Hướng dẫn tổ chức chương trình tri ân khách hàng - Chuẩn bị kịch bản,ý tưởng....

06-11-2019 1867
Mục lục

Tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp để kết nối doanh nghiệp với các đại lý, khách hàng của mình. Doanh nghiệp duy trì và phát triển được nhờ có khách hàng và đối tác. Chính vì vậy, sự kiện tri ân khách hàng thường được tổ chức với tần suất khá lớn, khoảng 2-3 lần trong năm. Ở bài viết này, Trái Cây Vuông Tròn sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin hữu ích nhất để bạn có thể chuẩn bị một chương trình tri ân khách hàng.

1.Tri ân khách hàng là gì?Tại sao phải tổ chức tri ân khách hàng

Tri ân khách hàng là một sự kiện,bữa tiệc dành cho quý khách hàng thân thiết hoặc dành cho các đại lý cấp cao để nhằm mục đích sự quan trọng là kết nối, chia sẻ kế hoạch mới, thúc đẩy tinh thần hoặc mang lại những chương trình khuyến mãi đặc biệt đến đối tượng tham dự.

Tri ân khách hàng cũng là một buổi giao lưu mang lại sự thân thiết đến khách hàng, tạo cơ hội tiếp cận và tăng sự đồng hành cùng nhau trên chặng đường phía trước.

Vậy tại sao phải tổ chức tri ân khách hàng? Sự kiện tri ân giống như một cuộc gặp mặt theo lịch hẹn hàng quý, hàng năm của các doanh nghiệp, tổ chức. Tổ chức tri ân không chỉ là một bữa tiệc ăn uống thông thường, mà còn là một giao lưu quan trọng mang lại sự tự hào của khách hàng, là những thông điệp truyền thông bán hàng hiệu quả hơn. Cũng thông qua buổi tiệc này, doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để lắng nghe ý kiến khách hàng, trình bày quan điểm của khách hàng để giúp doanh nghiệp tốt hơn.

Tri ân khách hàng đồng thời là một sự kiện mang lại sự thân thuộc, tăng sự khăng khít mối quan hệ của khách hàng, đối tác với doanh nghiệp. Hàng năm, nếu sự kiện tri ân diễn ra thường xuyên hơn đồng nghĩa với việc khách hàng đại lý sẽ gần gũi hơn với doanh nghiệp, giúp cho thời gian hợp tác cùng nhau sẽ lâu bền hơn.

***Xem thêm: Các loại bánh cho sự kiên tri ân khách hàng

Hướng dẫn tổ chức tri ân khách hàng đơn giản,tiết kiệm với 4 bước sau:

Bước 1- Lên danh sách khách mời

Cũng giống như những sự kiện khác, danh sách khách mời là điều rất quan trọng trong sự kiện tri ân khách hàng, chúng ta cần phải xác định số lượng khách mời, để chọn địa điểm, dự trù kinh phí cũng như có một bản kế hoạch phù hợp với đối tượng và số lượng khách mời

Bước 2 - Lên ý tưởng

Bạn cần có những ý tưởng sáng tạo, tránh đi lại lối mòn của những năm trước để không gây nhàm chán với người tham dự. Một buổi tri ân khách hàng đặc biệt sẽ là một bước đệm tốt cho những mối quan hệ khách hàng, góp phần đem lại nhiều ấn tượng tốt hơn của khách hàng đối với công ty bạn.

Bước 3 - Xây dựng kế hoạch sơ bộ:

Sau khi đã có ý tưởng, bạn cần phải lên kế hoạch sơ bộ về chương trình và bắt đầu chuẩn bị mọi thứ, bao gồm:

  • Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải biết rõ địa điểm tổ chức có thích hợp hay không, có dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại hay không. Lưu ý nên tổ chức tại những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm và không gây khó khăn trong việc đi lại. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái và thuận tiện trong việc di chuyển.
  • Thời gian tổ chức: Nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự. Vuông Tròn gợi ý bạn nên chọn vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.
  • Chủ để cho chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho buổi tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.

