn bị khai trương công ty, các ưu đãi hay hoạt động hấp dẫn trong ngày khai trương,... lên báo chí, kênh fanpage nội bộ, zalo, kênh youtube của công ty,...

Có rất nhiều cách, nhiều phương tiện giúp doanh nghiệp truyền thông, quảng cáo sự kiện khai trương công ty của mình, tùy vào ngân sách và chiến lược marketing để bạn lựa chọn cách truyền thông hợp lý, hiệu quả nhất nhé!

II. Hướng dẫn tổ chức lễ khai trương văn phòng, công ty chuyên nghiệp

Sau khi công tác chủ chốt cho lễ khai trương đã được xác định và phân công nhân lực đảm nhiệm, việc tiếp theo để tổ chức thành công lễ khai trương cho công ty, đó chính là lên checklist công việc để đo tiến độ, và sắp xếp các công việc thành một kịch bản chương trình khai trương công ty hoàn chỉnh và thống nhất.

1. Lên bảng checklist công việc tổ chức lễ khai trương văn phòng

Bảng checklist các công việc cho lễ khai trương công ty sẽ giúp bạn hệ thống nhanh nhất tiến độ chuẩn bị lễ khai trương công ty tới đâu, đồng thời hạn chế việc bỏ sót một công việc nào đó gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả buổi lễ.

checklist khai trương công ty cơ bản cần có đầy đủ các thông tin: công việc cần chuẩn bị, tiến độ thực hiện, deadline, người phụ trách, và thông tin liên lạc cụ thể,... để ban tổ chức ai cũng có thể hiểu và nắm được tiến độ công việc khi xem.

  • Mẫu checklist tổ chức lễ khai trương cơ bản:

STT

CÔNG VIỆC

TIẾN ĐỘ

DEADLINE

PHỤ TRÁCH - CONTACT

1

Trang trí công ty

50%

12h 10/5/2021

Anh A- 0909 842 583

2

Công tác khách mời

//

//

//

3

Tiệc đãi khách

//

//

//

Đây là mẫu checklist cơ bản các công việc tổ chức lễ khai trương công ty do Vuông Tròn thực hiện, bạn có thể tham khảo và điều chỉnh để có cho mình một checklist chi tiết và hoàn thiện hơn.

2. Xây dựng kịch bản chương trình lễ khai trương chi tiết

Thời gian và trình tự các bước thực hiện lễ khai trương đóng vai trò rất quan trọng, vì chúng quyết định đến sự thành công, suôn sẻ cho chương trình lễ khai trương công ty. Vì vậy, xây dựng một kịch bản chương trình khai trương công ty cụ thể là việc bạn không thể bỏ qua.

Tùy vào quy mô của lễ khai trương văn phòng, công ty mà kịch bản chương trình có thể chi tiết hoặc đơn giản, nhưng việc xây dựng kịch bản càng kĩ lưỡng sẽ giúp cho ban tổ chức dễ dàng hơn trong việc triển khai. các bạn có thể tham khảo mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương công ty của Vuông Tròn.

Xem thêm: [Tải ngay] Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương công ty đơn giản

Tất cả công tác đã chuẩn bị đầy đủ, nhân lực đã bố trí sẵn sàng, kịch bản chương trình đã lên chi tiết, Vuông Tròn tin rằng lễ khai trương văn phòng, công ty mới của bạn sẽ diễn ra thật thành công và thuận lợi. Trái Cây Vuông Tròn xin gửi đến bạn lời chúc khai trương công ty hồng phát và đừng quên tiếp tục ủng hộ nội dung bổ ích do Vuông Tròn thực hiện nhé!

Xem Thêm Nội Dung
Sản phẩm tiệc Vuông Tròn đã phục vụ
Tiệc khai trương văn phòng Do Venture
Giá tham khảo: 7.000.000đ
Tiệc khai trương Hương Bảo
Giá tham khảo: 8.000.000đ
Tiệc khai trương cty Citek
Giá tham khảo: 12.000.000đ
Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?