8 bước tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu, bài bản cho công ty, doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là cầu nối giữa công ty và khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ đối tác tốt đẹp, lâu dài tạo nền tảng cho những thắng lợi và cơ hội trong tương lai.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 8 bước để xây dựng kịch bản hội nghị tri ân khách hàng bài bản và chuyên nghiệp cho công ty, doanh nghiệp.

1.Xác định mục tiêu chính của sự kiện

Trong bước này, bạn phải đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: Mục tiêu chính của buổi hội nghị khách hàng lần này, là gì?

Một số mục tiêu chiến lược, tầm cỡ của hội nghị khách hàng:

• Tri ân khách hàng, xúc tiến đối tác tiềm năng
• Quảng bá, xây dựng, khẳng định vị thế thương hiệu
• Báo cáo kết quả hoạt động trong năm, thông báo chiến lược trong năm mới
• Quảng bá sản phẩm/chi nhánh/chiến lược/thị trường mới

2.Lập danh sách khách mời chi tiết

Khi đã xác định được mục tiêu, đối tượng chính của buổi tri ân khách hàng cuối năm, bạn tiến hành lập danh sách khách mời chi tiết cho sự kiện. Để lập được danh sách, bạn phải trả lời được những câu hỏi như:

• Bạn sẽ mời những ai? (khách hàng cũ, đối tác mới, khách hàng tiềm năng,...)
• Lấy thông tin của họ từ đâu? (dữ liệu công ty, dữ liệu đối tác,...)
• Làm sao để liên lạc mời khách hàng? (qua tin nhắn, thư mời,...)
• Khách mời có các đặc điểm nhân khẩu học như thế nào? (về sở thích, thu nhập,...)

Những câu hỏi này sẽ được dựa vào mục tiêu của sự kiện bạn đã thiết lập ở bên trên để đưa ra câu trả lời. Bước này giúp bạn sơ lược chân dung của khách mời trong buổi tiệc sắp tới và cũng sẽ thuận tiện hơn để xác định thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức tiệc phù hợp tại văn phòng, công ty tùy thuộc vào đặc điểm nhóm đối tượng khách mời.

3.Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Địa điểm và thời gian là hai yếu tố quan trọng và chủ chốt khi bắt tay vào tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm cụ thể mà sự kiện sẽ diễn ra (thông thường là ngày cuối tuần hoặc buổi tối để thuận tiện cho khách mời).

Địa điểm tổ chức hội nghị thường là hội trường công ty hoặc tại những nơi chuyên tổ chức sự kiện (nhà hàng, sảnh khách sạn,...). Địa điểm nên dễ dàng cho khách hàng di chuyển đến và có diện tích phù hợp với quy mô của sự kiện tại công ty.

4.Triển khai mời khách hàng và thống kê cụ thể

Sau khi đã quyết định thời gian, địa điểm cụ thể mà sự kiện sẽ diễn ra, bạn tiến hành mời khách và thống kê số lượng người tham dự chi tiết cho buổi hội nghị khách hàng.

Bước này giúp bạn ước lượng được số người tham gia cũng như thu thập được những dữ liệu cơ bản nhất để ước tính về: khẩu phần ăn, quy mô buổi tiệc, chi phí và các kịch bản chương trình phù hợp khách hàng.

Thư mời khách hàng không chỉ có tác dụng thông báo, mà nó còn thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng. Do vậy, thư mời nên được gửi từ sớm, trước thời gian diễn ra hội nghị ít nhất 2 tuần giúp khách hàng thuận tiện sắp xếp và nhân sự công ty cũng có dữ liệu để chuẩn bị một sự kiện chỉn chu.

5.Lên ý tưởng và kịch bản tổ chức chương trình

Ý tưởng hội nghị tri ân khách hàng là những nội dung sơ khai nhất giúp hình thành nên sự thành công của sự kiện: concept, trang phục người tham gia, ý nghĩa chương trình,...

Theo đó, kịch bản chi tiết là sự triển khai cụ thể của ý tưởng. Nó cũng chính là nội dung chính của toàn bộ sự kiện bao gồm: các phần của chương trình và thời lượng cụ thể của các phần, nội dung xuyên suốt, các tiết mục văn nghệ, phân công nhân sự, kịch bản ánh sáng, âm thanh, kịch bản rủi ro,...

Nên lưu ý rằng, cần phải đầu tư nhiều thời gian và công sức vào ý tưởng và kịch bản vì đây là phần quan trọng nhất, quyết định thành công của sự kiện. Kịch bản được liệt kê càng cụ thể, chi tiết càng dễ thực hiện và theo dõi.

6.Tạo checklist những việc cần chuẩn bị cho hội nghị

Công tác chuẩn bị cho hội nghị cũng đóng góp vai trò quan trọng vào sự thành công và suôn sẻ của ngày sự kiện diễn ra. Do đó, sau khi đã có kịch bản chi tiết về chương trình tri ân khách hàng, bạn cần lặp checklist chi tiết những việc cần làm trước thềm hội nghị.

Checklist có thể bao gồm những nội dung như: dựng sân khấu; cài đặt âm thanh, ánh sáng; kê bàn ghế; trang trí hội trường; thuê văn nghệ, tổng duyệt chương trình,...

7.Phân công quản lý và nhân sự phụ trách theo checklist

Tổ chức hội nghị khách hàng thành công, cần sự nỗ lực của cả một nhóm tổ chức, chứ không phải chỉ dừng lại ở người lập kế hoạch.

Vì vậy, bên cạnh những nội dung cần làm theo kịch bản phân công nhân sự chi tiết. Bạn cũng cần tạo môi trường để nhân sự công ty có cơ hội thử nghiệm và quan sát, rút kinh nghiệm qua thực tế.

Hãy phân công quản lý và nhân sự phụ trách theo checklist từng hạng mục, có như vậy, nhân sự mới có cơ hội quan sát và rút kinh nghiệm trước thời gian hội nghĩ diễn ra. Việc làm này cũng sẽ giúp tạo tiền đề cho một sự kiện thành công và văn hóa làm việc nhóm có sự hỗ trợ, giám sát lẫn nhau một cách thuần thục, nhuần nhuyễn nhất.

8.Chạy thử chương trình để hoàn thiện quy trình tổ chức

Sau khi đã có nhân sự và nội dung checklist cụ thể theo kịch bản của chương trình. Chương trình hội nghị tri ân khách hàng phải được chạy thử (ít nhất một lần) để đảm bảo rằng sự kiện chính diễn ra thuận lợi mà không gặp bất kỳ sai sót hay trục trặc nào.

Buổi chạy thử này sẽ giống như ngày sự kiện chính thức, đầy đủ các bộ phận như: lễ tân đón khách; phụ trách menu; truyền thông; kịch bản sân khấu, ánh sáng, âm thanh; điều phối chương trình,... và đầy đủ các phần như: đón khách; trao thưởng; khai tiệc; văn nghệ; trò chơi,...

Qua kết quả chạy thử, nhóm tổ chức sự kiện sẽ rút kinh nghiệm đồng thời chuẩn bị kịch bản chi tiết để xử lý nhanh những rủi ro có thể xảy ra tại chương trình.

Trên đây là chi tiết 8 bước tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu, bài bản cho doanh nghiệp. Trái Cây Vuông Tròn hy vọng bài viết này đã giúp bạn có kế hoạch rõ ràng và cụ thể hơn về sự kiện sắp tới. Chúc bạn có một buổi tri ân khách hàng cuối năm thật thành công và tốt đẹp.