Tổ chức tiệc sự kiện ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất

Mục lục

Tiệc ra mắt sản phẩm mới là bữa tiệc đánh dấu mốc phát triển quan trọng của doanh nghiệp. Tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm thành công là bước đà thúc đẩy quá trình phát trình sản phẩm sau này. Ở bài viết này, Trái Cây Vuông Tròn sẽ mang lại đến bạn những thông tin cơ bản nhất để tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm thành công. 

1.Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp 

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới hay còn gọi là tiệc ra mắt thương hiệu mới, sự kiện này được đầu tư với ngân sách khá lớn bởi đây là sự kiện đầu tiên đánh dấu thời điểm ra đời sản một sản phẩm quan trọng của doanh nghiệp. Sự kiện ra mắt sản phẩm mới luôn cần một định hướng thông điệp xuyên suốt để tạo dấu ấn cho sự kiện.

Một bữa tiệc ra mắt sản phẩm có thể được thiết kế theo hướng party hoặc lễ trang trọng tuỳ theo từng sản phẩm và định hướng của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn cần xác định được tính cách sản phẩm của mình để lựa chọn hình thức ra mắt sản phẩm phù hợp nhất. 

2. Vai trò quan trọng của sự kiện ra mắt sản phẩm 

Sự kiện ra mắt sản phẩm có tầm quan trọng nhất định bởi đây là một phương án truyền thông sản phẩm mới mạnh mẽ nhất. Trong sự kiện ra mắt sản phẩm, đại diện ban lãnh đạo cũng sẽ ra mắt để truyền thông nhân hiệu của mình đến công chúng.

Nếu sự kiện này tạo được dấu ấn riêng đến khách mời tham dự thì đây chính là một bước tiến cực kỳ mới cho sự phát triển sản phẩm tương lai. Rất nhiều doanh nghiệp lớn đã biết tầm quan trọng của sự kiện ra mắt sản phẩm nên đầu tư vào các khâu tổ chức cũng như ý tưởng sự kiện, từ đó doanh nghiệp đã có những dấu ấn từ doanh thu nhất định của mình. 

3. Công đoạn chuẩn bị tổ chức tiệc sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Để tổ chức bữa tiệc sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần khá nhiều thời gian chuẩn bị. Cách dễ dàng nhất để chuẩn bị các khâu tổ chức là bạn có thể chuẩn bị các hạng mục theo timeline của sự kiện. 

Bước 1: Tính toán chính xác số lượng khách mời sẽ tham dự để cân đối lựa chọn địa điểm cũng như ngân sách đầu tư cho bữa tiệc trái cây bánh ngọt sang trọng nhất. 

Bước 2: Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc ra mắt cùng với khung thời gian dự kiến rồi thực hiện thiết kế thư mời để mời đến khách hàng tham dự. 

Bước 3: Bắt đầu lên nội dung chương trình chi tiết và các phụ kiện phục vụ cho quá trình sự kiện diễn ra

Bước 4: Lựa chọn địa chỉ cung cấp tiệc trái cây bánh ngọt để cân đối ngân sách cũng như trao đổi các concept bày trí bàn tiệc. 

Bước 5: Rà soát lại tất cả các khâu hậu cần, nhân sự cần phải có để chuẩn bị cho sự kiện tiệc ra mắt sản phẩm thành công nhất. 

4. Nội dung chương trình ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp 

Trái cây Vuông Tròn sẽ giúp bạn brainstorm sự kiện tiệc ra mắt sản phẩm mới qua các công đoạn chuẩn bị nội dung hay khung chương trình tiệc dưới đây: 

Phần 1: Đón tiếp khách mời bằng những ý tưởng mới mẻ như khung background chụp ảnh được thiết kế theo ý tưởng riêng theo phong cách của sản phẩm. Nếu sản phẩm mới đó là sản phẩm công nghệ thì trong khoảng thời gian check in bạn có thể tạo một không gian riêng tạo điều kiện cho khách mời trải nghiệm sản phẩm mới. 

