Trọn bộ kế hoạch tổ chức Ngày Hội Thể Thao cho công ty, doanh nghiệp 2025

Hội thao nội bộ là dịp quý giá để doanh nghiệp khuấy động tinh thần nhân viên, tăng cường gắn kết phòng ban và lan tỏa giá trị văn hóa tích cực. Tuy nhiên, nếu bạn là nhân sự truyền thông, hành chính nhân sự hay người kiêm nhiệm tổ chức nội bộ, chắc chắn sẽ đau đầu với nhiều câu hỏi:

• Chọn sân ở đâu để vừa gần, vừa đủ rộng mà không quá tốn kém?

• Làm sao để hoạt động phù hợp với đủ lứa tuổi, cả nhân viên văn phòng, lẫn gia đình có con nhỏ?

• Tổ chức sao cho bài bản nhưng vẫn trong ngân sách hợp lý?

Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thao chi tiết, dễ áp dụng mà bạn có thể triển khai ngay:

1. Mục tiêu tổ chức ngày hội thể thao cho công ty

Mục tiêu của việc tổ chức hội thao cho nhân sự công ty không dừng lại ở hoạt động vận động thể chất mà còn mang nhiều tầng ý nghĩa sâu sắc. Trước hết, đây là dịp để kết nối nội bộ, tăng cường tinh thần đồng đội và sự gắn kết giữa các phòng ban thông qua các trò chơi, môn thi đấu mang tính tập thể cao. Bên cạnh đó, hội thao giúp giải tỏa căng thẳng, tái tạo năng lượng sau những quý làm việc bận rộn, góp phần duy trì sức khỏe tinh thần và hiệu suất làm việc.

Đối với các doanh nghiệp mở rộng quy mô sự kiện cho người thân của nhân sự, đây còn là cơ hội tạo không gian vui chơi lành mạnh, gần gũi cho cả nhân viên và gia đình, từ đó góp phần củng cố mối liên kết giữa cá nhân và tập thể. Trên hết, hoạt động này thể hiện rõ nét sự quan tâm của doanh nghiệp đối với đời sống tinh thần của nhân sự, xây dựng hình ảnh một môi trường làm việc nhân văn và bền vững.

Về ý tưởng tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức sáng tạo như hội thao theo chủ đề văn hóa doanh nghiệp. Từng môn thi gắn với một giá trị cốt lõi như tính chủ động, sự phối hợp, tinh thần chiến đấu.

Ngoài ra, các hội thao có yếu tố hóa trang hoặc phối hợp màu sắc giữa các team không chỉ tăng sự hào hứng tham gia mà còn tạo chất liệu hình ảnh sinh động cho truyền thông nội bộ. Hội thao cũng có thể kết hợp với các sự kiện khác như ngày hội gia đình, kỷ niệm thành lập công ty để vừa mang tính thư giãn, vừa gia tăng giá trị văn hóa doanh nghiệp.

2. Gợi ý thời gian & Địa điểm tổ chức sự kiện hội thao

Thời gian: Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật, từ 08h00 – 16h00. Thời điểm vàng: Ngày hội thể thao Việt Nam ngày 27/3 hoặc Tháng 6 – tháng 9 (mùa hè, ít mưa, trước quý cao điểm cuối năm).

• Sân vận động Phú Thọ (Q.11): Trung tâm, sân rộng, nhiều khu chia nhóm

• Sân bóng K334 Quận Tân Bình: Gần sân bay, dễ di chuyển, có mái che

• Sân vận động Rạch Miễu (Phú Nhuận): Gần trung tâm, phù hợp thi đấu và teambuilding nhỏ

• Nhà thi đấu đa năng Thủ Đức: Khu vực rộng, có khu vực trong nhà

• Khu du lịch Văn Thánh / Bình Quới (nếu kết hợp dã ngoại): Không gian xanh mát, có sân bãi và dịch vụ ăn uống đi kèm

3. Setup khu vực tổ chức hội thao

Khu vực tổ chức nên được chia thành các “zone” rõ ràng để tránh lộn xộn và thuận tiện cho người tham gia:

3.1. Một số lưu ý khi setup chuẩn bị sự kiện hội thao cho công ty

A. Ngoài trời (sân vận động, công viên,...)

• Luôn có kế hoạch B nếu mưa: mái che, bạt lớn hoặc địa điểm chuyển đổi gần đó.

