Cách tổ chức tiệc hội nghị khách hàng của công ty chuyên nghiệp, thành công nhất

Mục lục

Hội nghị khách hàng của công ty là một trong những chương trình được đầu tư khá lớn từ phía doanh nghiệp. Công ty thường lo lắng về kinh phí, quy trình tổ chức hội nghị khách hàng sao cho sự kiện diễn ra đạt kết quả tốt nhất có thể. Ở bài viết này, Trái Cây Vuông Tròn sẽ chia sẻ với bạn những thông tin hữu ích để tổ chức tiệc hội nghị khách hàng thành công.

1.Tiệc hội nghị khách hàng là gì?

Tiệc hội nghị khách hàng là bữa tiệc có quy mô tổ chức lớn nhằm mục đích tạo không gian giao lưu giữa khách hàng và doanh nghiệp giúp kết nối hệ thống tất cả khách hàng. Trong buổi tiệc hội nghị, công ty thường thể hiện quy mô và định hướng phát triển để hệ thống khách hàng có thể tin tưởng đầu tư đồng hành cùng công ty trong một thời gian dài.

Tiệc hội nghị khách hàng thường được tổ chức với quy mô lớn tuỳ theo số lượng khách hàng mà doanh nghiệp đang có và nội dung của tiệc hội nghị. Thông thường, công ty thường lựa chọn tổ chức các chương trình hội nghị theo quy mô tiệc hội nghị khách hàng miền bắc, miền nam, miền trung hoặc các khu vực lớn như hội nghị khách hàng khu vực Hà Nội, khu vực thành phố TP Hồ Chí Minh.

Tiệc hội nghị khách hàng là bữa tiệc giao lưu giữa nhiều cá nhân cùng các mục đích cụ thể khác nhau từ đó ban tổ chức sẽ lên nội dung thực hiện khung chương trình.

2.Tầm quan trọng của tổ chức tiệc hội nghị khách hàng công ty

Tổ chức tiệc hội nghị khách hàng công ty được đánh giá là một trong những chương trình đãi ngộ tuyệt vời nhất của công ty gửi đến khách hàng. Tiệc hội nghị khách hàng mang đến khách hàng niềm tin, quảng cáo đến khách hàng về doanh nghiệp từ đó có thể đưa ra thêm các gói dịch vụ dành tặng riêng đến quý khách hàng đại lý của doanh nghiệp.

Tiệc hội nghị khách hàng còn giúp duy trì được mối quan hệ của doanh nghiệp với các đại lý cấp 1, đại lý cấp trung,... Chính vì vậy, hầu như tất cả các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đều có chương trình tổ chức tiệc hội nghị khách hàng hàng quý hoặc 2 quý 1 lần để duy trì mối quan hệ với khách hàng, Đối với sự kiện khách hàng, công ty nên đầu tư tổ chức chuyên nghiệp để mang lại những giá trị tinh thần và vật chất tốt nhất đến khách hàng.

Bữa tiệc hội nghị khách hàng không chỉ là là bữa tiệc thưởng thức thực đơn thông thường mà còn là một trong những công đoạn quan trọng của truyền thông thương hiệu công ty để tìm kiếm thêm nhiều đại lý, cửa hàng, khách hàng khác.

3.Khung chương trình cơ bản của tiệc hội nghị khách hàng

Lập khung chương trình là một trong những bước quan trọng nhất tạo nên sự thành công của bữa tiệc. Trái cây Vuông Tròn sẽ chia sẻ đến bạn khung chương trình của một bữa tiệc hội nghị tiêu chuẩn mang lại sự tiết kiệm thời gian cũng như hiệu quả của bữa tiệc. Khung chương trình hội nghị sẽ bao gồm các nội dung sau:

Khách hàng tham dự sự kiện check in tại background tham gia các đoạn phỏng vấn ngắn cùng với doanh nghiệp. Các đoạn clip này sẽ trở thành nguồn tài liệu để doanh nghiệp quảng cáo đến các đại lý sau này.

