Những lưu ý tổ chức tất niên tại văn phòng,công ty 

03/07/2019
4817
Mục lục

Những lưu ý tổ chức tất niên tại văn phòng, công ty

Tổ chức tất niên cho công ty tại văn phòng vào những ngày cuối năm đang trở thành tâm điểm lựa chọn của nhiều công ty. Ưu điểm của hình thức Year End Party (YEP) văn phòng này là tiện lợi, không cần đi xa, tránh được vấn đề thuê mặt bằng tổ chức bên ngoài đắt đỏ, khan hiếm vào mùa cao điểm.

Tuy nhiên khi tổ chức tất niên YEP cho văn phòng công ty ngoài một kế hoạch phù hợp với không gian và đặc thù của văn phòng làm việc, còn có những lưu ý rất quan trọng, mà người tổ chức cần nằm lòng để sự kiện trở nên suôn sẻ, thành công hơn.

Những lưu ý tổ chức tất niên thực tế và cần thiết này được đội ngũ nhân viên setup tại Trái Cây Vuông Tròn đúc kết qua quá trình tổ chức hàng trăm tiệc lớn nhỏ trong khu vực, các công ty cùng tham khảo nhé!

1.Phân bổ thời gian hợp lý cho các bước tổ chức chương trình

Thêm một lưu ý giúp cho việc tổ chức Year End Party công ty trở nên bài bản, theo trình tự hơn, không bỏ sót một bước nào. Chính là phân bổ thời gian cụ thể cho từng bước thực hiện, ăn tiệc trong bao nhiêu phút? chơi trò chơi, văn nghệ bao lâu là hợp lý?...

Việc phân bố thời gian cụ thể với từng hạng mục sẽ giúp chương trình tất niên công ty diễn ra hợp lý, không quá nhanh, cũng không quá mất thời gian, khớp với thời gian dự tính của người tổ chức, cũng như người tham dự sự kiện.

Bên cạnh đó, khi có thời gian cụ thể để dựa vào, Mc sẽ điều tiết chương trình hợp lý hơn, hiểu được mình có đang dẫn dắt quá nhanh, hay quá chậm hay không, từ đó có hướng điều chỉnh hợp lý để lễ tất niên công ty diễn ra thành công, hài lòng người tham dự.

Cần phân chia thời gian hợp lý

2.Thông báo và cung cấp đủ thông tin cần thiết cho quản lý tòa nhà

Lưu ý thứ hai các bạn cần nắm khi tổ chức tất niên tại văn phòng công ty chính là cần thông qua ban quản lý tòa nhà (nếu văn phòng thuê trong tòa nhà), để được sự cho phép tổ chức, cũng như hỗ trợ từ bảo vệ và ban quản lý.

Để tổ chức thành công buổi tất niên cho văn phòng, công ty, sự hỗ trợ của bảo vệ và quản lý tòa nhà là rất cần thiết. Bạn không thể tùy tiện đón một lượng khách lớn từ bên ngoài vào trong tòa nhà mà không thông qua quản lý, hay tự ý cho đội ngũ setup tiệc vào nội bộ công ty, ra vào tự do mà không có sự cho phép của bảo vệ,...

Một số tòa nhà, văn phòng cho thuê chuyên nghiệp hiện nay được đảm bảo nghiêm ngặt về an ninh, trật tự rất cao, nội bộ ra vào cần có thể nhân viên, hoặc phải khai báo thông tin hợp lệ tại quầy lễ tân. Nên nếu không có sự thông qua trước đó, khách mời và những bộ phận khác liên quan tham dự tất niên tại công ty bạn sẽ gặp phiền phức, rắc rối không mong muốn.

3.Kiểm tra những hạng mục do cá nhân đảm nhiệm

Để tổ chức được buổi tiệc tất niên cty YEP tại văn phòng làm việc, bên cạnh những bước tổ chức chính như mời khách, trang trí văn phòng, đặt tiệc tất niên… các bạn đừng quên kiểm tra những hạng mục nhỏ hơn do từng cá nhân đảm nhiệm.

