Mẫu kế hoạch, kịch bản tổ chức tiệc sinh nhật công ty

02-07-2020 268
Mục lục

Mẫu kế hoạch, kịch bản tổ chức tiệc sinh nhật công ty

Bạn muốn tổ chức một bữa tiệc sinh nhật công ty thật hoành tráng? Sếp đang giao cho bạn lên kế hoạch, kịch bản tổ chức tiệc nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu? Xem ngay bài viết này để có thêm thông tin tham khảo nhé.

1.Ý nghĩa tổ chức sinh nhật công ty

Lợi ích khi tổ chức sinh nhật công ty

Sinh nhật công ty thực tế là tổ chức tiệc và có sự tham gia của các nhân viên. Đại diện công ty, thường là giám đốc, chủ tịch hội đồng sẽ lên phát biểu phần lễ để chính thức khai tiệc.

Vậy rõ ràng, đây sẽ là cơ hội để các nhân viên giữa các phòng ban, bộ phận có thể gặp mặt, hiểu về nhau và đoàn kết hơn trong công việc.

Sinh nhật công ty thường mời đến các đối tác, báo chí truyền thông. Sinh nhật công ty cũng như một lời tri ân đến họ đã đồng hành và giúp công ty có được như ngày hôm nay. Nhìn chung, “phương pháp” này khá tuyệt vời để thắt chặt quan hệ với khách hàng cùng những đối tác tiềm năng.

Bạn nghĩ sao nếu thông qua tiệc sinh nhật, việc quảng bá công ty trở nên hiệu quả? Những bức ảnh sự kiện, khoảnh khắc có giá trị nếu được đăng tải sẽ khiến cho mọi người tò mò. Và mong muốn được biết nhiều hơn đến nhãn hàng của bạn.

Những công ty lâu đời cũng khiến khách hàng tin tưởng hơn. Ưu tiên lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của bạn. Từ đó, khẳng định được sự uy tín trên thương trường.

**Xem thêm:Kịch bản tổ chức trung thu cho nhân viên công ty chi tiết nhất

Ý nghĩa khác của sinh nhật công ty

Nhân dịp sinh nhật công ty, cả ban lãnh đạo và nhân viên hãy cùng nhìn lại những cột mốc đáng nhớ, những thành tựu đạt được và khó khăn trong một năm qua. Đưa ra định hướng phát triển phù hợp hơn và cam kết sẽ cùng nhau đạt được chứ?

Có được sự thành công như ngày hôm nay, hẳn ban lãnh đạo sẽ ghi nhận những nỗ lực của các nhân viên. Bên cạnh đó là những khách hàng trung thành nhất. Vậy những món quà tri ân và khen thưởng là không thể thiếu để khích lệ nhau.

Không chỉ là một đêm tiệc đáng nhớ với tất cả mọi người. Sinh nhật công ty còn được ghi lại qua những bức ảnh, video và phát tán trên mạng xã hội. Như vậy, đây còn là sự kiện mang tính truyền thông. Khẳng định sức mạnh của một công ty đã có truyền thống mà bạn chẳng cần mất công làm marketing.

2.Kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty

Xác định mục tiêu

Giờ hãy nhìn lại một lần những lợi ích cũng như ý nghĩa khi tổ chức sinh nhật công ty để đưa ra được mục tiêu phù hợp nhất.

Thông thường các công ty nhỏ sẽ đặt mục tiêu gắn kết các nhân viên lên hàng đầu. Để đơn thuần nó chỉ là một bữa tiệc chúc mừng sinh nhật ấm cúng. Và tất cả mọi người có thời gian để nghỉ ngơi, nhìn lại những điều mình đã làm được, chưa làm được.

Các công ty lớn thường “tham vọng” hơn một chút. Kế hoạch tổ chức sinh nhật cần thực sự bài bản và có quy mô. Mở rộng sự tham gia của đối tác, khách hàng, báo chí và book bài đăng trên các phương tiện truyền thông. Để quảng bá hình ảnh, văn hóa công ty. Cho thấy sự tin tưởng và uy tín trong lĩnh vực.