Khách hàng thưởng thức tiệc nhẹ ngoài sảnh và giao lưu với doanh nghiệp trước khi hội nghị diễn ra. Trong phần giao lưu này, đại lý khách hàng của doanh nghiệp có thể di chuyển tự do và ăn bánh ngọt, trái cây để chuẩn bị bước vào chương trình hội nghị

Khai mạc hội nghị là nội dung tiếp theo của bữa tiệc hội nghị: Đại diện doanh nghiệp phát biểu, gửi lời cảm ơn để chương trình được bắt đầu.

Sau đó, đại diện doanh nghiệp sẽ trình bày về kết quả đã đạt được cùng định hướng mở rộng, phát triển công ty trong tương lai. Ở phần này, đội ngũ đại diện công ty cần thể hiện sự vinh hạnh khi có các đại lý đồng hành.

Tiếp đến, tiệc hội nghị sẽ bắt đầu trao thưởng đến top các đại lý đã kinh doanh tốt nhất và các cá nhân có những kết quả cao nhất của doanh nghiệp.

Bạn có thể cân nhắc bổ sung thêm hạng mục quay số trúng thưởng dành tặng phần thưởng lớn đến đại lý, khách hàng của doanh nghiệp,...

Chương trình văn nghệ và bắt đầu buổi tiệc chính sẽ được diễn ra đồng thời nhằm tránh sự nhàm chán khi khách hàng thưởng thức bữa tiệc nhẹ/ mặn.  

4.Hướng dẫn tổ chức tiệc teabreak trong bữa tiệc hội nghị

Tiệc nhẹ, tiệc teabreak là 2 hình thức tiệc sự kiện được lựa chọn nhiều nhất dành cho bữa tiệc hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. Nếu số lượng khách hàng trung bình cùng với ngân sách tổ chức lớn thì bạn có thể lựa chọn đặt tiệc mặn cùng sự kiện.

Đối với sự kiện hội nghị có số lượng khách hàng quá lớn và chi phí tổ chức có hạn thì bạn nên lựa chọn hình thức tiệc teabreak để vẫn giữa được sự trang trọng, chuyên nghiệp của tiệc hội nghị khách hàng. Trái Cây Vuông Tròn sẽ hướng dẫn bạn tổ chức tiệc teabreak hội nghị qua 5 bước dưới đây:

Bước 1: Ước lượng số lượng khách mời đến tham dự buổi tiệc để cân nhắc thực đơn bữa tiệc. Đối với các buổi tiệc sự kiện như thế này thì ước lượng trung bình có khoảng 90% khách được mời sẽ đến tham dự. Khi đã có ngân sách và số lượng khách thì bạn có thể dễ dàng lựa chọn thực đơn tiệc hơn.

Bước 2: Tìm kiếm một địa chỉ cung cấp tiệc hội nghị chuyên nghiệp, uy tín, giá tốt. Đây là bước vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến cả chất lượng của buổi tiệc bởi không gian giao lưu, cụng ly sẽ là lúc doanh nghiệp gắn kết được các đại lý dễ dàng nhất.

Bước 3: Trao đổi với địa chỉ tổ chức tiệc để lựa chọn thực đơn tiệc teabreak hội nghị ngon nhất với giá thành hợp lý. Ở bước này, ban tổ chức cần tìm kiểu kỹ các gói thực đơn cùng số lượng các món ăn như thế nào để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Một số các món chính luôn có trong bữa tiệc teabreak hội nghị bao gồm: bánh ngọt, trái cây tươi, nước uống như sinh tố hoa quả, rượu vang, cafe, chè các loại, thạch yaourt trái cây,...

Bước 4: Quyết định cuộc hợp tác với đơn vị tổ chức tiệc, đưa ra thời gian bữa tiệc cần hoàn thành cùng với địa điểm tổ chức để tránh gây ra những sai sót trong chương trình không như mong muốn.

Bước 5: Lựa chọn một nhân sự chuyên phụ trách và chịu trách nhiệm làm việc với bên tổ chức tiệc để có được rõ ràng, hiệu quả trong sự kiện.