Vuông Tròn đã từng chứng kiến một trường hợp tổ chức lễ tất niên văn phòng, mà Mc bị bối rối, không biết dẫn dắt như thế nào vì thiếu kịch bản MC Script. Ban tổ chức đã quên mất việc thông báo cho Mc tự chuẩn bị kịch bản dẫn chương trình theo chủ đề tất niên, và Mc lại đinh ninh rằng phần này sẽ có người trong ban tổ chức chuẩn bị sẵn cho mình.

Checklist các hạng mục kỹ lưỡng trước khi thực thi

Các hạng mục cá nhân chuẩn bị cụ thể là:

Mc cần chuẩn bị kịch bản dẫn chương trình phù hợp với chủ đề tất niên công ty.

Đại diện ban lãnh đạo chuẩn bị bài phát biểu/tổng kết kinh doanh để trình bày.

Kĩ thuật viên cần dựng video tổng kết, video hoạt động công ty để phát trong ngày tất niên cuối năm (nếu có)

Đội quay phim, chụp hình cần nắm thời gian và yêu cầu cụ thể để ghi lại hình ảnh/video cho sự kiện tất niên công ty tại văn phòng.

Đối với những hạng mục cá nhân này, khi tổ chức tất niên cho văn phòng công ty, bạn cần phân công và cung cấp thông tin rõ ràng, đồng thời xác nhận lại lần cuối trước ngày tất niên diễn ra, để tránh thiếu sót nhé!

4.Tận dụng những vật dụng sẵn có trong văn phòng, công ty

Lựa chọn tổ chức Year End Party (YEP) tại văn phòng công ty, các bạn có thể tận dụng những vật dụng có sẵn trong văn phòng như bàn ghế, ly dĩa,.., vừa tiết kiệm không gian tổ chức, vừa đỡ vận chuyển, sắp xếp cồng kềnh và đặc biệt là tiết kiệm chi phí cho công ty.

Thay vì sử dụng bàn tiệc của đơn vị setup tiệc bên ngoài, bạn có thể sử dụng bàn dài của văn phòng để bày trí món ăn, vừa đẹp, vừa không tốn công sức vận chuyển, xê dịch bàn, và tiết kiệm thời gian bày trí tất niên cho văn phòng.

5.Dọn dẹp văn phòng, sắp xếp bàn ghế trước khi tổ chức tất niên

Khi tổ chức tất niên tại văn phòng, công ty yếu tố quan trọng vẫn là không gian, văn phòng công ty thường có thiết kế khép kín, để sử dụng máy lạnh, bàn ghế được kê sát nhau để tiện lợi trao đổi giữa mọi người khi làm việc.Vì vậy trước khi trang trí tất niên công ty hay trình bày bàn tiệc, các bạn nên sắp xếp lại bàn ghế để đảm bảo tận dụng được không gian tối đa.

Đồng thời, bạn nên nhờ bộ phận vệ sinh dọn dẹp sơ qua không gian trước khi tổ chức tiệc. Vì khi đã tổ chức tiệc tất niên công ty đâu ra đấy, việc quét dọn, lau bàn,.. sẽ dễ gây bám bụi vào đồ ăn, chén, dĩa,.. mất vệ sinh và giảm hương vị thơm ngon của thực đơn.

Thu xếp không gian tổ chức

6.Có được đốt pháo hoa mừng tất niên tại văn phòng công ty?

Trong Year End Party công ty, pháo hoa được sử dụng rất nhiều để tạo sự lung linh và khuấy động không khí tiệc. Thêm nữa, pháo hoa tia còn được đốt để tạo hiệu ứng long trọng, chúc mừng sau khi lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc buổi tiệc tất niên công ty. tuy nhiên đó là đối với tất niên tại cửa hàng, hay sân khấu nhà hàng thôi nhé!

Đối với văn phòng công ty nằm trong tòa nhà, với nhiều phòng ban và quy định nghiêm ngặt về cháy nổ, thì việc sử dụng pháo bông, pháo hoa, các chất gây cháy, gây khói, sẽ bị cấm. Vì những vật dụng này rất dễ kích hoạt hệ thống báo cháy lắp đặt trong tòa nhà, và tức khắc tất niên công ty bạn sẽ trở nên hỗn loạn, rối bời, gây ảnh hưởng trật tự của những văn phòng, công ty ở xung quanh.

