Khai trương công ty là gì?Hướng dẫn tổ chức tiệc khai trương công ty hoành tráng mà tiết kiệm

Mục lục

Tổ chức tiệc khai trương công ty, văn phòng mới vẫn luôn là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp với mục đích PR cho doanh nghiệp cũng như khích lệ tinh thần của đội ngũ nhân viên trong công ty. Để có được một bữa tiệc khai trương công ty hoặc văn phòng mới hoành tráng mà vẫn tiết kiệm, Trái cây vuông tròn sẽ chia sẻ với bạn những thông tin quan trọng nhất giúp ban tổ chức có thể thực hiện được chương trình này thành công nhất

1.Tiệc khai trương công ty là gì?

Tiệc khai trương công ty là bữa tiệc đánh dấu một mốc thời gian quan trọng của doanh nghiệp cũng như chương trình quan trọng để truyền thông nội bộ, PR doanh nghiệp thể hiện sự phát triển của chính công ty đó. Bữa tiệc khai trương có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau như tổ chức tiệc mặn, tiệc ngọt hoặc bữa tiệc đa dạng có cả tiệc mặn và tiệc ngọt.

Đối với doanh nghiệp, bữa tiệc khai trương cũng chính là không gian phù hợp để giao lưu với các đối tác, khách hàng cũng như doanh nghiệp. Trong bữa tiệc khai trương, phía công ty sẽ đan xen những thông điệp PR cho chính bản thân mình cũng như những lời chia sẻ chân thành đến quý khách hàng cũng như đối tác ngoại giao

***Xem thêm:Dịch vụ tiệc khai trương công ty

***Xem thêm:Dịch vụ khai trương trọn gói

***Xem thêm:Thực đơn tiệc ngọt khai trương

2.Những sai lầm thường mắc phải khi tổ chức tiệc khai trương công ty

Khi tổ chức sự kiện khai trương công ty không phải lúc nào cũng có thể tổ chức một chương trình trọn vẹn từ đầu đến cuối. Trái Cây Vuông Tròn sẽ chia sẻ với bạn những sai lầm mà các sự kiện đã mắc phải để bạn có thể lưu ý và tránh được nhiều nhất các sự cố không mong muốn.

Sai lầm trong lúc tính toán số lượng khách mời đến tham dự dẫn đến thừa quá nhiều tiệc cũng như có sự cố khi mời khách mời lên phát biểu. Để tránh được sai lầm này, bạn cần có được sự thống kê khách mời chính xác và xác nhận được lịch tham dự của khách mời từ đó hạn chế được sự sai sót không cần thiết. Tính trung bình dựa trên các số liệu của các sự kiện thì số lượng khách hàng sẽ tham dự được giảm đi 10% so với số lượng khách mời đồng ý đến tham dự.

Một sai lầm tiếp theo mà ban tổ chức thường mắc phải là số lượng thực đơn của bữa tiệc khai trương nhiều hơn quá nhiều hoặc thiếu gây ra tình huống khó xử khi những khách mời đến sau không còn đồ ăn để dùng nữa. Để hạn chế được tình huống xấu, bạn cần kiểm soát được số lượng khách mời cũng như tất cả những thực đơn tiệc được đưa ra từ phía tổ chức tiệc nhằm tránh được các tình huống khách mời chê phong cách tổ chức tiệc khai trương.

Tình huống xấu thứ 3 mà các sự kiện thường gặp phải là chương trình văn nghệ không phù hợp với nội dung chương trình khai trương. Khai trương là thời khắc thiêng liêng đối với một doanh nghiệp nên các chương trình văn nghệ nên mang các cảm xúc tích cực, vui vẻ, hào hứng, quyết tâm. Bạn nên tránh chọn các bài hát, tiết mục ảm đạm, buồn chán,...

Tiệc khai trương Spa

3.Hướng dẫn khai trương công ty với các bước cơ bản 

Bước 1: Thực hiện kiểm tra và xác định danh sách khách mời đến tham dự bữa tiệc.

Đây là bước vô cùng quan trọng vì con số khách mời sẽ tác động trực tiếp đến ngân sách tổ chức, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức cũng như các tiết mục trong sự kiện. Để có thể lên danh sách mời chính xác nhất bạn nên chia thành các hạng mục riêng biệt rồi trao đổi lại với ban lãnh đạo để có được danh sách chính xác và phù hợp nhất.