5.Những lưu ý khi tổ chức tiệc hội nghị khách hàng công ty

Các lưu ý khi tổ chức tiệc hội nghị khách hàng công ty có khá nhiều bởi đây là sự kiện có tính quy mô lớn hơn các sự kiện thông thường. Trái Cây Vuông Tròn sẽ chia sẻ với bạn các lưu ý khi tổ chức tiệc hội nghị mà các sự kiện thường hay mắc phải nhất:

Thống kê sai số lượng khách hàng gây nên sự xáo trộn về chỗ ngồi cũng như thực đơn tiệc hội nghị. Bạn cần lưu ý bước quan trọng này để tránh gặp phải các sai sót không đáng có trong phong cách phục vụ khách hàng.

Nội dung chương trình nhàm chán không tạo dấu ấn đến khách hàng của doanh nghiệp. Đây là yếu tố quyết định sự thành công của bữa tiệc cũng như sự cam kết hợp tác sau này của các đại lý khách hàng. Hãy nghiên cứu thật kỹ lưỡng bước này để tạo nên những chương trình đặc sắc nhất.

Không có chương trình văn nghệ là một thiếu sót lớn của các chương hội nghị khách hàng. Bên cạnh các tiết mục chương trình đã chuẩn bị sẵn thì bạn hoàn toàn có thể tạo ra không gian giao lưu giữa các khách hàng của công ty. Đây là khoảng thời gian giúp doanh nghiệp và các đại lý của mình được kết nối với nhau tốt hơn.

Setup đội ngũ nhân sự phục vụ hỗ trợ trong bữa tiệc kém gây ra những điểm trừ đáng tiếc như thiếu bộ phận đón chào khách mời, chưa có đội ngũ nhân viên hướng dẫn khách dự tiệc, đội ngũ nhân viên còn chưa rõ phần việc mình cần phải làm. Bởi vậy, quản trị nhân sự bữa tiệc là bước vô cùng quan trọng và thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.

Khi tổ chức tiệc teabreak hội nghị khách hàng bạn hoàn toàn có thể tổ chức tiệc mặn sau khi nội dung chương trình đã hết. Tuỳ theo ngân sách tổ chức mà bạn tổ chức nên lựa chọn nên hay không nên tổ chức tiệc mặn trong sự kiện hội nghị. Tiệc mặn cũng là phương án thu hẹp khoảng cách với khách hàng và mang lại sự gần gũi hơn nữa với đội ngũ đại lý các cấp. Không chỉ vậy, một bữa tiệc có cả tiệc mặn cả tiệc ngọt sẽ hấp dẫn và ghi nhớ khách hàng hơn rất nhiều.

6.Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp thực đơn tiệc hội nghị khách hàng

Để có được một bữa tiệc teabreak chất lượng thì ban tổ chức cần đưa ra các tiêu chí nhất định để quyết định hợp tác với đơn vị nào. Dưới đây là các yếu tố cần thiết để bạn cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn của mình:

Tìm một địa chỉ đã có các đối tác lớn để phần nào thấy được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức tiệc. Không chỉ vậy, bạn cũng thấy an tâm phần nào khi hợp tác với một đơn vị tổ chức tiệc teabreak lớn.

Đơn vị tổ chức đó mang lại thực đơn tiệc teabreak đa dạng, nhiều sự lựa chọn và phù hợp với đối tượng khách hàng tham dự. Thực đơn phong phú là yếu tố tạo nên quy mô của sự kiện cũng như mang lại đến khách hàng một không gian tiệc hoành tráng tạo dấu ấn khó phai.

Ban tổ chức nên lựa chọn một địa chỉ cung cấp tiệc có chi phí hợp lý cùng chất lượng tốt để đảm bảo vẫn đủ ngân sách phục vụ sự kiện.

Lựa chọn đội ngũ tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp, chu đáo cũng là tiêu chí được đặt lên hàng đầu. Một số sự kiện có điểm trừ là nhân viên chuẩn bị tiệc quá hời hợt, trình bày không đẹp mắt cũng khi chậm thời gian khiến sự kiện bị ảnh hưởng rất nhiều.

Trên đây là các nội dung đầy đủ nhất để hướng dẫn bạn tổ chức tiệc hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, thành công đến doanh nghiệp. Trái Cây Vuông Tròn chúc bạn có được những kết quả tốt nhất từ bữa tiệc hội nghị khách hàng này.