Bước 4 - Triển khai kế hoạch:

Như đã nói, mỗi chương trình nên có một chủ đề riêng. Mọi hoạt động trong sự kiện sẽ diễn ra theo chủ đề đó:

  • Thiết kế: Tất cả mọi thứ thuộc về buổi tri ân: quà tặng. thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop cần được thiết kế theo một concept có sẵn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.
  • Thi công: Thông thường một sự kiện sẽ được thi công trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, bạn nên cân nhắc thời gian, dự đoán trước những rủi ro để không gặp trường hợp thi công trễ, hoặc các hạng mục không được hoàn thành như kế hoạch ban đầu.

2.Kịch bản và mẫu chương trình chương trình tri ân khách hàng

Kịch bản tổ chức chương trình tri ân khách hàng là một những hạng mục ban tổ chức cần phải nghĩ đến để mang lại một chương trình cụ thể nhất. Kịch bản chương trình tri ân khách hàng sẽ bao gồm những hạng mục từ lúc đón tiếp khách hàng đến khi kết thúc chương trình. Sau đây, Trái cây Vuông Tròn sẽ chia sẻ đến bạn các nội dung chính để tạo nên một kịch bản chương trình tri ân khách hàng thành công nhất.

Mẫu chương trình tri ân khách hàng:

Bắt đầu bằng phần chào đón khách mời với hạng mục check-in buổi tiệc, khách mời, đối tác khách mời tại backdrop sự kiện. Bên cạnh đó, chương trình còn có hạng mục tiệc ngọt để đón tiếp khách hàng chu đáo hơn trong thời gian chờ đợi. Tại phần mở đầu chương trình tri ân khách hàng, bạn có thể tổ chức các gian hàng ưu đãi để khách hàng, đối tác có thể tham quan và đăng ký để sau chương trình nhận được những phần quà giá trị nhất.

Phần khai tiệc: Buổi tri ân khách hàng sẽ được bắt đầu khi tất cả đã sẵn sàng. Sau đây là thứ tự các hạng thường được diễn ra trong bữa tiệc:

  • Bắt đầu bằng 1 - 2 tiết mục văn nghệ để thu hút sự tập trung của khách mời.

  • Khai tiệc tri ân khách hàng bằng màn cắt bánh chúc mừng hoặc tiết mục rót sâm banh.

  • MC sẽ bước ra, giới thiệu về chương trình tri ân khách hàng ngày hôm nay cùng lý do tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, MC sẽ giới thiệu qua những điểm nhấn mấu chốt cơ bản nhất hoặc những hạng mục chương trình hấp dẫn nhất để thu hút khách mời ở lại chương trình lâu hơn.

  • Tiếp đến là hạng mục tổng kết kết quả đạt được của công ty, khách hàng trong thời gian vừa qua.

  • Đại diện phía công ty, doanh nghiệp có hạng mục chia sẻ, tổng kết và gửi những lời cảm ơn đến đội ngũ khách hàng tại bữa tiệc tri ân.

  • Giao lưu văn nghệ giữa doanh nghiệp là hạng mục không thể thiếu trong bất kỳ một buổi giao lưu văn nghệ nào.

Bài phát biểu tri ân khách hàng

Lời mở đầu cho mẫu tri ân khách hàng

Mẫu tri ân khách hàng luôn luôn được mở đầu bằng lời chào của ban lãnh đạo gửi tới toàn thể khách hàng tham gia sự kiện.

  • “Kính thưa ông/ bà….. cùng toàn thể các khách mời tới tham dự hội nghị khách hàng ngày hôm nay. Tôi tên là…hiện đang giữ chức vụ…của công ty X.
  • Lời nói đầu tiên tôi xin thay mặt cho doanh nghiệp X cảm ơn tất cả các khách hàng, đối tác đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty trong thời gian qua. Tôi cũng xin được cảm ơn quý vị đã không quản đường xá xa xôi để có mặt tại buổi hội nghị ngày hôm nay.
  • Hôm nay, ngày…. tháng…. năm..., Công ty X có tổ chức sự kiện tri ân khách hàng về vấn đề… (nêu chủ đề chính của việc tổ chức hội nghị). Chúng tôi hy vọng rằng thông qua hội nghị ngày hôm nay, chúng tôi sẽ được lắng nghe được những đánh giá, phản hồi của quý vị về chất lượng các sản phẩm, cũng như những điều mà quý khách chưa hài lòng về công ty.
  • Từ đó chúng tôi sẽ rút kinh nghiệm để không ngừng hoàn thiện doanh nghiệp hơn nữa. Sau đây tôi xin được phát biểu vào nội dung chính của hội nghị”.