Để chắc chắn có được sử dụng pháo trong tất niên công ty tại văn phòng hay không, ban tổ chức nên hỏi qua ban quản lý tòa nhà, và tìm phương án thay thế thích hợp nếu trong trường hợp không được sử dụng pháo.

7.Chuẩn bị bãi đỗ xe cho khách mời, và các đơn vị hỗ trợ tổ chức

Một lưu ý hết sức quan trọng mà hầu như tất cả tất niên công ty, văn phòng nào cũng gặp nhưng lại rất ít để ý tới, đó chí là chuẩn bị bãi đổ xe phù hợp cho khách mời cùng những đơn vị hỗ trợ tổ chức tất niên công ty (đơn vị tiệc, đơn vị chụp ảnh, quay phim,..)

Đừng để khách mời của bạn ra về chỉ vì không đậu được xe, hay việc tổ chức chương trình tất niên công ty gặp sự cố, chậm trễ chỉ vì không có người trông xe trong thời gian setup, lắp đặt tại văn phòng nhé!

Bạn có thể thông qua ý kiến của bảo vệ và quản lý tòa nhà trước đó để tìm được nơi gửi xe phù hợp cho khách mời tham dự tất niên công ty, đồng thời thông báo về thời gian tổ chức để đội bảo vệ nắm được thông tin từ đó lên phương án chuẩn bị, kiểm soát an ninh hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, một số công ty kĩ lưỡng hơn còn tính tới chi phí gửi xe cho khách mời và đơn vị tổ chức thuê ngoài.

Nên chú ý vấn đề đỗ xe cho khách

8. Tiệc tất niên luôn cần có phương án dự phòng

Tiệc tất niên cty cuối năm được xem là sự kiện quan trọng, làm sao để tổ chức một bữa tiệc hoàn hảo, để lại dấu ấn riêng. Bạn muốn tổ chức một buổi Year End Party công ty ấn tượng lưu lại những khoảnh khắc đẹp trong mắt nhân viên và đối tác của bạn, tuy nhiên nếu không có phương án dự phòng kỹ lưỡng, mọi công sức của bạn điều đổ sông đổ biển.

Hãy có những phương án kế hoạch dự phòng kỹ lưỡng, bạn phải chắc chắn rằng chương trình phải được tổng duyệt trước một ngày diễn ra buổi lễ.

Hãy kiểm tra kỹ hệ thống của tòa nhà, thiết bị phòng cháy, chữa cháy, an ninh nơi tổ chức. Kiểm tra khách mời, liên hệ với những đối tác hợp tác tổ chức tiệc để đảm bảo rằng họ không “quên” địa điểm và thời gian tổ chức tiệc YEP của bạn.

Luôn có phương án dự phòng

9. Ý tưởng tiệc nhẹ tất niên đơn giản, hợp xu hướng

Trong thực tế, những ngày cuối năm thường là những ngày bận rộn của công ty, với những sổ sách báo cáo cần hoàn tác, những công việc cần hoàn thành để chuẩn bị cho một kì nghỉ Tết truyền thống dài, và những nhiệm vụ chuẩn bị trước để đầu năm mới được nhẹ nhàng, không bị “ứ đọng”.

Chính vì thế, xu hướng tổ chức tiệc ngọt tất niên Year End Party được nhiều công ty lựa chọn, tạo điều kiện cho mọi người quây quần bên nhau dịp cuối năm, nhẹ nhàng, ý nghĩa nhưng vẫn đảm bảo đồ ăn ngon miệng, đầy đủ từ các món bánh mặn ngọt đến nước ép trái cây.

Hình thức tổ chức tiệc ngọt tại văn phòng như thế này còn giúp tận dụng tối đa thời gian cho mọi người để nói chuyện, vui đùa, gắn kết cùng nhau thay vì tốn nhiều thời gian để di chuyển đến nơi tổ chức tiệc tất niên nhiều phiền phức, kẹt xe.