• Trang bị sẵn áo mưa mỏng / dù che nắng cho người tham dự.

• Kẻ vạch rõ ràng, phân làn cho từng môn (bóng đá, chạy tiếp sức…).

• Tránh các khu vực nhiều bụi, gần công trình đang xây, hồ nước không rào chắn.

• Bố trí nơi nghỉ tránh nắng gần sân thi đấu, có nước uống giải nhiệt

• Có ít nhất 1 người trực sơ cứu, chuẩn bị túi y tế (dầu, thuốc hạ sốt, băng cá nhân).

• Dùng loa kéo có micro không dây, tránh dây điện vướng víu nguy hiểm.

• Biển chỉ dẫn khu vực, bảng điểm, banner cần in rõ, chịu nắng mưa nhẹ.

B. Trong nhà (nhà thi đấu, nhà văn hóa)

• Xác nhận trước với ban quản lý sân thời gian vào setup, thời gian thi đấu chính xác.

• Kiểm tra kỹ các quy định nội bộ: âm thanh, giày dép phù hợp, không mang đồ ăn vào sân…

• Phân rõ khu vực khán giả: khu thi đấu, tránh chen lấn.

• Dùng barrier/ dây phân làn nếu có trẻ nhỏ đi theo.

• Kiểm tra hệ thống quạt, điều hòa, nhất là nếu tổ chức mùa hè.

• Nếu nhà thi đấu quá kín, nên có thời gian nghỉ định kỳ để người chơi không bị ngộp.

• Không kéo lê bàn ghế bằng vật nặng tránh làm trầy xước sàn thi đấu

• Sử dụng đế cao su/ khăn lót cho các thiết bị đặt dưới đất.

Xem chi tiết kế hoạch tổ chức hội thao cho công ty tại đây

3.2. Bố trí nhân sự tổ chức ngày hội thao

Để ngày hội thao diễn ra trơn tru, cần có đội ngũ tổ chức được phân công rõ ràng theo từng vai trò. Dưới đây là gợi ý bố trí nhân sự phù hợp với quy mô 150–300 người:

• Nhóm điều phối chính (Core team – 4 đến 6 người) gồm:

  • Trưởng ban tổ chức (1 người): Là đầu mối ra quyết định, theo sát timeline, điều phối tổng thể.

  • Điều phối logistics (1 người): Chịu trách nhiệm liên hệ địa điểm, vận chuyển đạo cụ, bố trí không gian.

  • Điều phối chương trình (1 người): Quản lý thời gian, người dẫn chương trình (MC), phân bổ thời lượng cho từng hoạt động.

  • Điều phối truyền thông (1 người): Chụp ảnh, quay video, cập nhật lên nội bộ, hỗ trợ MC khuấy động.

  • Điều phối hậu cần (1–2 người): Phụ trách ăn uống, nước uống, bảng tên, y tế, sơ cứu…

• Nhóm hỗ trợ hoạt động tại chỗ gồm:

  • Trọng tài/ phụ trách trò chơi: Mỗi trò chơi nên có 1–2 người phụ trách, đảm bảo công bằng và dẫn dắt nhóm.

  • Hướng dẫn viên khu vực: Hướng dẫn người tham dự di chuyển, tập hợp đúng giờ, đúng đội.

  • Hậu cần nhanh: Hỗ trợ set up, chuyển dụng cụ, phát nước, hỗ trợ sự cố kỹ thuật nhỏ.

• Nhóm y tế – an toàn (1 đến 2 người):

  • Chuẩn bị sẵn túi y tế, liên hệ trạm y tế gần nhất.

  • Hướng dẫn xử lý nhanh các trường hợp té ngã, trật khớp, mất nước, chóng mặt…

Lưu ý khi bố trí nhân sự:

• Nên có áo đồng phục / bảng tên phân biệt các nhóm phụ trách.

• Phổ biến trước nhiệm vụ cụ thể qua nhóm chat + bản in tại hiện trường.

• Luôn có người dự phòng cho các vai trò quan trọng.

4. Kịch bản chương trình mẫu

5. Kế hoạch tổ chức ăn uống giữa giờ trong ngày hội thao

Trong ngày hội thao, việc tổ chức ăn uống giữa giờ đóng vai trò quan trọng để duy trì năng lượng, giúp nhân sự nhanh chóng phục hồi sức khỏe và tiếp tục tham gia các hoạt động sôi nổi. Kế hoạch ăn uống cần được thiết kế linh hoạt, đa dạng, phù hợp với nhiều đối tượng từ nhân viên trẻ, người lớn tuổi đến cả trẻ nhỏ đi cùng, đồng thời đảm bảo tính tiện lợi, an toàn và ngon miệng.

5.1. Xe kem di động & trạm giải nhiệt:

Xe kem di động sẽ hoạt động xuyên suốt trong ngày, đặt tại khu vực nghỉ giải lao hoặc điểm trung tâm trong sân tổ chức, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và thưởng thức các loại kem mát lạnh. Đây là lựa chọn tuyệt vời để giải nhiệt nhanh, đặc biệt trong những ngày nắng nóng. Kèm theo đó là trạm refill nước suối, nước lọc và nước ép trái cây tươi mát để duy trì độ ẩm và bổ sung vitamin.

Tham khảo thêm dịch vụ xe kem sự kiện hội thao

5.2. Ly trái cây mix & nước ép tươi:

Bố trí khu vực ly trái cây mix đa dạng mùa hè, kết hợp với các loại nước ép tươi như cam, dứa, dưa hấu, cùng các loại kombucha giàu probiotics sẽ giúp tăng cường sức khỏe và sự tỉnh táo cho nhân sự. Đây cũng là lựa chọn phù hợp cho người ăn chay hoặc ưu tiên thực phẩm tự nhiên, thanh mát.

5.3. Tiệc teabreak & teabreak box:

Các khung giờ giữa buổi sáng và buổi chiều nên có tiệc teabreak nhẹ nhàng với bánh ngọt, trái cây, các loại hạt và trà thảo mộc. Ngoài ra, có thể chuẩn bị teabreak box nhỏ gọn, gồm bánh quy, bánh mì mini, trái cây khô và một chai nước ép hoặc kombucha, để nhân viên dễ dàng cầm tay khi di chuyển hoặc tham gia hoạt động tiếp theo.

5.4. Ăn trưa nhẹ với tiệc fingerfood:

Tùy theo lịch trình, nếu hội thao kéo dài cả ngày, cần chuẩn bị phần ăn trưa nhẹ, giàu dinh dưỡng nhưng không gây cảm giác nặng bụng. Có thể là các set salad, sandwich, hoặc cơm hộp với đa dạng món ăn đảm bảo cung cấp đủ năng lượng mà vẫn dễ tiêu hóa.

5.5. Logistics và bố trí:

Khu vực ăn uống nên được bố trí gần khu vực nghỉ ngơi, có mái che hoặc nơi râm mát để tạo cảm giác thoải mái. Nhân sự phục vụ cần túc trực để hỗ trợ, bổ sung thực phẩm liên tục và giữ vệ sinh sạch sẽ. Thông báo rõ ràng về các khu vực ăn uống và các khung giờ phục vụ để mọi người dễ dàng sắp xếp thời gian.

6. Dự toán ngân sách tham khảo (TP.HCM)

Với số lượng ~200 người → tổng chi phí dao động khoảng 40 – 55 triệu đồng, tùy chọn nâng cấp sẽ thêm.

7. Checklist chuẩn bị (dành cho người tổ chức)

• Chốt danh sách người tham gia

• Chia đội – đặt áo nhóm nếu cần

• Đặt sân – dịch vụ tổ chức sớm ít nhất 2 tuần

• Xây kịch bản chi tiết và phân công nhiệm vụ

• Đặt ăn – nước uống – phần thưởng

• Liên hệ MC / hoạt náo viên (nếu không tự dẫn)

• Chuẩn bị loa kéo / dụng cụ cơ bản / biển đội

• Đăng tin truyền thông nội bộ trước – trong – sau hội thao

Tổ chức hội thao không cần phải phức tạp. Chỉ cần bạn có bản kế hoạch rõ ràng, kịch bản chi tiết, chi phí linh hoạt, thì mọi thứ sẽ vào guồng rất nhanh chóng.

Muốn tổ chức hội thao cho công ty tại TP.HCM với chi phí tối ưu và ít áp lực? Vuông Tròn có thể hỗ trợ bạn từ A-Z: từ chọn sân, thiết kế trò chơi, MC – điều phối – đến phần thưởng, backdrop, ăn uống!