Xác định khách mời

Như chúng tôi đã nói, tùy thuộc vào mục đích sẽ xác định việc mời thêm khách có thật sự cần thiết hay không.

Hãy thể hiện sự tôn trọng đối với các khách mời, kể cả nhân viên trong công ty bằng cách gửi thiệp. Trong thiệp ghi rõ họ tên, thời gian, địa điểm tổ chức, một số yêu cầu cần chuẩn bị như giờ check in, dress code…

Ban tổ chức cần chuẩn bị đón tiếp khách mời chu đáo. Họ sẽ là thành phần chủ chốt quyết định đến sự thành công của bữa tiệc sinh nhật nên cố gắng đừng để ra sai sót nhé. Đừng để lại những ấn tượng xấu trong tâm trí khách mời.

Lên ý tưởng

Mỗi bữa tiệc cần có một ý tưởng và chủ đề xuyên suốt nhằm làm nổi bật hình ảnh công ty. Bạn có thể dựa theo mục tiêu, lý do tổ chức để xây dựng ý tưởng độc đáo nhất. Chẳng hạn như mừng sinh nhật công ty 10 tròn, cuộc thi tìm kiếm 10 ý tưởng tuyệt vời…

Hoặc bạn cũng có thể lồng ghép các thông điệp xuyên suốt chương trình. Khách hàng sẽ đánh giá cao sự chuẩn bị của bạn, có những ấn tượng sâu sắc và gợi nhớ tốt hơn đến công ty của bạn.

Lưu ý với mỗi năm tổ chức sinh nhật thì nên đưa ra những chủ đề khác biệt. Tránh trùng lặp với năm ngoái sẽ không tạo được màu sắc riêng có thể khiến mọi người cảm thấy nhàm chán. Những bài phát biểu của ban lãnh đạo cũng giống y hệt năm ngoái thì thực sự ngày sinh nhật công ty đã “fail” trông thấy rồi đó.

**Xem thêm:Kế hoạch tổ chức tiệc trung thu ấm cúng ngay tại công ty

Địa điểm tổ chức

Bạn nên chọn một nơi có không gian rộng rãi, thoáng mát để mọi người tiện di chuyển. Hơn nữa, cánh báo chí và team hậu cần cũng dễ dàng tác nghiệp, ghi lại những khoảnh khắc của công ty.

Nếu ngân sách hạn chế, thì có thể tổ chức ngay tại phòng họp, sảnh, phòng sinh hoạt công ty. Chỉ cần thiết kế lại sân khấu cho phù hợp một chút là được.

Với việc thuê địa điểm ở ngoài, cần chú ý các tiêu chí như: Chi phí phải hợp lý, tránh mất quá nhiều tiền cho điều này. Vị trí không quá xa trung tâm, thuận tiện đi lại và gửi xe.

Thời gian tổ chức

Tổ chức sinh nhật công ty nên tránh các ngày đi làm. Điều này sẽ khiến cho các khách mời khó khăn trong việc tham gia. Hoặc có thể họ sẽ phải về sớm và không quẩy hết mình với công ty.

Thời gian phù hợp nhất cho những bữa tiệc ấm cúng là sau giờ làm việc, vào buổi tối. Khi các nhân viên đã hoàn thành công việc. Nếu có thể thì bạn hãy cho mọi người nghỉ sớm một chút để chuẩn bị váy vóc, ăn mặc xinh đẹp đi hội cùng công ty.

Không nhất thiết phải tổ chức chính xác ngày sinh nhật công ty. Bạn có thể tổ chức trong vòng 5 ngày trước đó để đảm bảo về thời gian. Cũng như sự cân đối và có phương án backup phù hợp, tránh sát ngày lại xảy ra những điều không mong muốn.

Sân khấu, âm thanh, ánh sáng

Xây dựng khu vực sân khấu là cần thiết cho bất kỳ chương trình sinh nhật nào. Ở đây sẽ diễn ra phần lễ, MC dẫn chương trình, phát biểu lãnh đạo, trao quà, vinh danh...Do đó, cần chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng và trang phí phù hợp.