Ngay tại phần đón tiếp khách mời thì chương trình nên bày trí bàn tiệc nhẹ dành đến quý khách hàng luôn. Công đoạn này giúp níu chân khách hàng trao đổi, giao lưu chia sẻ với đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp cũng như thực hiện các thước phim ngắn về buổi ra mắt sản phẩm mới. 

Không chỉ vậy, khu vực đón tiếp khách mời còn có các ý tưởng sau để bạn có thể cân nhắc lựa chọn tổ chức như: 

  • Khu vực tiệc teabreak: Bàn tiệc với bánh ngọt, trái cây, trà tươi được trang trí đúng theo concept của sản phẩm giúp kết nối doanh nghiệp với các khách mời. 

  • Khu vực sang trọng có bàn cocktails hoặc bàn welcome drink đặc biệt dành cho khu vực khách VIP, VVIP thể hiện sự trang trọng cần có. 

  • Khu vực trưng bày sản phẩm và khách hàng có thể trải nghiệm sản phẩm ngay lúc đó: Tiệc ra mắt sản phẩm không thể thiếu đi khu vực này bởi đây là khoảng thời gian quan trọng khách hàng cần tương tác với sản phẩm để có những cảm nhận ban đầu. 

  • Khu vực check-in độc đáo: Nếu bạn có thể đầu tư thực hiện các ý tưởng tạo nên khu vực check in lung linh nhất nhận được sự khen ngợi từ quý khách hàng. Đây cũng là khu vực giới truyền thông sẽ hướng đến lúc đầu để quay phim, chụp ảnh. 

Phần 2: Mở đầu sự kiện với tiết mục ra mắt sản phẩm bằng các cách khác nhau. Bạn có thể bắt đầu sự kiện bằng tiết mục trình diễn thời trang đối với nhãn hàng thời trang, tiết mục trình diễn công nghệ đối với sản phẩm công nghệ cũng như các tiết mục trình diễn có sự tham gia của các hiệu ứng âm thanh, đèn LED đặc sắc nhất. Tiết mục mở màn sản phẩm sẽ là ấn tượng đầu tiên mang lại sự hứng thú đến khách mời, chính vì vậy bạn nên đầu tư ý tưởng ngay từ hạng mục này. 

Phần 3: Đại diện của nhãn hàng mới phát biểu cùng những câu chuyện xoay quanh sản phẩm mới. Trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới nào cũng vậy, luôn luôn cần những câu chuyện thương hiệu phía sau sản phẩm để tăng tính đặc sắc. Một sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ tạo nên nhiều ấn tượng sâu sắc hơn khi phần phát biểu của đại diện sản phẩm mới được làm theo cách riêng. 

Ở hạng mục này, ban tổ chức hoàn toàn có thể lồng ghép các trải nghiệm khác như video trình chiếu cùng sản phẩm, slide thuyết trình đi kèm cũng như sự tương tác nhất định của sản phẩm với con người. Để có được phần thể hiện đặc sắc nhất thì người thuyết trình nên đầu tư thời gian để luyện tập. 

5. Setup bữa tiệc trái cây, bánh ngọt trong tiệc sự kiện ra mắt sản phẩm doanh nghiệp

Bữa tiệc trái cây, bánh ngọt trong tiệc sự kiện ra mắt sản phẩm là một công đoạn vô cùng quan trọng bởi đây không gian khách hàng sẽ tương tác với doanh nghiệp và rất nhiều hợp đồng tương lai sẽ được chi phối bởi những cuộc thoại tại không gian này.

Để có thể setup được bữa tiệc trái cây, bánh ngọt trong tiệc sự kiện ra mắt thì bạn cần có các kiến thức cơ bản để làm việc dễ dàng, chuyên nghiệp hơn với đơn vị cung cấp tiệc sự kiện. 

Tiệc trái cây bánh ngọt là bữa tiệc có các thành phần thực đơn chính là trái cây tươi, bánh ngọt đi kèm cùng các loại sinh tố trái cây, đồ uống sang trọng cũng như các loại thực đơn tráng miệng như yaourt sữa chua trái cây, chè thập cẩm,... 

