Hướng dẫn tổ chức chương trình tri ân khách hàng thành công

Tại sao công ty phải tổ chức tri ân khách hàng thường niên? Tổ chức tri ân không chỉ là một bữa tiệc ăn uống thông thường, mà còn là cơ hội giao lưu giữa công ty với đối tác tiềm năng. Cũng thông qua buổi tiệc này, doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để lắng nghe ý kiến khách hàng để giúp doanh nghiệp tốt hơn.

Tri ân khách hàng đồng thời là một sự kiện mang lại sự giao lưu, gắn kết các mối quan hệ của khách hàng, đối tác với doanh nghiệp. Khi sự kiện tri ân diễn ra thường xuyên hơn đồng nghĩa với việc khách hàng tiềm năng sẽ gần gũi hơn với công ty, giúp cho hợp tác quan hệ làm ăn song phương vững mạnh và phát triển, mang lại nguồn lợi lớn đầy hứa hẹn.

**Tham khảo thêm:Hướng dẫn tổ chức chương trình tri ân khách hàng

1.Hướng dẫn tổ chức chương trình lễ tri ân khách hàng

Để tổ chức được chương trình tri ân khách hàng thành công, công ty cần có nguồn nhân lực khá lớn để chuẩn bị các hoạt động diễn ra xuyên suốt buổi lễ. Về cơ bản, một chương trình tri ân khách hàng sẽ có những nội dung chính sau.

Bước 1- Lên danh sách khách mời

Cũng giống như những sự kiện khác, danh sách và số lượng khách mời là điều rất quan trọng trong khi tổ chức lễ tri ân khách hàng. Dựa vào danh sách và số lượng khách mời, bạn dễ dàng hơn trong việc chọn địa điểm, thời gian tổ chức phù hợp, đồng thời dựa vào đặc tính chung của khách mời bạn có thể chọn menu tiệc, chủ đề, và chương trình văn nghệ hợp lý.

Đối với hoạt động tri ân khách mời thì việc lên danh sách khách mời rất quan trọng, vì đây là những nhân vật chính của buổi tiệc, vì vậy các bạn cần lên danh sách tỉ mỉ, không được bỏ sót bất cứ khách hàng tiềm năng nào của công ty. đồng thời, hình thức mời khách đến tham dự cũng cần lịch sự, trang nhã để thể hiện sự trân trọng, hoan nghênh của công ty.

tốt nhất, bạn nên chia khách mời thành nhiều nhóm nhỏ theo đặc điểm chung như khách lẻ, khách sỉ, đại lý,.. hoặc là khách hàng VIP, khách hàng Gold, khách hàng Silver,.. để dễ rà soát, kiểm tra và bổ sung hơn trong quá trình thực hiện.

Bước 2 - Chọn chủ đề, thời gian, địa điểm tổ chức tri ân khách hàng

Địa điểm tổ chức: địa điểm tổ chức cần dễ rõ ràng, thuận tiện giao thông đi lại. Lưu ý nên tổ chức tại những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm và không gây khó khăn cho khách hàng trong việc đi lại. tổ chức lễ tri ân khách hàng ngay tại công ty cũng là ý rất hay, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, vừa dễ tìm kiếm, ngay trung tâm, lại rất thân thuộc với khách mời.

Thời gian tổ chức: chọn thời gian tri ân khách hàng nên được cân nhắc kỹ lưỡng, nên chọn khung thời gian hợp lý mà đa số khách hàng dễ dàng tham dự. Vuông Tròn gợi ý bạn nên chọn vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều sớm, để khách mời của công ty dễ dàng tham dự, không bị kẹt các công việc khác vào buổi tối.

Chủ đề cho chương trình: tri ân khách hàng cần tổ chức theo một chủ đề thống nhất, mang thông điệp truyền tải rõ ràng, điều đó sẽ làm cho buổi tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn. chủ đề cho buổi tri ân khách hàng có thể là chủ đề dạ hội, chủ đề cảm ơn, hay là buổi trao giải,...

Bước 3 - Xây dựng kế hoạch sơ bộ các hoạt động chính của buổi lễ

Sau khi đã có chủ đêm của lễ tri ân khách hàng, cũng như thời gian, địa điểm tổ chức cụ thể, bạn cần phải lên kế hoạch sơ bộ về các hoạt động chính diễn ra trong chương trình để dễ dàng thực hiện và phân công nhân sự hơn.

Trang trí khu vực lễ theo chủ đề

Trang trí khu vực tổ chức lễ tri ân khách hàng sẽ bao gồm trang trí sân khấu, trang trí cổng chào, lối đi, khu vực tiếp khách,..,và một số khu vực khác liên quan. Trang trí này cần theo chủ đề mà ban lãnh đạo đặt ra từ đầu, vì vậy sẽ rất công phu, tỉ mỉ và tốn nhiều thời gian.

Đón tiếp và hỗ trợ khách mời

Vì khách mời là nhân vật chính của buổi lễ tri ân khách hàng, nên hoạt động đón tiếp và hỗ trợ khách mời rất quan trọng, cần lên phương án chuẩn bị từ trước và phân công nhân sự. hoạt động này sẽ cần người đón khách, hướng dẫn và ổn định vị trí cho khách, hỗ trợ khách mời suốt tiệc,...