Bạn nên chọn đèn vàng hắt về 2 bên để tránh chiếu thẳng và mặt khách mời. Hơn nữa, tạo ra được cảm giác ấm cúng. Về các chi tiết trang trí thì chọn đèn nhấp nháy, các hình ảnh công ty, thiết kế riêng một backdrop sinh nhật công ty tròn..tuổi để khách mời checkin, chụp ảnh.

Team kỹ thuật cũng cần setup âm thanh hợp lý, tránh âm thanh quá to khiến mọi người bị chói tai. Hơn nữa, khi cần văn nghệ thì ai cũng có loa, mic để hát. Lưu ý phần dây điện vì có thể gây rắc rối khi đi lại.

Ngân sách, chi phí

Thật khó khăn để phải lên kế hoạch chi tiết cho mỗi hạng mục sẽ tốn bao nhiêu chi phí. Hơn nữa, cũng khó đảm bảo ngân sách tổ chức sinh nhật công ty đúng như những gì dự kiến. Trừ khi bạn thuê một công ty chuyên sự kiện trọn gói.

Tuy nhiên, để tiết kiệm thì bạn có thể đưa ra mức ngân sách tối thiểu, ngân sách tối đa, những khoản chi phí có thể phát sinh.

Ưu tiên ngân sách cho tổ chức tiệc, quà tặng vì đây chính là những cốt lõi để làm nên thành công sinh nhật công ty. Đồng thời giảm tối đa những hạng mục không cần thiết. Nếu các nhân viên tự chuẩn bị và làm được thì nên khuyến khích.

Hoặc bạn cũng có thể rút kinh nghiệm từ những lần tổ chức sinh nhật trước. Tham khảo ý kiến của tất cả mọi người, làm sao đảm bảo kế hoạch chi phí hợp lý nhất. Nhưng cũng không làm giảm cuộc vui và ý nghĩa của tiệc sinh nhật công ty.

Chuẩn bị tiệc

Không một sự kiện sinh nhật, chương trình nào mà thiếu tiệc được? Khách mời tham gia vừa giao lưu vừa ăn uống với nhau. Hơn thế nữa, sinh nhật diễn ra vào buổi tối, các khách mời sau khi chuẩn bị sẽ đến tham dự luôn nên thường mong muốn dùng bữa tối luôn tại công ty của bạn.

Bạn nên chọn trái cây tươi, bánh ngọt, nước uống. Sắp xếp thật đẹp mắt tạo thành quầy bar buffet. Nếu có điều kiện thì bạn hãy chuẩn bị thêm tiệc mặn, đồ ăn thức uống sang trọng một chút nhé.

Với phần tiệc quan trọng như vậy, bạn nên thuê một đơn vị cung cấp như Trái cây vuông tròn. Chúng tôi sẽ giúp bạn chọn được tea break ưng ý, trình bày hấp dẫn và phù hợp với lĩnh vực công ty. Việc tự chuẩn bị đôi khi không được như ý muốn, hơn hết là chiếm nhiều thời gian của bạn. Và điều này thì bạn không nên tiết kiệm đâu nhé.

Quà tặng khách mời

Tất cả các nhân viên, khách mời đều xứng đáng nhận được quà tặng trong buổi sinh nhật công ty. Họ là những người đã tạo dựng nên sự thành công như ngày hôm nay. Họ cũng là chủ nhà bữa tiệc.

Một chiếc áo phông, móc khóa…có in logo công ty bạn. ví dụ như mừng sinh nhật công ty X 5 tuổi. Gợi ý này hay ho đấy chứ. Không chỉ là món quà, nó còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng hiệu quả.

Bạn cũng có thể tặng thêm những món quà phù hợp cho từng đối tượng khác như: Nhân viên nữ tặng hoa hồng, khăn, mỹ phẩm...Nhân viên nam thì ví, đồng hồ, phụ kiện công nghệ.