Nội dung chính của mẫu tri ân khách hàng

Nội dung của mẫu tri ân khách hàng cần khái quát một cách đầy đủ những vấn đề liên quan đến chủ đề mà hội nghị hướng tới. Bên cạnh đó cần phải trình bày một cách cô đọng, súc tích, không quá dài dòng để người nghe dễ dàng tiếp thu và không bị nhàm chán.

Ban lãnh đạo có thể đề cập tới một số nội dung liên quan đến quá trình làm việc của doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Ví dụ như:

  • “Tình hình hoạt động của công ty, phạm vi và mức độ phát triển hiện tại của doanh nghiệp, so với trước đây đã có sự tiến xa ra sao.
  • Các chính sách, các dự án mới mang tính đột phá của doanh nghiệp trong thời gian tới
  • Giới thiệu các thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà công ty đã, đang hoặc sẽ cung cấp. Nêu lên những điều mà doanh nghiệp đã làm để cải thiện sản phẩm cũng như dịch vụ của công ty.
  • Nói qua một số khó khăn mà công ty đang gặp phải. Tuy nhiên với uy tín và trách nhiệm của mình, công ty sẽ cố gắng khắc phục những khó khăn đó”.

Kết thúc mẫu tri ân khách hàng

Ở phần này, người phát biểu một lần nữa khẳng định sự phát triển của doanh nghiệp.

  • “Ở hiện tại và tương lai, công ty X sẽ không ngừng hoàn thiện, vững mạnh và phát triển. Chúng tôi biết có nhiều khó khăn và thử thách nhưng chúng tôi luôn hy vọng sẽ có các bạn bên cạnh – những khách hàng luôn tin tưởng chúng tôi.
  • Nếu trong quá trình tổ chức hội nghị chúng tôi còn điều gì thiếu xót mong quý vị thông cảm cho chúng tôi. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn các quý vị đã tới tham dự hội nghị và lắng nghe bài phát biểu này. Chúc quý vị có nhiều sức khỏe, gặp nhiều may mắn. Xin chân thành cảm ơn”.

***Xem thêm: Đặt tiệc tri ân khách hàng giá rẻ tại TPHCM

3.Ý tưởng tổ chức các chương trình tri ân khách hàng

Ý tưởng 1: Tổ chức chương trình tri ân khách hàng là một bữa dạ tiệc đen trắng

Tri ân khách hàng là một bữa tiệc chung vui, đầm ấm và có phần sang trọng nên lựa chọn phong cách tổ chức dạ tiệc đen trắng chắc chắn là một luồng gió mới đến sự kiện tri ân khách hàng.

Bạn có thể gửi lời nhắn về màu sắc trang phục đen trắng tại thiệp mời và giới thiệu qua về khung chương trình tổ chức. Tổ chức sự kiện tri ân sẽ xoay quanh các chủ đề đối lập nhau xoay quanh các hạng mục công việc mà khách hàng thắc mắc hoặc lăn tăn.

Ý tưởng 2: Tổ chức buổi tri ân khách hàng cùng chủ đề ánh sáng

Để tổ chức theo ý tưởng này, ban tổ chức cần lên một số hạng mục trang trí đặc biệt, từ sân khấu đến khu vực tiệc buffet của khách hàng. Dạ tiệc ánh sáng là một trong những ý tưởng được các chương trình tri ân khách hàng lựa chọn và tổ chức. Chủ đề ánh sáng sẽ được tổ chức thành công hơn rất nhiều nếu trong nội dung chương trình có các phần nội dung sử dụng công nghệ của ánh sáng, mang lại một không gian đầm ấm hơn, sang trọng hơn.