Hơn hết, tiệc ngọt tất niên cực kỳ đa dạng về món ăn, không ngán, không dầu mỡ. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức tiệc tất niên trong công ty mà không cần lo văn phòng bị vấy bẩn gây khó chịu hay phải tốn thời gian dọn dẹp.

Đặc biệt, khi đặt tiệc ngọt tại Trái Cây Vuông Tròn, Vuông Tròn sẽ setup một bàn tiệc sang trọng, đẹp mắt, phù hợp với đẳng cấp và vị thế công ty cho bạn, với những món bánh, trái cây tươi mới ngon tuyệt được chế biến ngay trong ngày.

Ý tưởng tiệc ngọt hợp xu hướng

10. Lựa chọn đối tác hợp tác tổ chức tiệc phù hợp

Tổ chức một buổi tiệc tất niên công ty là sự kiện quan trọng làm sao để nâng tầm chất lượng và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn lên thể hiện được tính sự kiện, tính cộng đồng và gắn liền với doanh nghiệp.

Nếu công ty bạn nhỏ hoặc doanh nghiệp quy mô lớn việc quyết định lựa chọn đối tác tổ chức còn phụ thuộc vào giá cả và chất lượng, đừng ham rẻ mà bỏ qua chất lượng của buổi tiệc.

Nên lựa chọn những đối tác, đơn vị tổ chức có uy tín tên tuổi, hợp đồng rõ ràng thông tin cụ thể, lời lẽ chặt chẽ.

Lựa chọn đối tác tổ chức tiệc phù hợp

11. Đầu tư về ý tưởng tổ chức tiệc cho công ty

Cuối năm có rất nhiều buổi Year End Party được diễn ra, vì thế tổ chức tiệc tất niên công ty nếu ý tưởng buổi tiệc không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm không những giúp khẳng định vị thế công ty bạn mà còn là cơ hội để bạn marketing, truyền thông PR hình ảnh thương hiệu công ty mình đến với đối tác và khách hàng.

Tiệc tất niên công ty là thời gian mà mọi người vui vẻ và suy ngẫm về một năm đã qua đồng thời mong đạt được những thành công trong năm mới. Do đó phong cách buổi tiệc phải phù hợp, truyền tải và lan tỏa thông điệp từ đến đầu đến cuối buổi tiệc.

Hãy lên kế hoạch cho một ý tưởng tổ chức thật độc đáo đẹp lạ, mới mẻ và đầy ấn tượng để làm được điều đó, bạn có thể liên hệ với những bên tổ chức uy tín chất lượng, nhờ họ tư vấn và hỗ trợ, bạn càng chi tiết cụ thể, sự kiện của bạn sẽ càng chuyên nghiệp.

Đầu tư ý tưởng tổ chức tiệc

12. Kiểm soát ngân sách để tổ chức tiệc tất niên phù hợp

Tổ chức tiệc tất niên công ty bao gồm địa điểm, đồ uống, thức ăn, văn nghệ, phương tiện đi lại, bãi đậu xe .... rất nhiều thứ để bạn lập kế hoạch chi tiêu và tính toán ngân sách sao cho hiệu quả, giúp bạn giảm được tình trạng hao hụt ngân sách, chi tiêu quá đà.

Bạn cần kiểm soát được những yếu tố thừa và thiếu bằng cách xác định ngân sách trên đầu người, từ đó điều chỉnh kịp thời.

Điều quan trọng là bạn phải lên kế hoạch tổ chức Tiệc tất niên công ty cuối năm phù hợp với khả năng của mình. Chi tiêu quá nhiều hoặc quá ít đều không cần thiết vì điều này đồng nghĩa với việc chấp nhận rủi ro trên một số khía cạnh.

13. Không kiểm soát được số người tham dự tiệc tất niên

Có được danh sách khách mời tham dự tiệc là điều vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp nên nắm rõ số lượng khách tham dự. để tránh việc lúng túng trong khâu tiếp đãi, tránh gây mất thiện cảm trong mắt khách mời.