Lễ tân, Mc và kịch bản dẫn chương trình (Mc script)

Bạn cần phân công người chuẩn bị, training đội lễ tân để hỗ trợ hậu cần suốt tiệc như đón khách, check in cho khách, hỗ trợ ban lãnh đạo bưng quà khi làm lễ,...

Bên cạnh đó, việc thuê Mc chương trình và lên kịch bản Mc Script cũng cần có người đốc thúc triển khai, vì Mc là linh hồn của cả chương trình, giúp dẫn dắt, điều phối nội dung trong kế hoạch một cách hấp dẫn, lôi cuốn khán giả nhất để họ tương tác và nhanh chóng hòa cùng không khí của buổi lễ.

Đại diện lãnh đạo và bài phát biểu

Một hoạt động khác không kém phần quan trọng trong lễ tri ân khách hàng, chính là chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo. bạn cần có người lên nội dung này từ trước sao cho ngắn gọn, xúc tích, đủ nội dung truyền tải. Sau đó, gửi cho đại diện ban lãnh đạo để chỉnh sửa, tập phát biểu trước cho trôi chảy, chuyên nghiệp nhất.

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Tiệc tri ân khách hàng là một hạng mục quan trọng và cần chuẩn bị rất nhiều khâu, đòi hỏi người quản lý phải kĩ lưỡng và có nhiều kinh nghiệm khi chuẩn bị. tiệc tri ân khách hàng có rất nhiều hình thức như tiệc ngọt, tiệc mặn, tiệc buffet, tiệc finger food cao cấp.

Bên cạnh hình thức tiệc, bạn cần chuẩn bị cách trang trí tiệc, menu trong tiệc, đội hình nhân viên phục vụ khách,... Tùy vào ngân sách của công ty, nơi tổ chức lễ tri ân là văn phòng công ty hay ngoài trời, và số lượng khách nhiều hay ít mà người phụ trách sẽ đưa ra những quyết định hợp lý, khả thi nhất.

Văn nghệ, trò chơi khuấy động

Để tạo không khí vui vẻ và lôi cuốn trong buổi lễ tri ân khách hàng tại công ty, thì văn nghệ và các trò chơi khuấy động là không thể thiếu. Để các tiết mục nay diễn ra suôn sẻ, ấn tượng, và đúng thời gian dự kiến thì chương trình văn nghệ, trò chơi cần được chuẩn bị tươm tất từ trước, tập dợt kỹ nhiều lần, và sắp xếp trình tự biểu diễn logic, bài bản.

Bên canh đó, người quản lý về nội dung này cần phải lên ý tưởng trò chơi tập thể sao co thu hút và hấp dẫn, tiếp đó là chuẩn bị quy định trò chơi, vật dụng hỗ trợ cho từng tiết mục (múa, kịch, game,..) và quà tặng dành cho đội chơi/cá nhân chiến thắng…. rất nhiều mục cần làm.

**Tham khảo thêm:Mẫu kịch bản chương trình tri ân khách hàng

Quà tặng tri ân cho khách hàng

Vi số lượng khách hàng khá đông trong lễ tri ân khách hàng tại văn phòng, công ty nên quà tặng tri ân cần được chuẩn bị từ sẵn từ trước. Bạn cần quyết định chọn quà gì phù hợp, số lượng bao nhiêu, phân công người đi mua quà, chuẩn bị nhân sự gói quà,...

dựa vào ngân sách quy định, mục đích sự kiện tri ân khách hàng mà bạn có thể lên danh sách quà tặng sao cho hợp lý, ý nghĩa. Sau đó, trình ban quản lý duyệt và thống nhất quà tặng cuối cùng dành cho khách mời trong lễ tri ân.

Bước 4- Phân công nhân sự triển khai, quản lý các hoạt động

Đối với mỗi hoạt động chính diễn ra trong buổi tri ân khách hàng tại công ty, nên có người phụ trách và quản lý cụ thể, để dễ điều phối và đạt hiệu quả cao hơn so với việc để một cá nhân ôm đồm nhiều việc.

Chia nhỏ các hoạt động cần làm trong sự kiện tri ân khách hàng, sau đó phân công cá nhân có năng lực quản lý, thực hiện là phương pháp mà cách công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sử dụng. Tuy nhiên với phương pháp này, bạn cần có một leader đứng đầu, để nắm tình hình chung, nắm được tiến độ triển khai tổng quát của các hoạt động bên dưới, và để đảm bảo cho các hoạt động được triển khai đúng hướng, đúng yêu cầu đặt ra.

Đối với các công ty có quy mô nhỏ, hạn chế về nguồn nhân lực tổ chức, bạn có thể thuê dịch vụ setup tiệc chuyên nghiệp bên ngoài để hỗ trợ mình nhanh chóng, hiệu quả hơn. Chi phí để thuê đơn vị tổ chức sự kiện, đơn vị cung cấp tiệc đãi khách bên ngoài hiện nay rất phải chăng, hợp lý, nên các bạn có thể yên tâm tham khảo và hợp tác nhé!