Một số hạng mục để phân loại khách mời mà bạn có thể tham khảo như sau: Đối tác VIP, khách hàng VIP, đối tác, khách hàng, nhà tài trợ, đội ngũ nhân sự trong công ty. Ngay khi bạn đã có được chính xác số lượng ước chừng thì bạn có thể tính trung bình số lượng người có trong sự kiện sẽ rơi vào khoảng 90% danh sách bạn đã thiết lập.

Bước 2: Cân đối ngân sách tổ chức sự kiện  khai trương.

Đây là bước vô cùng quan trọng, ban tổ chức có thể đưa ra ngân sách trước rồi đưa ra số lượng người có thể đón tiếp hoặc ngược lại đều được. Ngân sách tổ chức tiệc khai trương bao gồm tất cả những chi phí cần chi trả để thực hiện chương trình, bạn nên lưu ý đặc biệt đến chi phí tổ chức bữa tiệc ăn uống trong sự kiện khai trương để có được quyết định đúng đắn về một thực đơn phù hợp.

Bước 3: Lựa chọn thời gian & địa điểm tổ chức bữa tiệc khai trương công ty

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức là bước tiếp theo bạn cần thực hiện khi tổ chức tiệc khai trương. Thời gian tổ chức tiệc khai trương thường tổ chức vào buổi sáng để giảm độ nắng nóng nếu sự kiện được tổ chức vào mùa hè. Bạn có thể lựa chọn chính không gian văn phòng mới là địa điểm tổ chức tiệc khai trương với hình thức tiệc ngọt hoặc tìm kiếm một nhà hàng ăn, không gian tổ chức tiệc để thực hiện tổ chức bữa tiệc mặn khai trương công ty, văn phòng mới.

Bước 4: Lên khung chương trình cơ bản cho bữa tiệc khai trương công ty

Khung chương trình cơ bản là điều tối thiểu ban tổ chức cần họp bàn và xây dựng cùng nhau nội dung chính. Các tiết mục nên có trong chương trình khai trương công ty bao gồm:

Khai mạc sự kiện với lời chia sẻ của đội ngũ ban lãnh đạo

Cắt băng khánh thành dưới sự tham gia của khách hàng, đối tác

Phần giới thiệu về định hướng, quy mô của công ty

Tiệc khai trương dưới hình thức tiệc ngọt, tiệc mặn theo sự chuẩn bị của sự kiện

Giao lưu văn nghệ

Bế mạc sự kiện

Bước 5: Lựa chọn thực đơn tiệc khai trương mang lại giá trị lớn đến khách hàng.

Đây là bước vô cùng quan trọng vì khoảng thời thưởng tiệc sẽ mang lại nhiều giá trị đến công ty qua các câu chuyện tương tác của đội ngũ nhân sự với đối tác, khách hàng. Trái Cây Vuông Tròn sẽ chia sẻ với bạn kỹ lưỡng hơn về thực đơn tiệc khai trương đa dạng mà vẫn tiết kiệm trong phần thực đơn tiệc thuộc phần tiếp theo.

Tiệc khai trương văn phòng mới MOMO

***Xem thêm:Các loại bánh cho tiệc khai trương

4.Nội dung chương trình tiệc khai trương công ty

Như đã trình bày ở trên, khung chương trình tiệc khai trương là điều quan trọng mà ban tổ chức cần chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Để có được chương trình khai trương đa dạng thành công và chuyên nghiệp nhất, đội ngũ ban lãnh đạo cần nắm được mục tiêu chương trình tiệc, thông điệp truyền tải chính và thời gian diễn ra từng hạng mục trong hạng mục.

 

Phần 1: Lễ khai mạc với những lời chia sẻ, phát biểu của người đại diện cùng lời cảm ơn chân thành đến tất cả những vị khách đến tham dự.

 

Phần 2: Chính thức khai trương văn phòng, công ty mới với các phần mở màn như cắt băng khánh thành, biểu diễn nhạc truyền thống, khai trương với tiết mục múa lân mở màn.

 

Phần 3: Video giới thiệu công ty, văn phòng mới cùng những thành tích đã đạt được trong thời gian qua cũng định hướng của công ty trong thời gian tới.

 

Phần 4: Tham quan công ty, văn phòng, địa chỉ mới với tiệc nhẹ trái cây, bánh ngọt

 

Phần 5: Phần giao lưu khách mời với công ty như những chia sẻ của khách hàng thân thiết hoặc đối tác đặc biệt cũng như với đại diện đội ngũ nhân sự trong công ty.