Ý tưởng 3: Tổ chức buổi tri ân khách hàng theo phong cách tiệc hội nghị

Đây là ý tưởng được rất nhiều chương trình lựa chọn bởi sự đơn giản cũng như vẫn mang lại sự sang trọng nhất định. Ở ý tưởng này, chương trình hội nghị bàn tròn khoảng 12 người sẽ ngồi cùng nhau thưởng thức bữa tối, cùng với đó là các hạng mục trong chương trình sẽ có thêm bốc thăm may mắn theo từng bàn, hạng mục giao lưu giữa các bàn tiệc với nhau.

4.Những lưu ý khi tổ sự kiện tri ân khách hàng nhân dịp cuối năm

Sự kiện tri ân khách hàng cuối năm là một buổi mang lại nhiều cảm xúc đến đội ngũ khách hàng thân thiết nhất. Một buổi tri ân khách hàng cuối năm có đông đảo người tham dự không phải là sự kiện dễ dàng mà cần đến những lưu ý nhất định.

Để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng nhân dịp cuối năm thành công nhất, bạn cần nắm được những lưu ý cụ thể sau đây:

  • Lưu ý về số lượng khách hàng đến tham dự: Buổi tri ân khách hàng là sự kiện có quy mô lớn, nên ngoài sự kiểm soát chặt chẽ về khách hàng từ ngoài vào đến kiểm soát số lượng khách mời đến tham dự đều là những khâu quan trọng nhất. Thông thường, trung bình số lượng người đến tham dự sẽ rơi vào khoảng 80-90% số lượng dự kiến.

  • Lưu ý về hạng mục đón tiếp khách mời: Chắc chắn rằng,một buổi tri ân khách hàng là một trong những sự kiện có sự góp mặt đông đảo của khách hàng đến tham dự nên công việc đón tiếp được đặt lên hàng đầu. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng thực đơn tiệc, các phụ kiện và kịch bản chương trình. Bữa tiệc tri ân thành công đều cần có sự thành công, tỉ mỉ của các thao tác quan trọng trong sự kiện.

  • Lưu ý về khung chương trình: Bởi số lượng tham dự sự kiện tri ân khách hàng thường lớn nên bạn nên thay đổi linh động khung chương trình sự kiện. Có thể kéo dài phần giao lưu hoặc rút ngắn phần chia sẻ của đối tác,... để mang lại một không gian hoàn hảo nhất.

  • Lưu ý về cách trang trí buổi sự kiện tri ân: Hãy lựa chọn những thành tích xuất sắc của các đại lý hoặc khách hàng hoặc team của doanh nghiệp để thể hiện sự quy mô, sự trân trọng. Phong cách trang trí còn là cách ban tổ chức hiểu về sự kiện tri ân và truyền lại cảm xúc chân thực đến khách hàng.

  • Lưu ý về cách chào, tiễn khách hàng khi kết thúc sự kiện tri ân: đây là phong cách chuyên nghiệp mà bất kỳ doanh nghiệp cũng cần lưu ý để mang lại đến đối tác, khách hàng những đánh giá hoàn hảo nhất.

Và còn một số lưu ý khác:

  • Cần lên danh sách khách mời là các đại lý, khách hàng thân thiết đầy đủ nhất. Đây là bước mà các sự kiện dễ gặp gặp sai sót bởi số lượng khách hàng quá nhiều gây ra hiện tượng nhầm lẫn dẫn đến các khâu tính toán các con số sai từ đây. Để lên danh sách chuẩn xác nhất phân theo khu vực địa lý hoặc phân theo nhân sự đảm nhận kiểm soát.