Bên cạnh đó, việc không nắm rõ số lượng khách mời ở tiệc tất niên cty sẽ dẫn đến những tình huống “dở khóc dở cười’’ mà bạn không hề mong muốn. Chẳng hạn như việc thiếu thức ăn do lượng khách mời đông hơn dự kiến; hay khách đến nhưng không có bàn ngồi.

Ngoài ra, với lượng khách mời đến ít hơn so với dự kiến cũng sẽ mang đến cho bạn những lãng phí không hề nhỏ. Thức ăn và các dịch vụ đính kèm bị thừa sẽ gây hao tổn ngân sách cho doanh nghiệp.

Tóm lại, bạn nên cố gắng nắm chính xác số lượng khách để có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Nên tránh việc khách đến đông quá hay ít quá, điều này sẽ tạo ấn tượng không tốt và làm mất đi hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách mời.

Một số giải pháp đơn giản nhưng cực kì hiệu quả cho vấn đề này là: cho nhân viên làm khảo sát xem họ có đi hay không, và đi với ai, sàng lọc sơ bộ những đối tác có thể đi được và không đi được,.... Từ những thông tin trên bạn đã có thể kiểm soát được số lượng khách mời dự tiệc tất niên YEP.

14. Tận dụng được ưu thế của chính doanh nghiệp

Đôi khi tập trung quá nhiều vào những chi tiết khác, các doanh nghiệp đã bỏ qua những yếu tố “cây nhà lá vườn’’ gây lãng phí ngân sách không đáng có. Bạn hoàn toàn có thể tận dụng những gì công ty đang có, về con người lẫn vật chất để có một bữa Year End Party đáng nhớ. Tại sao phải thuê không gian tiệc trong khi công ty bạn có sẵn văn phòng?

Đối với những công ty có đội ngũ designer, thay vì thuê dịch vụ trang trí bên ngoài bạn nên cho phép họ lên ý tưởng thiết kế và thực hiện chủ đề cho bữa tiệc tất niên. Chính vì là nhân viên công ty nên họ sẽ hiểu rõ hơn thông điệp mà bạn muốn truyền tải so với đội ngũ bên ngoài.

Nếu bạn muốn xây dựng một bữa tiệc tất niên tại văn phòng, công ty gần gũi với mọi người có thể cân nhắc đến việc chiêu mộ những ‘’ca sĩ’’ không chuyên, kể cả MC - họ chính là những nhân viên trong công ty. Những tiết mục đến từ những người đồng nghiệp thân quen hứa hẹn sẽ mang đến vô số những điều thú vị trong tiệc tất niên.

Tận dụng ưu điểm doanh nghiệp

15. Quá chú trọng vào việc trang trí tiệc tất niên

Trang trí tiệc Year End Party rất quan trọng, nhưng không vì thế mà bạn quá tập trung vào nó gây ra những lãng phí đáng tiếc. Một chiếc áo lộng lẫy không hẳn là một chiếc áo có quá nhiều chi tiết, trang trí tiệc tất niên cũng vậy. Bạn nên cố gắng sử dụng vừa đủ những vật dụng trang trí để tránh gây rối mắt khách mời và có thể tiết kiệm ngân sách.

Hơn thế nữa, nếu việc trang trí tiệc không phù hợp hay sai chủ đề thì cho dù có đổ bao nhiêu kinh phí cũng không mang đến hiệu quả. Ngoài ra, quá chú trọng vào trang trí khiến các khâu khác phải thuê nhân lực bên ngoài gây tiêu tốn thêm một phần chi phí.

Lưu ý không quá chú trọng trang trí

Như vậy, chúng ta vừa đi qua Những lưu ý quan trọng bậc nhất, không thể không biết cho công ty khi tổ chức tiệc tất niên YEP cuối năm rồi. Với những lưu ý đặc biệt như thế này, Vuông Tròn hi vọng có thể giúp ích công ty tổ chức nên buổi tất niên chỉn chu ngay tại văn phòng, tạo được ấn tượng tốt đẹp trong mắt nhân viên cùng toàn thể khách mời trong sự kiện.