Hoặc nếu như công ty bạn có điều kiện, ăn nên làm ra thì có thể gửi phong bì tiền mặt cho mỗi nhân viên. Chắc chắn ai cũng sẽ rất háo hức và cố gắng đóng góp nhiều hơn cho công ty.

Món quà tặng cần thành tâm, dù không mang giá trị vật chất to lớn. Nhưng thể hiện tinh thần và đạt được mục tiêu ngay từ ban đầu mà công ty đề ra.

Lưu ý là quà tặng đảm bảo ngân sách của công ty. Tránh tặng những món đồ không cần thiết nhưng làm tổn hao ngân sách. Tốt nhất thì nên tặng những món đồ mang dấu ấn của công ty.

**Xem thêm:Những lý do nên tổ chức trung thu ngay tại công ty mà không phải nơi nào khác!

3. Mẫu kịch bản tổ chức sinh nhật công ty

Những nội dung cần có trong kịch bản

+ MC dẫn chương trình

+ Ban lãnh đạo thuyết trình, đọc lý do

+ Tiết mục văn nghệ

+ Tiệc tea break, tiệc mặn đặt ở nhà hàng

+ Một số trò chơi

+ Những chia sẻ, tâm sự khác

+ Hậu cần phụ trách một số công việc phát sinh

Nội dung chi tiết kịch bản sinh nhật công ty

19 - 19h30: Đón khách

+ Công ty sắp xếp lễ tân đón khách

+ Ban đại diện đón cán bộ cấp cao khác

+ Phát số may mắn cho khách để chuẩn bị bốc thăm trúng thưởng phần sau

+ Ổn định tổ chức, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý

19h30 - 19h40: Bắt đầu chương trình

+ MC đọc lời chào và thu hút sự chú ý của tất cả mọi người

“Chào mừng tất cả các bạn đã đến với tiệc sinh nhật tròn 5 năm tuổi của công ty X”

+ MC tiếp tục nêu ra lý do chương trình, tuyên bố bắt đầu bữa tiệc và hứa hẹn một đêm tiệc vui vẻ, đầy ý nghĩa.

19h40 - 19h45: Phần lễ

+ MC giới thiệu khác mời tham gia

+ Đại diện công ty lên phát biểu và ngỏ ý chúc mừng sinh nhật công ty. Cùng những mong đợi về sự thành công trong năm tiếp theo.

+ MC gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo và đề nghị tất cả mọi người vỗ tay hưởng ứng lời ngỏ này.

19h45 - 20h: Giao lưu ca nhạc

+ MC dẫn tiếp: Và để chào mừng cho ngày sinh nhật hôm nay, kính mời quý vị cùng thưởng thức các tiết mục ca nhạc.

+ Lần lượt biểu diễn văn nghệ cây nhà lá vườn. Tuy nhiên, nên có 1 phần vũ đạo để tăng thêm không khí sôi động.

20h - 20h15: Tổng kết những hoạt động của công ty

+ Đại biểu lên sân khấu tổng kết, đồng thời định hướng các hoạt động trong năm tới. Mong muốn sẽ cùng cán bộ nhân viên đưa công ty phát triển lên một tầm cao mới.

+ Trao thưởng, vinh danh các nhân viên làm việc xuất sắc trong 1 năm qua

+ Trao quà tặng cho các nhân viên còn lại

+ Gửi những lời cảm ơn cùng lời tri ân đến khách hàng, đối tác vì đã luôn bình chọn cho sự uy tín của công ty.

20h15 - 21h: Tổ chức tiệc ăn uống, giao lưu

+ Mọi người tự do ăn uống, thưởng thức tiệc và nói chuyện cùng nhau

+ Bật nhạc nhẹ nhàng

+ Trong thời gian này mọi người có thể đăng ký thêm tiết mục văn nghệ để biểu diễn

+ Team hậu cần phối hợp với nhau để đảm bảo tiệc, nước uống đầy đủ cho mọi người. Không để xảy ra sai sót trong thời gian này, đảm bảo đúng timeline đã đề ra.