Bước 5- Tập dợt và hoàn thiện kịch bản chương trình

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hoạt động trong sự kiện tri ân khách hàng, trước khi ngày tổ chức diễn ra, đừng quên tập dợt chương trình trước bạn nhé! việc chạy thử chương trình sẽ giúp ban tổ chức đo lường chính xác và kịp thời khắc phục, bổ sung để các hoạt động diễn ra đúng với kịch bản định trước, đúng với thời gian dự kiến.

Việc chạy thử trương trình trước ngày diễn ra lễ tri ân khách hàng rất quan trọng, giúp cho toàn bộ nhân sự trong ban tổ chức nắm được đường dây chương trình thực tế, hoạt động nào trước, hoạt động nào sau, các bộ phận liên kết phối hợp với nhau ra sao,.. từ đó có kinh nghiệm, bớt bỡ ngỡ khi tổ chức lễ tri ân khách hàng chính thức.

Thêm vào đó, việc tập dợt trước chương trình, sẽ lộ ra những vấn đề trục trặc mà trên bản kế hoạch không thể hiện được, ví dụ như sân khấu nhỏ hơn tưởng tượng, trời mưa bất ngờ,... từ đó giúp bạn khắc phục trước những trục trặc, sự cố, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, thành công hơn.

2. Những lưu ý khi tổ sự kiện tri ân khách hàng nhân dịp cuối năm

Để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng nhân dịp cuối năm thành công nhất, bạn cần nắm được những lưu ý cụ thể sau đây:

Lưu ý về số lượng khách hàng đến tham dự: Buổi tri ân khách hàng là sự kiện có quy mô lớn, nên ngoài sự kiểm soát chặt chẽ về khách hàng từ ngoài vào đến kiểm soát số lượng khách mời đến tham dự đều là những khâu quan trọng nhất. Thông thường, trung bình số lượng người đến tham dự sẽ rơi vào khoảng 80-90% số lượng dự kiến.

Lưu ý về hạng mục đón tiếp khách mời: Chắc chắn rằng,một buổi tri ân khách hàng là một trong những sự kiện có sự góp mặt đông đảo của khách hàng đến tham dự nên công việc đón tiếp được đặt lên hàng đầu. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng thực đơn tiệc, các phụ kiện và kịch bản chương trình. Bữa tiệc tri ân thành công đều cần có sự thành công, tỉ mỉ của các thao tác quan trọng trong sự kiện.

Lưu ý về khung chương trình: Bởi số lượng tham dự sự kiện tri ân khách hàng thường lớn nên bạn nên thay đổi linh động khung chương trình sự kiện. Có thể kéo dài phần giao lưu hoặc rút ngắn phần chia sẻ của đối tác,... để mang lại một không gian hoàn hảo nhất.

Lưu ý về cách trang trí buổi sự kiện tri ân: Hãy lựa chọn những thành tích xuất sắc của các đại lý hoặc khách hàng hoặc team của doanh nghiệp để thể hiện sự quy mô, sự trân trọng. Phong cách trang trí còn là cách ban tổ chức hiểu về sự kiện tri ân và truyền lại cảm xúc chân thực đến khách hàng.

Lưu ý về cách chào, tiễn khách hàng khi kết thúc sự kiện tri ân: đây là phong cách chuyên nghiệp mà bất kỳ doanh nghiệp cũng cần lưu ý để mang lại đến đối tác, khách hàng những đánh giá hoàn hảo nhất.

Lưu ý về cách lựa chọn thời gian và không gian tổ chức: gồm có thời gian tổ chức sự kiện, có trùng với thời gian diễn ra sự kiện lớn nào trên toàn quốc hay không? Không gian tổ chức không nên quá rộng cũng không nên quá chật chội sẽ gây khó khăn trong việc quản lý chung, một không gian vừa đủ sẽ tạo sự gắn kết cho khách mời, tạo sự hài hòa cho toàn bộ bố cục buổi lễ.

Sắp xếp nhân sự kiểm soát sau sự kiện: bạn chú ý phân công nhân sự gửi tin nhắn đến khách hàng vào cuối ngày thể hiện sự quan tâm, lời cảm ơn chân thành đến họ. Bên cạnh đó, khâu dọn dẹp văn phòng, kiểm soát đồ đạc, phụ kiện cũng như các dụng cụ quan trọng sau tiệc cũng cần được chú ý tới và phân công người thực hiện.

**Tham khảo thêm:Chương trình hoạt động tri ân khách hàng

Như vậy chúng ta vừa đi qua nội dung hướng dẫn cách tổ chức chương trình tri ân khách hàng chuyên nghiệp, bài bản. Tin rằng với những nội dung vừa chia sẻ, các bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tổ chức lễ tri ân khách hàng cho công ty mình. và nếu có nhu cầu đặt tiệc ngọt trọn gói chất lượng cho sự kiện của công ty, đừng quên liên hệ ngay Trái Cây Vuông Tròn nhé