Thực đơn bữa tiệc trái cây bánh ngọt được bày trí sang trọng dựa trên concepts của bữa tiệc cũng không gian của sự kiện giúp mang lại những cảm nhận thực sự khác biệt từ bàn tiệc trái cây, bánh ngọt tuyệt vời này. Dưới đây là thực đơn tiệc cơ bản bạn có thể tham khảo như sau: 

  • Trái cây tươi: Trong bữa tiệc ra mắt sản phẩm mới thì trái cây là người bạn không thể thiếu bởi nó đem lại sự tươi mới cho sự kiện ra mắt cũng như hương vị mát lành đến các quý khách mời. Các loại trái cây tươi mà bạn có thể lựa chọn như: Dưa hấu, lê, táo, quýt, cam, dưa lưới, ổi, dâu tây, nho, kiwi,... Các loại trái cây này sẽ được cắt tỉa cẩn thận, kỹ càng và trình bày bắt mắt, sang trọng, sạch sẽ. Cách bố trí trái cây trên bàn tiệc cũng là một nghệ thuật nên người tổ chức tiệc sẽ giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này tốt hơn. 

  • Bánh ngọt: Các loại bánh ngọt nổi tiếng dành riêng cho sự kiện ra mắt sản phẩm bao gồm: bánh Tiramisu hương cafe truyền thống, bánh mousse chanh leo, bánh socola phủ bột cacao, bánh chuối kem nóng, bánh công chúa, bánh quy xốp hương dứa, … Các loại bánh ngọt đều cần cắt thành các miếng bánh vuông nhỏ xinh để khách mời có thể thuận tiện thưởng thức sản phẩm.  

  • Các món tráng miệng nhẹ nhàng như thạch yaourt trái cây, chè tươi ăn nhẹ để tạo nên sự đa dạng cho thực đơn bữa tiệc. 

6. Những lưu ý khi setup thực đơn tiệc trái cây, bánh ngọt trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới. 

Để có được một bữa tiệc ra mắt sản phẩm thành công thì ban tổ chức cũng cần lưu ý một số điểm sau đây: 

  • Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc sự kiện chuyên nghiệp, uy tín và phong cách làm việc chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần lựa chọn một đối tác tin cậy thì các khâu sau của bạn sẽ được diễn ra êm đềm, không sai sót. Bù lại, nếu lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên nghiệp thì các khâu tiếp theo rất khó để giải quyết nếu có sự cố về khu vực bàn tiệc tiếp đón khách mời. 

  • Phân công nhân sự chủ động làm việc với đội ngũ tổ chức tiệc để có được kết quả làm việc tốt nhất cũng như có một người chịu trách nhiệm sẽ tốt hơn “cha chung không ai khóc". Người này cũng là người sẽ phụ trách cùng đội ngũ tổ chức tiệc quản lý khu vực thưởng tiệc để có thể nắm bắt được tình hình một cách tốt nhất, tránh những rủi ro có thể xảy ra. 

  • Tổ chức chuẩn bị khu vực thưởng tiệc trước khi sự kiện diễn ra để có được những không gian tốt nhất cho sự kiện quan trọng. Tránh trường hợp khách mời đến sự kiện nhưng vẫn chưa thấy bàn tiệc giao lưu của khách. 

  • Bạn cũng cần lưu ý về khâu tổ chức timeline cho sự kiện để có được khoảng thời gian phù hợp nhất giúp khách mời bố trí tham dự sự kiện sẽ thoải mái hơn. 

  • Số lượng khách mời đến tham dự sự kiện thường hao đi 10% so với lượng khách được mời. Từ đó, bạn có thể cân nhắc đặt tiệc trái cây bánh ngọt ít hơn một chút so với dự tính ban đầu. 

Trên đây là những chia sẻ hữu ích của Trái Cây Vuông Tròn về bữa tiệc ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp. Trái Cây Vuông Tròn mong rằng bạn sẽ có được kết quả thật tốt đối với chương trình ra mắt quan trọng này của doanh nghiệp.