 

Phần 6: Các tiết mục văn nghệ giao lưu và phần bế mạc sự kiện

 

Phần 7: Tổ chức tiệc mặn nhân dịp khai trương công ty nếu có.

5.Cách chọn thực đơn trong bữa tiệc khai trương công ty

Dựa vào mục tiêu và ngân sách tổ chức mà ban tổ chức sẽ có được sự lựa chọn hình thức tổ chức tiệc phù hợp trong sự kiện khai trương công ty. Trái Cây Vuông Tròn sẽ hướng dẫn bạn tổ chức một bữa tiệc nhẹ trong chương trình khai trương. Bạn hoàn toàn có thể đầu tư tổ chức một bữa tiệc mặn sau khi sự kiện khai trương đã được tổ chức xong.

Tiệc nhẹ là bữa tiệc ngọt có sự tham dự của các món ăn dễ ăn, chuẩn bị nhanh mà vẫn mang được sự sang trọng cần có trong mỗi sự kiện khai trương. Thực đơn bữa tiệc nhẹ trong sự kiện khai trương cần phải có bao gồm:

Trái cây tươi: các loại trái cây theo mùa như cam, quýt, nho, dâu tây, dứa, dưa hấu, ổi. Các loại trái cây được cắt gọt đẹp mắt và xếp vào đĩa bắt mắt và chuyên nghiệp, sạch sẽ.

Nước sinh tố đa dạng: Các loại sinh tố mà bạn có lựa chọn như sinh tố dưa hấu, sinh tố ổi, sinh tố chanh leo, sinh tố dâu tây,... Bên cạnh nước sinh tố thì bạn có thể lựa chọn các loại đồ uống sang trọng hơn như rượu vang, cafe sữa, trà quế,...

Bánh ngọt bắt mắt: Bánh ngọt là một phần thực đơn không thể không có trong mỗi bữa tiệc sang trọng bởi bánh ngọt mang một ý nghĩa gắn kết tất cả mọi người với hương vị ngọt ngào.

Chè thập cẩm & yaourt trái cây: Đây là 2 món ăn được khá nhiều người ưa thích nên bạn có thể bổ sung thêm vào thực đơn của mình trong những hôm nắng nóng.

Khai trương cửa hàng mỹ phẩm

***Xem thêm:Thực đơn tiệc khai trương

6.Những tiêu chí lựa chọn một địa điểm khai trương công ty tốt

Trong trường hợp số lượng người tham dự lớn thì bạn có thể lựa chọn một địa chỉ cung cấp tiệc nhẹ để giảm bớt chi phí tổ chức, tiết kiệm thời gian cũng như có một team chuyên nghiệp giúp bạn thực thi tất cả các hoạt động cần chuẩn bị cho một bữa tiệc nhẹ khai trương. Một số tiêu chí quan trọng bạn cần nắm được để lựa chọn một địa điểm cung cấp uy tín, chuyên nghiệp như sau:

Địa chỉ tổ chức có thực đơn tiệc đa dạng, phù hợp với khẩu vị của phần lớn những khách mời tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm kiếm một địa chỉ có chuyên viên tư vấn dày dặn kinh nghiệm để giúp bạn lựa chọn một thực đơn tiệc khai trương uy tín nhất.

Địa chỉ tổ chức có chi phí tổ chức hợp lý: bạn nên tham khảo các feedback về địa chỉ đó cũng như xem xét kỹ lưỡng giá thành của menu tiệc nhẹ sự kiện. Giá thành chưa chắc đã là yếu tố quyết định sự uy tín hay sự chuyên nghiệp nhưng chắc chắn là yếu tố quan trọng để bạn lựa chọn một địa chỉ tổ chức tiệc hợp lý.

Hãy tìm kiếm một địa chỉ tổ chức tiệc có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, linh hoạt và nhiệt tình.

Trên đây là những thông tin chia sẻ quan trọng nhất mà người tổ chức tiệc khai trương cần nắm được. Trái Cây Vuông Tròn chúc bạn tổ chức một sự kiện khai trương công ty, văn phòng hồng phát!

**Xem thêm:Top 7 Dịch vụ tiệc khai trương công ty tại TPHCM

Tham khảo một số dịch vụ của Vuông Tròn: