Những lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tiệc trà tiếp khách

30-10-2020 80
Mục lục

Hiện nay, tiệc trà xuất hiện thường xuyên tại các doanh nghiệp, hội thảo, hội nghị, sự kiện và trở thành một nét văn hoá công sở. Tuy chỉ là chi tiết nhỏ trong chuỗi sự kiện nhưng lại thể hiện sự chu đáo của doanh nghiệp đối với khách mời. Đồng thời với không gian mở của bữa tiệc sẽ giúp thực khách dễ dàng giao lưu, và trao đổi hơn. Sau đây hãy cùng Trái Cây Vuông Tròn điểm qua những lưu ý cần thiết để có một bữa tiệc trà trọn vẹn.

1. Hãy chọn chủ đề cho buổi tiệc trà

Bạn nên thống nhất và quyết định cho buổi tiệc một chủ đề hay và ý nghĩa trước khi chuẩn bị thực hiện. Chủ đề này nên liên quan đến ý nghĩa của sự kiện hay hội nghị để góp phần truyền tải thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn.

Khi đã có chủ đề bữa tiệc rồi, mọi hoạt động và sự kiện sẽ phải tuân theo chủ đề chính để mang lại tính mạch lạc cho buổi tiệc trà doanh nghiệp. Việc này sẽ hạn chế được tình trạng các chi tiết của bữa tiệc bị sắp xếp rời rạc, không có điểm chung, tạo ấn tượng không đẹp trong mắt khách mời.

Hơn thế nữa, tổ chức buổi tiệc trà có chủ đề chung sẽ làm cho mọi việc được tối ưu, tránh mất thời gian và những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra. Ví dụ như chủ đề tiệc của bạn mang ý nghĩa của sự sang trọng thì việc chọn dụng cụ tiệc phải là đồ sứ cao cấp, màu sắc trang nhã, lịch sự.

Chọn chủ đề cho buổi tiệc trà

2. Thời gian, địa điểm tổ chức và cách trang trí tiệc trà

Khi tổ chức tiệc bạn nên quan tâm đến yếu tố thời gian, để ý nghĩa của buổi tiệc được khách hàng cảm nhận trọn vẹn nhất. Tiệc trà nên diễn ra trước sự kiện chính, và các sự kiện quan trọng khác để khách mời có thời gian làm quen, hay trao đổi công việc.

Bên cạnh thời gian, không gian tổ chức tiệc cũng rất quan trọng. Địa điểm nên nằm ở vị trí thuận lợi, không gian mở, dễ di chuyển giúp khách mời thoải mái đi lại, trò chuyện và giao lưu.

Một chi tiết mà bạn cần lưu ý nữa là không gian tiệc cần phù hợp với số lượng khách mời, tránh tình trạng phòng tiệc nhỏ quá sẽ tạo cảm giác chật chội, gò bó; hay rộng quá sẽ khiến không gian tiệc bị loãng.

Bạn nên trang trí tiệc trà theo phong cách nhẹ nhàng và bám sát chủ đề chính. Các loại thức ăn, nước uống phải được sắp xếp hợp lý, đẹp mắt và sang trọng. Bạn có thể xem những đĩa trái cây được cắt gọt tinh tế là chi tiết trang trí, hay đặt thêm những chậu hoa tươi cho bàn tiệc thêm đẹp mắt.

Thời gian địa điểm tổ chức buổi tiệc trà

3. Ngân sách tổ chức tiệc trà tiếp khách

Kinh phí cho bữa tiệc trà nên được cân đối để tránh tình trạng hao hụt quỹ không đáng có. Vì vậy, bạn nên lên một kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng phần, và căn cứ vào đó để chuẩn bị tiệc vừa đầy đủ vừa tiết kiệm.

Chi phí cho thực đơn tiệc trà và trang trí nên được phân bổ hợp lý theo yêu cầu bữa tiệc. Chẳng hạn như tiệc trà của bạn yêu cầu phần trang trí phải cầu kì, bắt mắt và sang trọng thì lúc này kinh phí dành cho trang trí nên được ưu tiên.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cắt giảm những chi phí không cần thiết để tiết kiệm ngân sách. Nếu bạn xác định là tiệc buffet thì nên giảm bớt nhân viên phục vụ, việc này giúp bạn giảm bớt một phần chi phí.

Ngân sách tổ chức tiệc trà tiếp khách

4. Lập kế hoạch đón khách trong tiệc trà

Hãy đặt phương châm ‘’Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi’’ lên hàng đầu, để khách mời của bạn thật sự hài lòng. Từ đó hình ảnh của doanh nghiệp sẽ trở nên uy tín hơn trong mắt đối tác thông qua buổi tiệc trà. Vì vậy, việc nắm bắt thông tin khách mời, số lượng, thời gian đến và đi, hay phương tiện di chuyển vô cùng cần thiết.

Từ những thông tin có được doanh nghiệp sẽ có phương án đón tiếp phù hợp và nồng nhiệt đối với từng khách mời. Chính sự nhiệt tình và chu đáo của bạn sẽ làm khách hàng cảm kích; đồng thời cũng thấy mình được tôn trọng và có thiện cảm tốt đối với doanh nghiệp của bạn thông qua bữa tiệc trà.

Lập kế hoạch đón tiếp khách

5. Thực đơn cho tiệc trà tiếp khách

Ngày nay, có rất nhiều loại hình tiệc cho bạn lựa chọn. Có thể kể đến như tiệc trà chiều, tiệc teabreak, tiệc buffet, … Do đó, bạn hãy chọn cho mình loại hình tiệc phù hợp với đối tượng khách mời, mục đích bữa tiệc, và ngân sách của doanh nghiệp.

Ngoài ra, menu bữa tiệc cũng phải được chú ý, phải đảm bảo số lượng, hình thức và cả chất lượng. Những loại trái cây trên bàn tiệc phải đảm bảo độ tươi mới, màu sắc đẹp mắt khiến thực khách giác được thưởng thức ngay. Ngoài ra những loại thực phẩm sử dụng trong bữa tiệc ngoài ngon còn phải rõ nguồn gốc và hợp vệ sinh.

Tiệc trà ngoài cung cấp năng lượng cho thực khách trước khi vào sự kiện chính, hay xả hơi giữa hội nghị; đây còn là không gian để khách mời tương tác, trao đổi. Với những lưu ý trên, Trái Cây Vuông Tròn hi vọng bạn sẽ tạo nên một bữa tiệc trà như ý.

Với mong muốn mang lại những bữa tiệc trà chất lượng, nâng tầm đẳng cấp cho doanh nghiệp; Trái Cây Vuông Tròn luôn mang đến cho doanh nghiệp dịch tiệc tận tình- tận nơi, những loại trái cây được cắt gọt sẵn luôn đảm bảo sự thanh mát. Ngoài ra, những loại bánh ngọt và bánh mặn sẽ khiến thực khách siêu lòng, kể cả những vị khách khó tính.

Chần chờ gì mà không liên hệ với chúng tôi, để được chăm sóc tận tình và chu đáo.

Xem Thêm Nội Dung
Sản phẩm tiệc Vuông Tròn đã phục vụ
Tiệc teabreak cho hội thảo công ty Sanofi
Giá tham khảo: 10.000.000đ
Tiệc teabreak cho lớp học AIA
Giá tham khảo: 20.000.000đ
Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?