21h - 21h15: Thời gian dành cho các trò chơi, hoạt động tập thể

+ MC bắt đầu thu hút lại sự chú ý của mọi người

+ Giải thích về trò chơi và mong muốn toàn thể khách mời sẽ cùng tham gia.

+ Mời các đội chơi như kế hoạch, những người còn lại sẽ vỗ tay cổ vũ

21h15 - 21h30: Đại diện các khách mời lên gửi lời chúc mừng sinh nhật công ty

+ Đại diện khách hàng thân thiết

+ Đại diện đối tác triển vọng

+ Đại diện cho toàn thể nhân viên

21h30 - 21h45: Chương trình bốc thăm trúng thưởng

+ MC giải thích về chương trình và số phiếu mà khách mời đã được nhận ngay từ đầu

+ MC tiến hành tổ chức bốc thăm, mời những người có số phiếu tương ứng lên sân khấu để nhận quà.

+ Ban đại diện lên trao quà bốc thăm

+ Ban hậu cần chuẩn bị quà trên sân khấu

21h45 - 22h: Bế mạc chương trình

+ MC nói lời kết thúc ngày lễ chúc mừng sinh nhật công ty. Cảm ơn vì sự có mặt của các khách mời.

+ Ban lãnh đạo cũng lên phát biểu cảm ơn và kết thúc sự kiện. Nhấn mạnh lại lần nữa về ý nghĩa buổi sinh nhật và hy vọng những điều tốt đẹp trong tương lai.

22h - 22h30: Ban hậu cần dọn dẹp, thu dọn bàn ghế

Phần này cố gắng hoàn thiện càng nhanh càng tốt để mọi người về nghỉ ngơi. Chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo.

Sắp xếp các đồ thuê gọn gàng để trả lại. Những món đồ không sử dụng nữa thì bỏ đi để tránh ảnh hưởng đến không gian công ty. Riêng bàn ghế hoặc những đồ vật mượn từ phòng ban khác thì điều chuyển về lại đúng vị trí.

4. Những lưu ý khi tổ chức sinh nhật công ty

Để có một đêm sinh nhật công ty thật đáng nhớ và đạt được những kỳ vọng, bạn nên chú ý đến một số điều sau:

  • Lên kế hoạch, kịch bản càng chi tiết thì tỷ lệ thành công càng lớn
  • Đưa ra ưu tiên cho các hạng mục
  • Làm checklist công việc để xác định mức độ hoàn thành
  • Trong khi diễn ra tiệc thì luôn có đội ngũ hậu cần túc trực
  • Sẽ có nhiều thứ cần chuẩn bị, hãy phân công nhân sự hợp lý
  • Dự kiến về những phát sinh và có sự chuẩn bị bị chu đáo
  • Cố gắng để hoàn thành chỉ tiêu về ngân sách, nhưng cũng đừng quá tiết kiệm. Nhất là với những hạng mục bạn cần đầu tư.
  • Các công ty với quy mô khác nhau khi tham khảo mẫu kế hoạch sinh nhật công ty. Thì cũng hãy xem xét mức độ phù hợp để đưa ra kế hoạch phù hợp nhất.
  • Đêm sinh nhật có tính quyết định rất lớn đến thái độ làm việc sau đó của mỗi nhân viên. Do đó, hãy chuẩn bị chu đáo và làm bằng cái tâm nhé bạn.

Mong rằng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho bạn. Trái cây vuông tròn rất mong được đồng hành cùng dịp sinh nhật công ty và mang đến tiệc tea break ngon mắt nhất. Cũng chúc cho công ty bạn sẽ có một chương trình sinh nhật thật thành công, ý nghĩa.

Xem Thêm Nội Dung
Sản phẩm tiệc Vuông Tròn đã phục vụ
Tiệc sinh nhật 20 năm MANULIFE
Giá tham khảo: 25.000.000đ
Sinh nhật công ty Yeah One!
Giá tham khảo: 12.500.000đ
Tiệc sinh nhật nhân viên AIA Việt Nam
Giá tham khảo: 6.050.000đ
Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?