  • Khi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, cần phải lưu ý hạng mục thực đơn trong bữa tiệc. Đây là khoảng thời gian tổ chức và khách hàng được giao lưu gần gũi hơn với nhau qua những câu chuyện. Chính vì vậy, đừng để những sai sót không đáng có phá hỏng không gian ấm cúng này. Để lên thực đơn tri ân khách hàng thành công nhất, bạn nên liên hệ hợp tác với một bên chuyên cung cấp sự kiện để đảm bảo sự chuyên nghiệp và ban tổ chức không bị phân tâm nhất.

  • Những lưu ý về cách lựa chọn thời gian và không gian tổ chức gồm có thời gian tổ chức sự kiện, có trùng với thời gian diễn ra sự kiện lớn nào trên toàn quốc hay không? Để tránh không có sự phân tâm của mọi cảm xúc nhất định trong sự kiện tri ân. Không gian tổ chức không nên quá rộng cũng không nên quá chật chội, với diện tích vừa đủ sẽ giúp cho không gian sự kiện. Địa điểm tổ chức cũng là yếu tố ảnh hưởng đến buổi tri ân khách hàng, đây là không gian diễn ra mọi hoạt động trong sự kiện nên tất cả sẽ góp phần mang lại nhữngễn ra đúng theo mong muốn của ban tổ chức nhất.

  • Lưu ý sắp xếp trước nhân sự kiểm soát sau sự kiện: Ban tổ chức thường chuẩn bị rất kỹ trước, trong sự kiện nhưng đôi khi lại quên mất chuẩn bị sau sự kiện. Nếu bạn là người tinh tế, hãy phân công nhân sự chào tạm biệt với khách hàng và gửi tin nhắn đến họ vào cuối ngày thể hiện lòng thành kính và sự cảm ơn chân thành. Bên cạnh đó, khâu dọn dẹp hậu trường cũng là một điểm nhấn quan trọng. Cùng đó ban tổ chức cần phân công người kiểm soát đồ đạc, phụ kiện cũng như các dụng cụ quan trọng sau khi kết thúc.

5.Thực đơn tiệc tri ân khách hàng

Thực đơn tiệc tri ân khách hàng được chia ra 2 lựa chọn cơ bản là tiệc mặn sau phần lễ và tiệc ngọt để khách hàng thưởng thức ngay từ bắt đầu sự kiện tri ân. Trong bữa tiệc tri ân khách hàng, tiệc mặn thường được ban tổ chức lựa chọn dựa theo địa chỉ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng nên thực đơn của tiệc mặn bạn có thể linh động và lựa chọn theo thực đơn riêng.

Tham khảo dịch vụ đặt tiệc tri ân khách hàng tại đây

Đối với tiệc ngọt trong bữa tiệc tri ân khách hàng có khá nhiều sự lựa chọn như tiệc teabreak, tiệc finger food, tiệc canape, tiệc nhẹ cùng trái cây bánh ngọt,... Hình thức tiệc teabreak có thể nói là phù hợp với bữa tiệc tri ân khách hàng nhất bởi cách tổ chức đơn giản, không quá cầu kỳ nhưng vẫn giữ được sự sang trọng cần phải có.

Ngay sau đây, hãy cùng Trái Cây Vuông Tròn khám phá thực đơn tiệc teabreak phù hợp:

  • Trái cây trong bữa tiệc gồm có các loại trái cây tươi ngon trong mùa hoặc trái cây nhập khẩu từ Mỹ, Hàn như dâu tây, nho tím, táo, lê, dưa hấu, dưa gang, ổi, dứa, măng cụt,...

  • Bánh ngọt trong bữa tiệc tri ân là các loại bánh dễ ăn như bánh tiramisu, bánh bông lan lá dứa, bánh công chúa, bánh sừng bò, bánh mì nướng cùng mật ong, bánh cupcake đa dạng các loại,...

  • Sinh tố trái cây, nước trái cây hoặc các loại đồ uống có ga, cồn là những đồ uống cần có trong bữa tiệc như rượu vang, bia, nước sinh tố trái cây tươi,...

  • Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm các loại món tráng miệng như chè, thạch trái cây,...

Tham khảo một số dịch vụ của Vuông Tròn:

Xem Thêm Nội Dung
Bạn có hài lòng với thông tin bài viết này không?